Тема 15. Организация как функция управления

Вопросы:

1. Понятие организационной деятельности.

2. Нормы управляемости.

3. Делегирование, полномочия и ответственность.

1. Понятие организационной деятельности.

Необходимость организационной деятельности обусловлена следующими аспектами:

1) для достижения своих целей люди вынуждены объединяться,

2) любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена общности определено

• что он должен делать,

• за что он несет ответственность,

• кто контролирует его деятельность.

Ответ на три этих вопроса определяет организационную роль члена общности. Совокупность и взаимосвязи организационных ролей образуют организационную структуру общности. Создание и совершенствование такой структуры и представляет собой организационную деятельность, в которой можно выделить четыре основных направления:

1) определение норм управляемости, т.е. определение того количества человек, которым эффективно может управлять руководитель;

2) установление взаимоотношений полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных;

3) создание и развитие организационных ролей;

4) формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установление связей между ними.

В основе организационной деятельности лежит два основных принципа.

1. Принцип единства цели, согласно которого организационная структура является эффективной, если она способствует сотрудничеству людей при достижении целей организации.

2. Принцип эффективности, согласно которого организационная структура является эффективной, если она способствует достижению людьми целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках.

При этом под издержками понимаются не только затраты материальных и финансовых ресурсов. Они также включают эмоциональные затраты людей, удовлетворенных или не удовлетворенных структурой, в которой они работают. С точки зрения сотрудника структура является эффективной, если она

• не допускает информационных потерь и ошибок;

• обеспечивает удовлетворение от работы;

• имеет четкие линии подчиненности и распределения ответственности;

• позволяет участвовать в выработке и принятии решений;

• обеспечивает необходимый социальный статус и придает уверенность в будущем.

При организационной деятельности, также как и при любой другой деятельности, помимо прямой и видимой эффективности всегда существуют и внешние эффекты, учет которых всегда достаточно сложен, а зачастую и невозможен. Это можно продемонстрировать на следующем примере.

На достаточно большом предприятии у каждого начальника цеха работала секретарша (цех – по размеру и количеству работающих – среднее предприятие). В целях экономии фонда заработной платы, на основе замечаний работников о том, что секретарши много времени проводят «в курилке», дирекция принимает решение об их сокращении. Посчитать прямой эффект от такого мероприятия достаточно просто. Однако, проработав два дня без секретарш, начальники цехов пришли к выводу, что их работу (печатать необходимые документы, переносить бумаги из цеха в другие подразделения предприятия, регулировать поток посетителей к начальнику цеха и т. д.) кто-то должен делать. Принимается решение о том, что эту работу будут поочередно выполнять сотрудники функциональных подразделений цеха (бухгалтерия, техническая и экономическая служба). Был составлен график, в соответствии с которым каждый работник названных подразделений должен был один раз в неделю пол дня проводить в приемной начальника цеха. Это имело следующие последствия.

1. Недовольство специалистов, которые были вынуждены дежурить в приемной начальника, откладывая свою основную работу. Это вынуждало их уплотнять свой рабочий график. В результате у них меньше времени оставалось на отдых в течение рабочего дня и на общение с коллегами.

2. Работа секретарши выполнялась некачественно, т.к.

• квалификация специалистов ей не соответствовала,

• никто не нес за нее персональную ответственность.

3. Работу секретарш выполняли люди, оплата труда которых значительно превосходила заработную плату секретарш.

Такая ситуация продолжалась два месяца. Затем в штатное расписание были введены должности секретарш начальников цехов.

Данный пример позволяет утверждать, что явный, видимый эффект (экономия фонда заработной платы) организационных преобразований далеко не всегда превосходит внешние эффекты, учет которых достаточно сложен, но значение может быть достаточно большим.