11. Закон информационной упорядоченности.

В самом широком понимании информация - это совокупность сведений о чем-либо или о ком-либо.

В управлении организациями основными характеристиками информации являются: объем, достоверность ценность, насыщенность и открытость (см. рис. 17).

Рис. 17. Характеристики информации.

Объем информации рассматривается в двух аспектах: символьном и воспринимаемом.

Объем символьной информации определяется количеством символов (знаков) и обычно выражается в символах или байтах (например, в статье 15000 символов).

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту имеющейся у человека информации о каком-либо объекте или явлении. Он зависит

1) от символьного объема,

2) от формы представления (текст, графики, формулы, звук, движущиеся изображения);

3) времени, отпущенного на обработку информации;

4) индивидуальных особенностей того человека, которому информация предназначена.

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

• избыточный, который может приводить к повышению качества принимаемых решений, но, вместе с этим, требует большего времени на выработку альтернатив и выбор единственной из них;

• необходимый и достаточный, позволяющий человеку принять обоснованное решение;

• недостаточный, затрудняющий выработку решения и повышающий риск реализации решения.

Достоверность информации - это объем сведений, адекватно отражающих действительность в общем объеме воспринимаемой информации.

Можно говорить о трех уровнях достоверности:

• абсолютный, когда воспринимаемая информация отражает действительность на 100%,

• доверительный, когда воспринимаемая информация отражает действительность на 80-100%,

• негативный, когда воспринимаемая информация отражает действительность менее, чем на 80%.

Ценность информации определяется влиянием решений, принятых на ее основе, на результаты деятельности организации, что выражается в снижении издержек или в росте прибыли. Можно говорить о четырех уровнях ценности информации:

• нулевой, когда имеющаяся информация не влияет на прибыль;

• средний, позволяющий поднять прибыль организации до 10%;

• высокий, позволяющий поднять прибыль от 10% до 50%;

• сверхвысокий, позволяющий поднять прибыль организации более чем на 50%;

Насыщенность информации - это соотношение полезной (относящейся к делу, релевантной) информации к фоновой, которая служит для лучшего восприятия полезной информации за счет

• улучшения настроения и поднятия эмоционального уровня,

• предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: анекдоты и шутки, афоризмы, предупреждения о важности предлагаемой информации, некоторые иллюстрации. Если фоновая информация полностью отсутствует, то полезная информация оценивается человеком как “сухая” и плохо им воспринимается. При большом объеме фоновой информации, полезная может затеряться и не быть узнанной. Насыщенность имеет три уровня:

• высокий (80-100% полезной информации),

• средний (50-80%),

• низкий (менее 50%).

Определения наилучшего соотношения полезной и фоновой информации в настоящее время относится к управленческому искусству и не имеет каких-либо нормативов.

Открытость информации - это ее характеристика с точки возможности ее предоставления различным людям или их группам. Существует три уровня открытости информации:

• секретная, которая касается глобальных (стратегических) интересов организации, и наличие которой у конкурентов может привести к быстрой потери потенциала организации;

• конфиденциальная, которая имеет некоторые ограничения на использование и распространяется в организации среди строго определенного круга людей; к такой информации обычно относятся: планы инноваций и инвестиционные проекты, экономическое положение организации, сведения о партнерах и потребителях, структура цен, условия сделок и контрактов, методы и объемы мотивации персонала, используемые методы маркетинговых исследований и диагностики персонала, сведения о персонале;

• публичная (открытая), которую можно использовать без каких-либо ограничений.

Рассмотренные пять характеристик информации представляют собой единую совокупность, изменение одной из них приводит к изменению остальных. Например, повышение уровня достоверности информации приводит к увеличению ее объема и открытости.

Среди факторов, определяющих требования к характеристикам информации, циркулирующей в организации, можно выделить:

• уровень профессиональной подготовки работников,

• величина организации,

• величина контактов с внешней средой,

• уровень технических средств, используемых для обработки и хранения информации.

Введя обозначения:

V_i - уровень объема информации, которой располагает организация в i-ой области деятельности;

C_i - уровень ценности информации, которой располагает организация в i-ой области деятельности;

D_i - уровень достоверности информации, которой располагает организация в i-ой области деятельности;

N_i - уровень насыщенности информации. которой располагает организация в i-ой области деятельности;

O_i - уровень полноты информации, которой располагает организация в i-ой области деятельности;

k_V, k_C, k_D, k_N, k_O - коэффициенты пропорциональности, определяющие влияние характеристик информации друг на друга.

Все эти величины могут определяться методом экспертных оценок.

Общий уровень информационного обеспечения организации определяется по формуле:

Тогда закон информационной упорядоченности можно сформулировать в виде: чем большим уровнем информационного обеспечения обладает организация, тем большая вероятность ее устойчивого функционирования. С использование введенных обозначений его можно записать:

,

где P_i - потенциал организации в i-ой области деятельности;

L_i – энергия воздействий, направленных на ликвидацию организации, существующих в i-ой области ее деятельности.

Вторая формула означает, что достигнутое значение максимума будет смысл только при неизменности отношения потенциала организации к энергии отрицательных воздействий.

Данный закон имеет одно следствие: информированность работника после достижения определенного уровня переходит в его компетентность.