Устройство Системы	21

Дополнительные отчеты

Здесь выполняется регистрация Подробнее об этом было сказано "Печать документов и отчетов").

дополнительных отчетов. в предыдущей главе (см.

Дополнительные функции

Подраздел содержит функции различного назначения, например, функцию "Импорт данных в текстовом формате". Состав функций определяется комплектацией Системы либо оговаривается в условиях поставки.

Импорт/Экспорт/XML-конвертер

"Импорт"/"Экспорт" содержит функции импорта/экспорта данных в различных форматах. В настоящее время Система поддерживает импорт в форматах MS Excel и XML, экспорт – в формате XML. "XML-конвертер" содержит список поставляемых конвертеров, предназначенных для преобразования внутреннего XML-файла в XML формат, согласованный для внешнего приложения.

Подробное описание работы с функциями импорта/экспорта Вы найдете в Справке (см. также предыдущую главу, раздел "Обмен данными с внешними приложениями").

РАЗДЕЛ "ДОКУМЕНТЫ" Входящие документы

"Работа с журналом

"Входящие документы".

Журнал "Входящие документы" предназначен для ведения учета данных, сформированных вне Системы, и расчета на основании этих данных заработной платы сотрудников. Данные – сведения об отработанном времени, о выработке продукции и

т.п. – либо импортируются в журнал из внешних приложений, либо вводятся вручную. Расчет заработной платы с использованием хранимых в журнале данных выполняется непосредственно из журнала.

Типичный пример использования журнала "Входящие документы" – ведение учета выработки и расчет заработной платы по бригадным и индивидуальным нарядам.

22 Глава 3

Ведомости

Журнал "Ведомости" предназначен для учета расчетно-платежных ведомостей на выдачу заработной платы. Ведомости формируются в журнале лицевых счетов раздела Расчет | Расчет заработной платы è

автоматически помещаются в журнал учета ведомостей.

В журнале выполняются следующие операции: Σ печать ведомостей и отчетов;

Σ формирование сводов проводок по заработной плате (мемо- Σ риальных ордеров);

формирование кассовых документов (РКО, ПКО и т.д.).

Сформированные своды проводок и кассовые документы помещаются, соответственно, в журналы "Проводки" и "Кассовые документы", где и ведется их дальнейший учет.

Заметим, что если для формирования кассового документа Система "берет" из ведомости только итоговую суму (и некоторые реквизиты), то формирование сводов проводок выполняется на основании итогов ведомостей. Итоги – это входящий в состав ведомости информационный регистр, в котором сумма ведомости "раскладывается" на составляющие: по каталогам лицевых счетов, по подразделениям, по должностям (см. ниже "Раздел "Учет"), по типам выплат/удержаний и т.п. Итоги формируются вместе с ведомостью – перед формированием свода проводок Вы можете просмотреть их и внести исправления.

Проводки

Журнал "Проводки" предназначен для ведения учета сводов проводок по заработной плате. Формирование сводов проводок выполняется в журнале учета ведомостей (см. выше): из сводных итогов ведомостей Система берет суммы выплат/удержаний, а по словарю "Типовые проводки" (см. ниже раздел "Словари") определяет, каков должен быть состав проводок свода и суммы каких выплат/удержаний должны войти в ту или иную проводку (строку свода).

В журнале учета сводов проводок выполняются следующие операции:

Σ просмотр и исправление проводок свода; Σ просмотр ведомости, на основе которой сформирован свод; Σ печать сводов и отчетов;

Σ отработка свода проводок в журнале учета хозяйственных операций.

Устройство Системы	23

Под последней операцией понимается перенос проводок ордера в журнал учета хозяйственных операций модуля "Бухгалтерия".

Депоненты, Перечисления

Журналы "Депоненты" и "Перечисления" предназначены для ведения учета карточек депонентов и перечислений.

Депонирование и перечисление выполняется в журнале учета ведомостей (см. выше). Сформированные в результате депонирования (перечисления) карточки депонентов (перечислений) помещаются журнал учета депонентов (перечислений), где с ними ведется дальнейшая работа. Подробно об этом мы расскажем в главе "Перечисление и депонирование заработной платы".

Банковские документы

Журнал "Банковские документы" предназначен для ведения учета банковских документов. Последние могут быть сформированы на основании карточек перечислений в журнале учета перечислений (см. выше) или добавлены в журнал вручную. О формировании банковских документов на основе карточек перечислений мы расскажем в главе "Депонирование и перечисление заработной платы".

Примечание: Журнал учета банковских документов является общим для модулей "Бухгалтерия" и "Зарплата".

В журнале имеются функции печати банковских документов и связанных с ними отчетов.

Кассовые документы

Журнал "Кассовые документы" предназначен для ведения учета кассовых документов. Последние могут быть сформированы на основании ведомостей в журнале учета ведомостей (см. выше) или добавлены в журнал вручную.

Примечание: Журнал учета кассовых документов является общим для модулей "Бухгалтерия", "Зарплата", "Закупки, склад, распределение" ("Реализация и склад").

В журнале имеются функции печати кассовых документов и связанных с ними отчетов.

24

Глава 3

Журнал отпусков, Журнал больничных листов

В журнале отпусков

(больничных листов) доступны только записи, действующие на установленный расчетный период. Кнопка установки РП:

Раздел "Журнал отпусков" ("Журнал больничных листов") предназначен для учета отпусков (больничных листов) сотрудников. Запись об отпуске (больничном) в данном разделе может быть заведена как в модуле "Зарплата" так и в модуле "Кадры", на что указывает характеристика записи "Источник данных".

Работа в этих журналах производится в определенном календарном месяце, который должен быть установлен при помощи кнопки установки РП на панели инструментов.

Просмотреть список отпусков (больничных листов) по отдельному сотруднику Вы можете в форме редактирования его лицевого счета в разделе Учет | Лицевые счета по кнопке Про-

смотр, пункту меню Отпуска ( Временная нетрудоспособность).

По действию Отработать… формируются основания положенных выплат и состояния лицевых счетов.

По умолчанию параметры отработки заполняются соответствующими значениями из настройки системы. При установленном флажке "Разными выплатами для основных и дополнительных дней" / "Разными выплатами" (группа параметров "Отработка в основания выплат" на вкладке "Журнал отпусков" / "Журнал больничных листов" в настройках системы)

форма параметров отработки (ниже показана форма параметров отработки отпуска) дополняется группой параметров "Вторая выплата" - "Выплата:" и "Состав затрат:" отдельно для основных и дополнительных дней отпуска / отдельно для первой и второй выплаты по больничному.

Устройство Системы	25

Состояние, в которое переводится лицевой счет сотрудника при отработке отпуска (больничного), и соответствующий этому состоянию тип рабочего дня задается в словаре "Настройка журнала отпусков" ("Настройка журнала больничных листов").

Аннулировать результаты отработки - сформированные основания выплат и состояния лицевых счетов – Вы можете по

действию Откатить отработку.

Распечатать отчеты по отпускам и больничным листам Вы сможете по пукту контексного меню "Печать настраиваемых форм".

РАЗДЕЛ "УЧЕТ" Сотрудники, Лицевые счета

Журналы "Сотрудники" и "Лицевые счета" раздела Учет предназначены для учета информации, необходимой для расчета заработной платы сотрудникам предприятия. Информация о сотруднике состоит из двух частей: информации о сотруднике как о физическом лице и информации о выполняемой сотрудником работе.

Учет информации о сотруднике как физическом лице (паспортные данные, данные для ГНИ и ПФ, семья, стажи, и т.д.) ведется в анкете. Учет информации о работе, выполняемой

26 Глава 3

сотрудником на предприятии, ведется в лицевых счетах (ЛС). Лицевых счетов у сотрудника может быть несколько – на каждое место работы сотрудника на предприятии заводится отдельный лицевой счет. Один из них, основной ЛС, описывает основное место работы – то, на которое сотрудник был первоначально принят. В остальных ЛС – неосновных – описываются совмещаемые должности.

Учет анкет ведется в журнале "Сотрудники", учет лицевых счетов – в журнале "Лицевые счета". С целью систематизации учета анкеты сотрудников и лицевые счета могут быть распределены по каталогам. Ниже (см. "Раздел "Расчет") мы увидим, что расчет заработной платы и формирование ведомостей и других выходных документов – расчетных листков, отчетов для ГНИ и ПФ и т.д. – выполняются по журналу учета ЛС. Следовательно, структуру каталогов этого журнала следует выстроить так, чтобы она обеспечивала удобство в работе: например, каталог может объединять в себе лицевые счета членов одной бригады, сотрудников отдела и т.п. В журнале учета сотрудников следует предусмотреть каталог для хранения анкет уволенных сотрудников. Чтобы Система знала о назначении этого каталога и автоматически переносила в него анкеты уволенных сотрудников, необходимо выполнить соответствующую настройку в разделе Файл | Настройки | Настройка системы.

Сделаем краткий обзор содержащейся в анкете информации.