34	Глава 3

сверху (дата "по..") датой начала действия новых характеристик. Одновременно отойдут в хронику и старые характеристики всех категорий, зависящих от данной. Работая с ФОТ, Вы видите те категории и с теми характеристиками, которые действительны на текущую дату. Чтобы просмотреть хронику ФОТ, необходимо установить признак Показать хронику, выбрав соответствующий пункт в контекстном меню или нажав клавиши .+ . Категории, которые не действуют на текущую дату, в хронике выделены курсивом. Чтобы вернуться в обычный режим работы с ФОТ, нужно снять признак просмотра хроники – при помощи контекстного меню или повторно нажав клавиши .+ .

Примечание

Вкладка "Примечание" предназначена для задания особых отметок и произвольного примечания. Особые отметки могут быть использованы при поиске (отборе) лицевых счетов.

Подразделения

Журнал "Подразделения" предназначен для ведения учета подразделений. "Вкладывая" подразделения одно в другое, здесь можно выстроить многоуровневую структуру, соответствующую штатной структуре предприятия, а в лицевом счете – указать, в каком подразделении работает сотрудник. Таким образом, каждый ЛС, помимо того, что принадлежит к определенному каталогу журнала лицевых счетов, может принадлежать и к подразделению штатной структуры.

Заметим, что необходимости в ведении учета подразделений и "приписывании" к ним лицевых счетов нет: как уже отмечалось выше, при расчете заработной платы и формировании документов Вы работаете только с журналом лицевых счетов, в котором в роли структурных подразделений выступают каталоги. Информация о штатной структуре предприятия – а в ЛС можно указать не только подразделение, но и исполняемую сотрудником должность, и категорию персонала – относится, скорее, к области кадрового учета. Она позволит Вам получать отчеты по штатному расписанию и персоналу; кроме того, Вы сможете:

Σ просматривая итоги расчетно-платежных ведомостей (см. выше раздел "Документы" – "Ведомости"), видеть, как суммы и типы начисленных выплат/удержаний распределяются по

Σ подразделениям, должностям и категориям персонала; ускорить процесс создания ЛС за счет наследования ими значений одноименных характеристик подразделения: достаточно указать в ЛС подразделение, чтобы часть характеристик ЛС автоматически получила значения, заданные в характеристиках подразделении.

Устройство Системы

35

Рабочие календари

Журнал "Рабочие календари" предназначен для формирования календарей рабочего времени, на основании которых определяются месячные нормы рабочего времени для сотрудников, работающих по различным графикам. Нормы рабочего времени используются при расчете выплат, зависящих от отработанного времени.

Календарь формируется на произвольный период, равный одному или нескольким календарным месяцам, и содержит информацию о том, какие дни периода являются рабочими, сколько рабочих часов и какого вида (дневных, вечерних, ночных) содержится в каждом рабочем дне.

Календари формируются на основании графиков работы, заданных в словаре "Графики работы": Вы выбираете график, Система формирует календарь. Сформированный календарь можно исправить вручную. При расчете начисления Система обратится к ЛС, определит, по какому графику работает сотрудник, найдет для этого графика календарь и определит норму отработанного времени – количество дней (часов), которое должен отработать сотрудник.

Отработанное время

Журнал "Отработанное время" предназначен для ведения учета

фактически отработанного времени. Фактически отработанное время наряду с нормой (см. выше) используется при расчете выплат, зависящих от отработанного времени.

По структуре журнал повторяет журнал учета лицевых счетов, ки расчетного перио- сформированный в разделе Учет | Лицевые счета. При работе с да в панели инстру- журналом Вы при помощи специальной кнопки в панели инстру- ментов: ментов устанавливаете расчетный период (месяц), а затем для каждого лицевого счета задаете данные о фактически отработан-

ном в этом месяце времени.

Данные содержат сведения о том, в какие дни месяца сотрудник не выходил на работу и по какой причине (болезнь, отпуск, командировка, прогул и т.п. – список всех причин невыхода Вы подготавливаете сами в словаре "Типы рабочих дней"). Для каждого отработанного дня Вы можете указать, сколько часов и какого типа отработал сотрудник.

Подробнее о работе с журналом написано в главе "Учет отработанного времени".

36 Глава 3

РАЗДЕЛ "РАСЧЕТ" Расчет заработной платы

Раздел Расчет | Расчет заработной платы предназначен для расчета заработной платы сотрудников и формирования (печати, выгрузки в файл) выходных документов:

Σ расчетно-платежных ведомостей; Σ расчетных листков; Σ лицевых счетов;

Σ ведомостей отпусков и больничных листов; Σ отчетов для ГНИ и ПФ и т.д.

Расчетный лист, массовый расчет

При расчете заработной платы Вы работаете с журналом лицевых счетов, сформированным в разделе Учет | Лицевые счета (см. выше). Расчет можно выполнять по каждому ЛС отдельно (индивидуальный расчет) или по группе отмеченных ЛС (массовый расчет).

Внимание! При массовом расчете Система осуществляет сортировку начислений по их порядковым номерам. Для того чтобы при массовом расчете зависимые начисления были рассчи- таны раньше, чем независимые, и не возникла некорректность в расчете, необходимо, чтобы в словаре "Выплаты и удержания" порядковые номера зависимых начислений были больше, чем независимых.

Индивидуальный расчет выполняется в специальном регистре – расчетном листе, являющемся принадлежностью каждого ЛС. В расчетном листе также выполняется просмотр и исправление параметров рассчитанных выплат/удержаний. Для выплат, рассчи- танных из среднего заработка (расчетные методы "Бос", "Отп", "Кмп", "Сре"), в окне "Текущий расчетный период" по пункту контекстного меню "Отчеты" (Ctrl+R) доступен дополнительный отчет "Детализация выплат по расчету среднего заработка". Если начисление не является начислением, рассчитанным из среднего заработка, Система даст соответствующее сообщение, и отчет вызываться не будет. В отчете приводится список выплат, входящих в среднюю премию, индексированный и неиндексированный заработки. Для индексированного и неиндексированного заработков по умолчанию печатаются итоги по каждому месяцу. Для печати только итога за весь период расчета необходимо в шаблоне “Детализация выплат.xls” на листе "Настройка" в верхней строке установить значение переменной Fl_MesItog = .F.

Вообще, ведомость на выдачу заработной платы, по составу и способу представления содержащейся в ней информации, может быть расчетно-платежной, платежной или любого другого, в том числе и нестандартного вида, заданного пользователем: вид ведомости определяется не при формировании, а при печати.

Устройство Системы	37

Кнопка

установки РП:

Основания для начислений

Прежде чем рассчитать какую-либо выплату/удержание, необходимо внести эту выплату/удержание в специальный список, прикрепленный к ЛС и называющийся списком положенных выплат/удержаний (по данному ЛС). Списки формируются из выплат/удержаний, зарегистрированных в словаре "Выплаты и удержания"; при расчете зарплаты Вы пользуетесь списком положенных выплат/удержаний, а не словарем. При добавлении выплаты/удержания в список она снабжается расчетными параметрами, дополняющими или изменяющими те параметры, которые были заданы для этой выплаты/удержания в словаре. Таким образом выполняется индивидуальная – под данный ЛС – настройка параметров выплаты/удержания. Далее выплаты/удержания из списка положенных выплат/удержаний мы – для краткости – также будем называть основаниями для начисления или просто основаниями . Как и расчет заработной платы, формирование списков положенных выплат/удержаний (оснований) может производиться в массовом и индивидуальном режимах. Индивидуальное формирование списка оснований выполняется в расчетном листе; массовое – в журнале лицевых счетов, при помощи функции "Массовые основания" контекстного меню журнала.

Расчетный период

Расчет всегда производится в определенном календарном месяце, который должен быть установлен при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов до того, как Вы войдете в подраздел "Расчет заработной платы". Следует различать понятия "месяц В" – месяц, в котором выполняется расчет, и "месяц ЗА" – месяц, за который выполняется расчет. Установив определенный "месяц В", Вы, тем не менее, можете указать при расчете, что выплата/удержание рассчитывается за один из предыдущих или будущих месяцев: например, премия может рассчитываться в январе за ноябрь, отпускные за август – в октябре, и т.п. Месяц, в котором выполняется расчет, далее будем называть расчетным периодом или, сокращенно, РП.

Ведомости и "расчеты"

Сотрудники, по лицевым счетам которых выполнен расчет, могут быть включены в ведомость на выдачу заработной платы.

Выбор такого названия будет понятен, если заметить, что на практике за каждой начисляемой сотруднику выплатой, как правило, стоит некий документ – приказ, договор, постановление и т.п., являющийся основанием для начисления. Список положенных сотруднику выплат/удержаний можно рассматривать именно как список документов, на основании которых выполняется расчет заработной платы. Разумеется, такое сравнение нельзя назвать точным: в Системе основание – понятие более широкое, чем документ, реквизиты которого составляют лишь часть характеристик основания.

38 Глава 3

Ведомость формируется по отмеченных лицевым счетам при помощи пункта Ведомости | Сформировать контекстного меню. Сформированные ведомости помещаются в журнал учета ведомостей, где с ними ведется дальнейшая работа (см. стр. 22). К ведомостям – точнее, к некоторым особенностям их формиро- вания – мы вернемся после того, как рассмотрим "расчеты".

Понятие "расчет" обязано своим существованием следующей простой идее. В течение месяца (РП) в Системе могут проводиться расчеты разных видов: например, в начале месяца – выплата аванса; в середине – премии, пособия и т.д.; в конце месяца – окончательный расчет. Было бы удобно разделить эти расчеты "территориально" – например, организовав над журналом лицевых счетов систему каталогов, каждый из которых предназначен для проведения расчетов определенного вида. В роли таких каталогов в Системе выступают "расчеты". "Расчеты" – это объекты, список которых подготавливается в словаре "Виды расчетов": в соответствии со сказанным выше о назначении "расчетов", Вы можете создать в словаре "расчеты" с именами "Аванс", "Премия", "Зарплата" и т.п. Войдя в раздел

Расчет | Расчет заработной платы, Вы попадаете в список "рас-

четов", выбираете соответствующий "расчет" и только после этого оказываетесь в журнале лицевых счетов, где выполняете расчет выплат/удержаний и формирование ведомостей. Если список "расчетов" пуст, то нужно добавить в него нужные Вам "расчеты", выбрав их из словаря. "Расчетам", которые нужны ежемесячно ("Аванс", "Зарплата"), в словаре можно поставить признак "постоянный расчет" – тогда в каждом РП эти "расчеты" будут появляться автоматически.

Выбрать "расчет" Вы также можете в расчетном листке сотрудника в окне "Текущий расчетный период" по пункту контекстного меню "Выбор расчета…".

Таким образом, расчеты разных видов Вы выполняете в одном и том же журнале лицевых счетов, но входя в него через разные "расчеты". Выплаты/удержания, рассчитанные в разных "расче- тах", изолированы друг от друга – находясь в одном "расчете", Вы будете видеть выплаты/удержания, рассчитанные в других "расчетах", но ни исправить, ни включить их в ведомость не сможете. При формировании ведомости в нее – из отмеченных ЛС – попадут только те выплаты/удержания, которые были рассчитаны в текущем "расчете" текущего РП. Лицевой счет, включенный в ведомость, "закрывается" – проводить по нему расчеты в текущем "расчете" больше нельзя. "Откроется" лицевой счет только при переходе к другому РП или после расформирования ведомости, в которую он (ЛС) включен. Расформирование ведомостей выполняется при помощи пункта Ведомости | Расформировать контекстного меню.

Устройство Системы

39

РАЗДЕЛ "СЛОВАРИ" Параметры системы

Группа словарей "Параметры системы" предназначена для задания величин, которые Система использует при расчете заработной платы и формировании отчетов.

Âсоответствии с используемым в Системе принципом хронологического учета данных, величины, которым свойственно меняться с течением времени, задаются с указанием периода действия.

Âосновном это величины, устанавливаемые в законодательном порядке – размер минимальной оплаты труда, ставки налогообложения и т.п. При очередном изменении величины в словарь вносится ее новое значение и дата начала его действия; все старые значения величины остаются в словаре. Таким образом, в словаре ведется хроника – история изменения значения величины во времени. При расчете выплат/удержаний Система выберет из хроники величины то значение, которое соответствует периоду, за который выполняется расчет.

Словарь предназначен для ведения хроники МОТ – суммы минимальной оплаты труда. Данные словаря используются при расчете сумм начислений, а также сумм тарифного оклада и надбавок к нему в ФОТ.

Словарь предназначен для ведения хроники суммы материальной помощи, не облагаемой подоходным налогом. Последняя используется при расчете суммы налоговой скидки для материальной помощи как альтернатива МОТ (см. выше) – Вы можете настроить Систему так, что для определения суммы скидки она будет обращаться либо к хронике значений необлагаемой суммы материальной помощи, либо к хронике значений МОТ.

Словарь предназначен для ведения хроники ставок подоходного налога. Словарь может включать в себя несколько шкал, каждая из которых задает свою зависимость ставки налогообложения от совокупного дохода. Наличие нескольких шкал позволяет разные налоги – например, федеральный и региональный – рассчитывать по разным ставкам налогообложения.

40	Глава 3

Словарь предназначен для ведения хроники ставок кратности вычетов. Словарь может включать в себя несколько шкал, каждая из которых задает свою зависимость кратности вычетов от величины совокупного дохода. Система использует словарь при расчете подоходного налога для определения суммы выче- тов, на которую необходимо уменьшить совокупный доход:

Сумма вычетов = Количество вычетовK МОТ K Кратность

Словарь предназначен для ведения хроники зависимости процентных ставок от некоторой величины Õ, которая, в зависимости от обстоятельств, может рассматриваться как сумма, как отрезок времени (срок) и т.п.

Зависимость задается в виде

Х1:Процент1; Х2:Процент2;...;Хn:Процентn;

Например, при расчете больничного Õ означает срок и рассматривается либо как непрерывный стаж работы, либо как продолжительность болезни. При расчете почтового сбора Õ означает сумму почтового перевода, а Процент – соответствующий ей процент сбора.

Словарь может включать в себя несколько шкал, каждая из которых задает свою зависимость процента оплаты от Õ. При настройке выплаты Вы указываете шкалу, по которой ведется расчет процентной ставки.

Словарь предназначен для ведения хроники коэффициентов индексации. Словарь может включать в себя несколько шкал, каждая из которых задает свою хронику коэффициентов индексации (график индексации). Шкалы используются для определения среднего заработка сотрудника (точнее, его индексируемой части) при расчете больничных, отпускных и прочих начислений, рассчитываемых из среднего заработка. Подробную информацию об использовании коэффициентов индексации тем или иным алгоритмом расчета Вы найдете в книге "Алгоритмы расчета".

Словарь представляет собой справочник по видам доходов, скидок, расходов и вычетов и используется для классификации

Устройство Системы	41

выплат/удержаний, суммы которых показываются в отчетах для ГНИ. Классификация – отнесение выплат/удержаний к тому или иному виду – выполняется в словаре "Выплаты и удержания", а также в справках о доходах, хранящихся в анкетах сотрудников (см. выше "Раздел "Учет").

Наряду с кодами словарь содержит ряд дополнительных классификационных признаков, позволяющих классифицировать не только доходы, скидки, расходы и вычеты, но и налоги. Одним из таких дополнительных классификационных признаков является группа. В Системе есть группы не только для доходов, но и для удержаний, представляющих подоходный налог и отчисления в ПФ. Группы являются внутрисистемным понятием, они не фигурируют в отчетах, но используются в шаблонах, применяемых для их формирования.

Словарь содержит перечень категорий классификации выплат/удержаний, суммы которых показываются в отчетах для ПФ (см. выше "Раздел "Расчет" – "Расчет заработной платы"). Классификация – отнесение выплаты/удержания к определенной категории – выполняется в словаре "Выплаты и удержания", а также в справках о доходах, хранящихся в анкетах сотрудников (см. выше "Раздел "Учет").

Классификация выплат/удержаний выполняется по следующим критериям:

1. Начисление входит в облагаемую сумму.

2. Начисление входит в облагаемую сумму как пособие по временной нетрудоспособности.

3. Удержание представляет собой страховой взнос застрахованного лица (удержание в ПФ из заработка сотрудника).

4. Удержание представляет собой страховой взнос работодателя (отчисление в ПФ из фонда заработной платы).

С учетом того, что в отчетах для ПФ суммы выплат/удержаний показываются по месяцам, а при расчете заработной платы выплаты/удержания могут рассчитываться не только за текущий месяц, но также и за прошлый, и за будущий периоды (например, в феврале за январь, или в марте за апрель), для категорий с критериями 1 и 2 можно указать, к какому месяцу отнести сумму выплаты/удержания – к месяцу, за который она рассчитана, или к месяцу, в котором она рассчитана. Указание может быть задано и в виде условия: включать в месяц "за", если этот месяц является будущим по отношению к расчетному, и включать в месяц "в" в противном случае.

По умолчанию выплата/удержание включается в месяц, в котором она рассчитана.

42	Глава 3

Словарь содержит перечень категорий плательщиков страховых взносов. Для каждой категории указывается тариф страховых взносов (процент отчисления в ПФ), уплачиваемый работодателем и застрахованным лицом. Словарь используется при заполнении одноименного поля в анкете сотрудника. По заданной в анкете категории плательщика выполняется расчет показателей в отчетах для ПФ.

Словарь содержит перечень видов деятельности предприятий. Для каждого вида деятельности может быть указан регистрационный номер организации и тариф страхового взноса работодателя. Вид деятельности может быть "привязан" к категории классификации выплат/удержаний в словаре "Настройка от- четности в ПФ" (см. выше). В этом случае выплаты/удержания, относящиеся к данной категории, смогут проходить в отчетах для ПФ со своим регистрационным номером и своим (отличным от указанного в категории плательщика) тарифом страхового взноса работодателя.

Для каждого вида деятельности может быть задан список организаций и указан свой регистрационный номер ПФР. Это позволит правильно формировать реквизиты в отчетности в том случае, если у работодателя есть подведомственные организации, имеющие свои собственные регистрационные номера по нескольким видам деятельности. Для того, чтобы при формировании отчета для ПФР Система выбирала регистрационныйвыполненыномер изслеспедуюцщиеификаусловия:ции вида деятельности, должны быть

Σ	В заголовке вида деятельности	ре гистрационный номер
	должен быть пустым.
Σ	Мнемокод подразделения 1-го уровня, по которому выпол-
	няется печать отчета, должен совпа дать с мнемокодом ор-
	ганизации в спецификации	соответствующего вида дея-
	тельности.
Σ	В настройках системы на вкладке "Сотрудники" должен
	быть установлен флажок "Наличие подведомственного уч-
	реждения".

Примечание. Выборка регистрационного номера из спецификации реализована для отчетов СЗВ-4 и отчетов по ЕСН (приказы 48н и 158@).

В спецификации "Организация" признак "Основной вид деятельности" используется Системой при отборе данных по численности работников, начисленной заработной платы и отработанного

Устройство Системы	43

времени для отчета в ПФР. Суммы начислений по лицевому счету (ЛС) собираются по видам деятельности. Соответствующий вид деятельности Система определяет по ссылке начисления на словарь "Выплаты и удержания" и на словарь "Настройка отчетности в ПФ". Если данные о виде деятельности по этой ссылке не найдены, тогда производится поиск позиции словаря "Виды деятельности" по умолчанию: по мнемокоду подразделения, указанному в данном ЛС, Система определяет мнемокод подразделения первого уровня и производит поиск позиции словаря "Виды деятельности", для которой в спецификации "Организация" указан контрагент с таким же мнемокодом и для этого контрагента установлен признак "Основной вид деятельности".

Словарь содержит коды стажей, которые показываются в отче- тах для ПФ. Используется при заполнении словаря "Виды стажей" – стажам, которые должны быть показаны в отчетах для ПФ (северный, особые условия труда, трудовой, выслуга лет), сопоставляются соответствующие коды.

Примечание: Перечень стажей, учет которых ведется в личных данных сотруд- ников (в анкетах), составляется в словаре "Виды стажей" (см. ниже). Перечень может содержать произвольное количество различных видов стажей (количество и вид стажей, по которым ведется учет, Система не ограничивает); в отчеты для ПФ войдет информация только о тех из них, для которых указаны коды.

Словарь предназначен для составления перечня параметров, которые могут быть переданы в программу из внешних приложений (например, в составе входящих документов, см. стр. 21) и описания связи этих параметров с параметрами расчетных алгоритмов.

В приведенном ниже примере параметр с наименованием "Процент" соответствует параметру с кодом PRC расчетного алгоритма "Надбавка".

Коды параметров приведены в описаниях алгоритмов расчета (книга "Алгоритмы расчета").

44	Глава 3

Словарь предназначен для составления перечня параметров настройки журнала отпусков: для каждого типа отпуска ("Основной", "Дополнительный" или "За свой счет") и вида отпуска (из раздела 25 дополнительных словарей) задается состояние лицевого счета (из раздела 1 дополнительных словарей), в которое переводится лицевой счет при отработке отпуска с формированием состояний, и тип дня (из словаря "Типы рабочих дней"), который записывается в журнал учета рабочего времени сотрудника, на период действия данного состояния лицевого счета.

Словарь предназначен для составления перечня параметров настройки журнала больничных листов: для каждого вида заболевания (из раздела 46 дополнительных словарей) задается состояние, в которое переводится лицевой счет при отработке больнич- ного с формированием состояний, и тип дня, который записывается в журнал учета рабочего времени сотрудника, на период действия данного состояния лицевого счета.