Учет отработанного времени	195

Так задается фактически отработанное сотрудником время, если учет его не ведется в специальном регистре – журнале учета отработанного времени. Очевидно, что признать этот способ удобным – во всяком случае, для регулярного и массового применения – нельзя. Во-первых, приходится выполнять слишком много действий: например, если у сотрудника в рас- четном листе есть несколько выплат, зависящих от отработанного времени, то задать ФОВ придется для каждой из них (количество выполняемых действий следует умножить на число сотрудников). Во-вторых, нет возможности вести учет и классификацию отработанных/неотработанных дней (работа в выходные, болезнь, командировка, отпуск, прогул ...) и сверхурочных (не предусмотренных графиком работы) часов. Избавиться от указанных неприятностей можно только одним способом – вести учет ФОВ в журнале учета отработанного времени.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ОТРАБОТАННОГО ВРЕМЕНИ

Прежде всего, заметим, что регистр, в котором ведется учет отработанного времени, обычно принято называть табелем учета отработанного времени или просто табелем. Мы называем его журналом, желая подчеркнуть, что имеем дело с понятием несколько более общим, чем табель: табель – это только одна из форм, в которых может быть распечатана содержащаяся в журнале информация.

Журнал находится в разделе Учет | Отработанное время. По структуре он является точной копией журнала учета лицевых счетов:

196	Глава 10

Журнал позволяет хранить сведения об отработанном каждым сотрудником времени и формировать на основании этих сведений отчеты и типовые документы. Для ознакомления с перечнем доступных в журнале действий раскроем контекстное меню:

Типовые действия мы рассматривать не будем, а сосредоточим внимание только на тех функциях, которые отвечают за заполнение журнала, т.е. внесение данных об отработанном времени:

Σ Сформировать – автоматически заполнить журнал на основании рабочих календарей, а также имеющихся у сотрудников оснований для расчета больничных, отпусков

Σ è ò.ï.; Распределить – автоматически "рас-

кидать" по дням месяца заданное

Σником времени;

Отработанное время è Сокращенная форма – просмотреть и исправить

Σавтоматически сформированные данные; Ввод часов списком – ввести данные об отработанных часах

одного типа по дням месяца для списка лицевых счетов (с

Σучетом дней невыхода); Запретить изменения – запретить изменения ФОВ сотруднику

Σв текущем месяце; Разрешить изменения – разрешить изменения ФОВ сотруднику

âтекущем месяце. количество отработанного сотруд-

Процесс заполнения журнала можно условно разделить на два этапа: на первом выполняется автоматическое формирование данных, на втором, если необходимо, – их корректировка. Под корректировкой мы понимаем исправление количества отработанных часов, классификацию рабочих дней и добавление сверхурочных часов.

Учет отработанного времени

197

Формирование данных

Для начала попробуем выполнить самую обычную операцию – заполним журнал, т.е. внесем в него данные о фактически отработанном сотрудником Гвоздевым И.В. времени. Опять положим, что речь идет о мае 2005 г., причем с 17 по 19 включи- тельно сотрудник не работал из-за болезни.

Устанавливаем в панели инструментов расчетный период – май 2005 года. Открываем контекстное меню и выбираем в нем пункт Сформировать (если бы мы формировали ФОВ сразу для нескольких лицевых счетов, мы предварительно отметили бы их; один лицевой счет отмечать не надо, достаточно выбрать его курсором). В экранной форме задаем параметры формирования:

и нажимаем кнопку "ОК".

Примечание: Мы не комментируем установленные нами параметры, полагая, что их смысл и без того понятен. Что касается флажка "Формировать типы дней", то о его назначении мы расскажем чуть позже, когда будем говорить об автоматической классификации дней. Отметим, что хотя бы один из флажков – "Формировать отработанное время" или "Формировать типы дней" – должен быть установлен обязательно, иначе вся процедура формирования просто теряет смысл.

Данные о ФОВ для сотрудника Гвоздева И.В. сформированы. Сформированы они на основании рабочего календаря, по которому работает сотрудник. Это означает, что в данный момент в журнале фактически отработанное время соответствует плановому: Факт = Норма. Однако нам нужно отметить дни невыхода на работу. Поэтому займемся исправлением: снова откроем контекстное меню и выберем в нем пункт Сокращенная форма…

С подобной формой мы уже работали, создавая рабочий календарь (см. "Формируем рабочий календарь", стр. 112). Мы можем исправить в журнале 8.00 ч. на 0.00 ч. в тех днях, которые сотрудник пропустил по болезни. Это не будет ошибкой –

198	Глава 10

во всяком случае, расчет нашей выплаты "Оклад по ФОТ" и, вообще, любой выплаты с алгоритмом "Оклад" или аналогич- ным ему в плане определения ФОВ алгоритмом был бы выполнен корректно.

Однако правильный метод состоит в следующем: пометить в журнале дни болезни специальной меткой – классификатором; затем в выплате "Оклад по ФОТ" настроить параметры алгоритма так, чтобы помеченные данным классификатором дни не принимались во внимание при расчете ФОВ. "Обнуление часов" в пропущенных днях становится излишним. Такой способ выглядит естественнее и, что гораздо важнее, он информативен – классификатор однозначно указывает на причину, по которой человек не был на работе (болел, прогуливал, находился в отпуске, в командировке и т.п.), что можно использовать как при расчете различных выплат, так и в печатаемых на основе журнала документах.

Классификация дней

Классификатор мы должны были заранее подготовить в словаре "Типы рабочих дней". Положим, что мы так и сделали, создав в словаре классификатор (он же тип дня) с нижеприведенными характеристиками:

Отметим, что данный классификатор имеет признак "невыход". Смысл признака понятен – показать, что в этот день сотрудник не выходил на работу . Формально это означает, что день, помеченный данным классификатором – день "невыхода", – можно будет отобрать функцией ÄÍ() в параметрах алгоритма.

Можно создать классификаторы и для рабочих дней – например, тех, которые должны быть оплачены по особому тарифу.

Учет отработанного времени	199

Вернемся к форме редактирования журнала учета отработанного времени. Последовательно выбирая в левом окне числа 17, 18, 19, в правом окне каждому из этих дней ставим классификатор "Болезнь":

Все. Мы заполнили журнал, отметили в нем дни болезни и теперь можем на основе этих данных рассчитать заработную плату за май, предварительно слегка подправив настройку параметров алгоритма в выплате "Оклад по ФОТ" (см. ниже).

В завершение темы рассмотрим возможность автоматической классификации дней в процессе заполнения журнала. Смысл в том, что если в лицевом счете сотрудника имеется основание для расчета больничного или отпускных, то при заполнении журнала (функция Сформировать) Система может автоматически расставить соответствующие классификаторы в соответствующих днях месяца. Для этого необходимо, во-первых, выполнить соответствующую настройку параметров выплат, при помощи которых рассчитываются больничный и отпускные, во-вторых, при формировании журнала установить в параметрах функции Сформировать флажок "Формировать типы дней" (см. выше).

Настройка параметров выплаты состоит в том, что в поле "Тип рабочего дня для учета отработанного времени" устанавливается тот самый классификатор, который должен быть поставлен в журнале. Например, для больничного: