ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ И ОТЧЕТОВ

Если попытаться классифицировать все печатаемые в Системе документы по способу печати, то можно выделить три группы документов. Мы будем различать их по внешнему, чисто формальному признаку – по пунктам контекстного меню, посредством которых осуществляется печать.

В Системе такие документы называются дополнительными отчетами. Выбрав в меню пункт Отчеты, Вы увидите список дополнительных отчетов. В подавляющем большинстве это отче- ты, подготовленные с использованием генератора отчетов Crystal Reports. Вопросы подготовки таких отчетов и их использования в Системе подробно рассмотрены в книге "Подготовка отчетов на базе Seagate Crystal Reports". Кратко остановимся на технике работы с отчетами Crystal Reports в Системе.

1. В разделе Файл | Настройки | Дополнительные отчеты выполняется регистрация отчетов в Системе. При регистрации указывается раздел Системы, в котором отчет будет доступен для печати. Набор отчетов, поставляемый с Системой, зависит от ее комплектации (см. стр. 10).

2. Открыв в каком-либо разделе Системы список дополнительных отчетов, Вы увидите в нем отчеты, отнесенные при регистрации к данному разделу.

Кроме отчетов Crystal Reports, список дополнительных отчетов – во всех разделах Системы, где он вызывается – содержит строку <Экспорт таблицы в Excel>. Это тоже своего рода отчет, при помощи которого Вы можете выгрузить данные в таблицу Excel. Это будет весьма простое табличное представление информации из той записи, на которую указывал курсор перед входом в список дополнительных отчетов, или из всех отмеченных записей.

12 Глава 2

Наконец, наряду с отчетами Crystal Reports и отчетом <Экспорт таблицы в Excel> список дополнительных отчетов может содержать и другие отчеты. Перечень таких отчетов для каждого раздела свой и определяется программно.

Это документы, которые печатаются по настраиваемым шаблонам, подготовленным средствами Microsoft Excel. Принцип печати таких документов описан в книге "Специальные средства Системы". Напомним его основные положения.

1. В словаре "Типы документов" подготавливается список типов документов. Для каждого типа указывается, в каких разделах Системы он будет доступен.

2. В словаре "Шаблоны документов" к каждому типу документа "привязывается" шаблон, по которому печатается документ. Шаблон полностью определяет форму и содержание документа. В комплект поставки Системы входят шаблоны типовых документов. Вы можете модифицировать эти шаблоны и использовать как образцы для создания своих шаблонов.

3. Когда в каком-либо из разделов Системы Вы выбираете в контекстном меню пункт Печать, Вам предлагается список документов, которые в словаре "Типы документов" отнесены к данному разделу Системы, а в словаре "Шаблоны документов" снабжены шаблоном. Вы выбираете в списке нужный документ и выполняете печать. Если только один документ удовлетворяет указанным выше условиям, то список не появляется и сразу выполняется печать этого единственного документа.

Это еще одна разновидность документов, печатаемых по шаблонам Microsoft Excel. Их мы рассмотрим подробнее, так как они являются специфической принадлежностью модуля "Заработная плата" и не описаны ни в одном из "общесистемных" руководств.

При выборе в контекстном меню пункта "Печать настраиваемых форм" на экране появляется окно:

Общие сведения	13

Это стандартное окно Системы, в котором слева расположено дерево каталогов, а справа – список "чего-то", в данном слу- чае, список отчетов (форм). Техника работы с такими окнами подробно описана в книге "Введение в Систему".

Добавление формы

Итак, список форм. Изначально он может быть пуст, как в данном примере, или содержать какие-то формы – это зависит от условий поставки и комплектации Системы. Вы можете добавить в список формы, поставляемые с Системой или созданные Вами самостоятельно. При добавлении Вы выбираете шаблон и задаете имя, под которым форма будет видна в списке:

Нажав "ОК", Вы включаете форму в список настраиваемых форм.

Печать

Запуск процедуры печати осуществляется двойным щелчком мыши по выбранной форме или выбором в контекстном меню пункта Печать формы. Далее Вам будет предложено задать параметры отчета. Набор параметров зависит, в первую очередь, от того, в каком учетном регистре Системы Вы находитесь. Но не только от учетного регистра. Например, в журнале лицевых

Расчет | Расчет заработной платы Печать

ñнастраиваемыхчетов в разделеформ имеет два подпункта: пункт

14	Глава 2

Отчеты, печатаемые в подпункте Печать лицевых счетов, будут отличаться по параметрам от. отчетов, печатаемых в подпункте

Печать отпусков и больничных

Для примера рассмотрим параметры отчетов из подпункта Печать лицевых счетов.

Прежде чем разбираться с параметрами, следует немного рассказать о механизме формирования подобных отчетов. В отчет попадает информация о сотрудниках, лицевые счета которых были отмечены перед печатью; если не было отмеченных, то это будет информация о сотруднике, на лицевом счете которого стоял курсор. Какая именно информация – это определяется содержанием шаблона, его программным кодом. Теоретически набор функций, применяемый в шаблонах, позволяет "вытащить" любую информацию по сотруднику, которая имеется в базе данных. Практически же (в поставляемых с Системой шаблонах) используются данные из тех таблиц базы данных, которые открыты в процессе работы с текущим учетным регистром.

Теперь вернемся к параметрам. С "Периодом" все ясно – это период, данные за который войдут в отчет. "Сортировка" тоже

Общие сведения						15
		особых вопросов не вызывает. Вы можете сортировать инфор-
		мацию по Ф.И.О., табельному номеру, подразделению и т.п., а
		также по комбинациям этих признаков: например, значение
		"Подразделение, Ф.И.О." означает, что вначале выполняется
		сортировка по подразделениям, а внутри подразделений – по
		Ф.И.О. Понятно, что параметр "Сортировка" принимается во
		внимание только в том случае, если для отчета отобраны не-
		сколько (как минимум два) лицевых счетов.
		Далее идут переключатели режимов формирования отчета:
		Σ	"формировать по сотруднику"/"формировать по лицевому
			счету";
		Σ	"отдельные лицевые счета"/"список лицевых счетов".
		В режиме "формировать по сотруднику" в отчет включается
		информация из всех лицевых счетов сотрудника, даже тех,
		которые Вы не отметили перед печатью. Т.е. если сотрудник
		имеет несколько лицевых счетов и Вы хотите, чтобы они все
		попали в отчет, Вам достаточно отметить один из них. Это удобно,
		если учесть, что лицевые счета сотрудника могут располагаться
		в разных каталогах журнала лицевых счетов . В режиме "фор-
		мировать по лицевому счету" учитываются только отмеченные
		лицевые счета сотрудника.
		Режимы "отдельные лицевые счета" и "список лицевых счетов"
		различаются тем, что в первом случае по каждому лицевому
		счету будет создан отдельный отчет, во втором – один отчет на
		все. Например, если мы печатаем некую ведомость, то в режиме
		"отдельные лицевые счета" получим:
					Ведомость N1
1		Гвоздев И.В.			N12345	2000 ðóá.
		По ведомост		ыплачено		2000 ðóá.
		Выдачу произвел			Молотов-Прибой Ф.Ф.
					Ведомость N1
1		Романов А.М.			N54321	3000 ðóá.
		По ведомост		выплачено		3000 ðóá.
		Выдачу произвел			Молотов-Прибой Ф.Ф.

Та же ведомость, но распечатанная в режиме "список лицевых счетов", будет выглядеть так:

Если Вам необходимо получить полный список всех записей в выбранном каталоге и всех входящих в него подкаталогах, следует включить режим "список". Это можно сделать, выбрав пункт "Список" контекстного меню дерева каталогов.