Формирование свода проводок по заработной плате выполняется на основе ведомости – она содержит исходные данные, и словаря "Типовые проводки" – он содержит описание строк свода. Поскольку ведомость уже сформирована, настроим словарь и приступим к формированию свода проводок.
НАСТРОЙКА СЛОВАРЯ "ТИПОВЫЕ ПРОВОДКИ"
Принципы настройки словаря "Типовые проводки" мы изложили выше (см. стр. 70). В нашем упрощенном варианте ордера будет всего три строки (проводки).
ФОРМИРОВАНИЕ СВОДА ПРОВОДОК
Формирование свода проводок выполняется в журнале учета ведомостей (раздел Документы | Ведомости).
При формировании свода соблюдаем тот же порядок действий, что и при формировании ведомости:
172 |
Глава 8 |
|
|
Документы |
Проводки
1. Отмечаем ведомости, по которым формируется свод (если в свод включается одна ведомость, как в данном случае, то достаточно установить на ней курсор).
2. Щелчком правой раскрываем контекстное меню и выбираем пункт Проводки | Создать новый свод.
3. Задаем параметры свода
и нажимаем кнопку "ОК".
Сформированный свод находим в журнале учета сводов проводок (раздел Документы | Проводки).
Дальнейшие действия со сводом представлены в контекстном меню журнала: свод можно удалить, напечатать, исправить и т.п.; мы рассмотрим только два из них – просмотр и исправление проводок свода и отработку свода в учете хозяйственных операций.
Проводки сформированы в соответствии с настройкой словаря "Типовые проводки" и правилами, изложенными в предыдущей главе. На случай, если для какой-то выплаты или удержания потребуется задать нестандартную проводку, предусмотрена
Формирование свода проводок по оплате труда |
173 |
|
|
возможность редактирования свода – мы можем удалять, править строки, добавлять новые.
Заметим, что каждая строка свода включает в себя данные из нескольких ведомостей и различных выплат и удержаний . Поэтому далеко не всегда удобно (если вообще возможно) по- лучить нужный результат редактированием свода: во многих случаях проще сделать необходимые исправления еще до его формирования. Например, в итогах ведомости: там можно добавить в ведомость выплату или удержание, задать коды счетов проводки.
Но и строки итогов ведомости также содержат сводную (собранную из нескольких включенных в ведомость лицевых счетов) информацию. Поэтому для более детальных исправлений предусмотрена возможность непосредственно в расчетных параметрах выплаты (удержания) задавать коды счетов, с которыми эта выплата (удержание) должна войти в свод проводок. Обо всем этом мы уже говорили, когда рассматривали расчетные формы выплат и удержаний и итоги ведомостей. Подведем оконча- тельный итог сказанному.
Коды счетов, с которыми выплата (удержание) войдет в ордер, задаются в словаре "Типовые проводки". Окончательное формирование кодов счетов происходит в момент создания ордера. До того Вы можете переопределить заданные в словаре коды счетов, указав их либо в расчетных параметрах выплат и удержаний (вкладка "Аналитика" расчетной формы), либо, уже после того, как эти выплаты и удержания будут включены в ведомости, в итогах ведомостей. Важно подчеркнуть, что и в расчетных параметрах, и в итогах можно задать не всю проводку целиком, а только "половинку": "дебетовую" для выплат и "кредитовую" для удержаний. Другая "половинка" проводки будет взята из словаря "Типовые проводки". Рассмотрим пример.
Речь идет об общем случае, когда в одну типовую проводку (словарь "Типовые проводки") входит несколько выплат (удержаний), а свод формируется не по одной, а по нескольким ведомостям. В нашем случае это не так – свод создан по одной ведомости и в каждую строку свода (кроме последней) входит ровно одна выплата или одно удержание (последняя строка, напомним, рассчитывается по формуле от первой строки).
174 Глава 8
Допустим, что, рассчитав оклад за май, мы в его расчетных параметрах задали счет 240. Для оклада, являющегося выплатой, это счет-дебет. Таким образом, макроподстановка Дт, заданная в качестве счета-дебет в словаре "Типовые проводки", уже недействительна – счет задан явно.
Формируем ведомость, смотрим итоги:
Замечаем, что в графе "Аналитика" выплаты появился заданный нами код счета (то, что у остальных выплат и удержаний эта графа пуста, означает, что коды счетов будут формироваться в соответствии со словарем "Типовые проводки").
Формирование свода проводок по оплате труда |
175 |
|
|
Формируем свод проводок:
Документы |
Проводки
Строка "Зарплата" вошла в ордер в двух экземплярах, так как формирующие ее выплаты имеют разные проводки. Если бы у зависящей от нее строки "Пенсионный фонд" счет-дебет был задан не явно, а макроподстановкой, ссылающейся на счетдебет строки "Зарплата" (например, Дс, Дс1, ...), то строка "Пенсионный фонд" также разбилась бы на две строки (см. "Макроподстановки", стр. 76).
Как мы уже поясняли, отработкой свода в учете мы называем отражение данных свода проводок в бухгалтерском учете. Результатом отработки являются сформированные на основании свода хозяйственные операции; если у Вас установлен модуль "Бухгалтерия", то Вы увидите их, открыв журнал учета хозяйственных операций означенного модуля.
Отработать можно один (выбранный курсором) или несколько выделенных сводов проводок. При отработке задаются следующие параметры:
В поле "Каталог" указывается каталог журнала учета хозяйственных операций, в который будут помещены данные. Параметры "Режим отработки" определяют, во-первых, сколько операций создать по каждому отрабатываемому ордеру, во-вторых, уровень раскрытия аналитики. Ордер можно отработать так, что будет соз-
дана одна хозяйственная операция, в спецификацию которой будут включены все проводки, а можно отработать по схеме "одна проводка – одна хозяйственная операция". "Свернуть
176 Глава 8
аналитику до уровня N" означает, что все проводки по счетам, совпадающим или различающимся только на аналитических уровнях выше N, "сольются" в одну проводку.
После отработки ордера в учете в графе "Отработан" журнала учета ордеров будет поставлена дата, указанная в форме для задания параметров отработки как "Дата учета". Повторная отработка ордера в учете будет возможна только после отмены отработки (пункт Откатить отработку контекстного меню). Отмена отработки означает удаление из журнала учета хозяйственных операций всех записей, появившихся там в результате отработки данного ордера.