Тема 16. Контроль и анализ как функции управления
Вопросы:
1. Понятие и этапы контроля
2. Виды управленческого контроля
3. Мотивационная сторона контроля
4. Анализ в управленческом цикле
1. Понятие и этапы контроля.
В организации могут существовать и реализовываться весьма совершенные планы. Процесс производства и управления может быть организован очень хорошо, а система мотивации персонала может быть весьма эффективной. Но события во внешней среде или непредвиденные обстоятельства, происходящие в организации, требуют осуществления постоянного учета и контроля. Поэтому целями контроля (рис. 1) являются:
выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;
определение степени влияния изменений во внешней среде на дела предприятия;
обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.
Исходя из этого, объектами контроля являются:
средства и предметы труда, их приобретение и использование;
персонал организации, его наличие и трудовое поведение;
внешняя среда организации и происходящие в ней изменения;
производственные и управленческие процессы, происходящие в организации.
Естественно, что для осуществления контроля необходимо:
1) наличие планов, поскольку невозможно проконтролировать какую-либо деятельность, если
не определены ее цели и действия, выполнение которых приведет к достижению этих целей;
неизвестно, какие ресурсы выделены для достижения целей и как они расходуются;
Рис. 1. Необходимость и составные части контроля.
2) наличие организационной структуры, в которой четко распределены задачи, полномочия и ответственность. Ведь руководителю необходимо знать, кто из его подчиненных отвечает за данный участок работы. Самый несчастный руководитель - это тот, который знает, что в его организации или подразделении что-то происходит не так, как надо, но не знает, кто за это несет ответственность.
Процесс контроля представлен на рис. 2.
Рис. 2. Процесс контроля.
Разрабатываемые для осуществления контроля нормативы можно рассматривать, во-первых, как критерии эффективности деятельности, во-вторых, как определенные планом результаты, характеризующие деятельность в процессе достижения цели. Во множестве нормативов можно выделить следующие основные типы (рис. 3).
1. Натуральные, которые используются на производственном уровне организации. Они характеризуют:
количественные аспекты деятельности (использование материалов, затраты труда, предоставление услуг и производство товаров);
качество используемых материалов и производимых товаров;
2. Затратные, которые также используются на производственном уровне и характеризуют финансовые критерии эффективности производства:
прямые и косвенные затраты на единицу продукции,
издержки на рабочую силу,
расход материалов на единицу продукции.
Рис. 3. Нормативы
3. Инвестиционные, характеризуют эффективность капитальных вложений ( например, прибыль на инвестированный капитал).
4. Доходные, применяемые на уровне организации. Они характеризуют эффективность использования средств организации (например, объем продаж в денежном выражении).
5. Программные, используемые при выполнении проектов. Они характеризуют успешность их выполнения (например, срок выполнения или использованные средства).
6. Нематериальные, которые используется в том случае, когда невозможно применить натуральные и стоимостные показатели. Они могут характеризовать различные показатели деятельности организации:
компетентность сотрудников;
результативность рекламной компании;
результативность деятельности специалистов по связи с общественностью.
Основными требованиями, которым должны удовлетворять используемые нормативы, являются: измеримость и возможность проверки.
Сопоставления нормативов с действительными показателями деятельности позволяет определить ее эффективность. При этом следует учитывать, что чем дальше от непосредственного производственного процесса находится исполнитель, тем труднее установить нормативы его деятельности и тем труднее, а зачастую и нужнее, эту деятельность контролировать.
Корректировка отклонений от планов и нормативов может осуществляться следующими путями:
пересмотром или модификацией целей и планов,
перераспределением или уточнением заданий,
выделением дополнительного персонала или других ресурсов,
совершенствованием систем подбора, стимулирования и обучения кадров,
увольнением сотрудников.
Основными требованиями, предъявляемым к системам контроля, являются:
1) соответствие планам, т.к. систем контроля должна соответствовать деятельности, которую она контролирует;
2) соответствие уровню руководителя, поскольку контроль, осуществляемый главным инженером, будет отличаться от контроля, осуществляемого мастером участка;
3) соответствие личным качествам руководителя, это означает, что информация о состоянии контролируемого объекта должна предоставляться руководителю в удобном для него виде;
4) эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации именно об отклонениях в контролируемом процессе;
5) объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и нормативы;
6) гибкость, это означает, что система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов,
7) экономичность - контроль должен окупать затраты на него.
Эффективность и экономичность систем контроля достигается за счет определения и контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой
либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов,
либо параметры, лучше других, отражающие ход выполнения плана.