2.10. Учет денежных средств в кассе

2.10.1. Учет кассовых операций в национальной валюте

Юридические лица, включая бюджетные организации, хранят свои денежные средства на счетах в банке и расходуют их, как правило, путем безналичных расчетов.

Однако на практике возникает необходимость в расчетах наличными деньгами. Наличные денежные средства могут быть необходимы при выплате заработной платы, стипендий, премий, авансов на командировочные расходы и в других случаях.

Кроме этого, допускаются расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в случаях, установленных Порядком расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом N 359 (с изменениями и дополнениями) (далее - Порядок).

Порядком определено, что расчеты наличными в национальной валюте на территории республики между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями допускаются в размере до 50 базовых величин (БВ) в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка, полученного до осуществления расчетов. В некоторых случаях расчеты наличными разрешены в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц.

Осуществление платежей наличными денежными средствами с нарушением требований, предусмотренных Порядком, влечет наложение штрафа в размере от ста до двухсот процентов от суммы платежей, произведенных с нарушением указанных требований. При отсутствии разрешения руководителя обслуживающего банка на проведение расчетов наличными денежными средствами штраф взыскивается с организации, не получившей соответствующего разрешения, от всей суммы проведенных расчетов наличными денежными средствами. При совершении организацией в течение месяца нескольких расчетов наличными денежными средствами в общей сумме, превышающей установленный Порядком предельный размер расчетов наличными денежными средствами, штраф взыскивается с организации, допустившей превышение.

Выдача денег из касс банков для осуществления расчетов наличными производится в пределах размера, согласованного с обслуживающим банком за вычетом суммы, использованной на эти цели из выручки.

Разрешение банка на осуществление расчетов наличными может быть оформлено в виде: резолюции руководителя банка на ходатайстве организации; подписи руководителя банка на сообщении (заявке) об установленном организации размере расходования наличных денег на эти цели из выручки и т.д.

Наличные денежные средства хранятся в кассе. Кассой называется помещение или место осуществления расчетов наличными деньгами, а также приема, выдачи, хранения наличных денег, ценностей, кассовых документов.

Не допускается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации; наличных денег, принятых без использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, зарегистрированных в налоговых органах, или других форм приходных документов, утвержденных законодательством.

Порядок проведения, учета и оформления кассовых операций в национальной валюте (литерный код Br, цифровой код 974), расчетов наличными денежными средствами на территории республики, а также организация контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций регламентируются документами, утвержденными постановлениями Правления Национального банка Республики Беларусь:

Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 N 57 (далее - Правилами ведения кассовых операций);

Правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 N 166 (далее - Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь).

При приеме наличных денег необходимо руководствоваться признаками платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь, определенными нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь по кассовой работе.

Прием денег в кассу, хранение и выдачу их осуществляет кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им денежных средств и других ценностей. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под роспись ознакомить его с Правилами ведения кассовых операций, после чего с ним заключается договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

В штате организации может быть главный (старший) кассир и несколько кассиров. Главный кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег (приложение 2 к Правилам ведения кассовых операций). Книгу ведет главный (старший) кассир. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром и сдать ему остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег. По авансам, полученным для оплаты труда, выплат стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, кассиры отчитываются в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям, кассиры могут хранить в металлических шкафах, сейфах на своих рабочих местах или ежедневно сдавать в кассу в опечатанных сумках, пакетах главному кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

Кассиру запрещено передоверять выполнение своих функций другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, например в связи с уходом в отпуск, исполнение его обязанностей по письменному приказу руководителя организации возлагается на другого работника, с которым на время исполнения обязанностей кассира также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (например, болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Бухгалтерам, другим работникам, пользующимся правом подписи кассовых документов, исполнять обязанности кассиров запрещается, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.

Обеспечение сохранности наличных денег. Руководители организаций обязаны обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка в кассу организации и в банк.

Помещение кассы по решению руководителя организации может быть оборудовано средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации.

Деньги в кассе хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются.

Ключи от них и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном виде хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

Лимит остатка денег в кассе

Размер сумм наличных денег в кассе к концу каждого рабочего дня ограничен лимитом, устанавливаемым банком в зависимости от конкретных условий работы организации. В частности, лимит остатка денег в кассе зависит от режима работы организации, порядка и сроков сдачи выручки в банк, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на оплату труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов). Для организаций, не имеющих выручки, лимит остатка денег в кассе устанавливается в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на оплату труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов), а для организаций, не имеющих иных кассовых оборотов, кроме расходов на оплату труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, - исходя из целесообразности по усмотрению руководителя банка.

Банк устанавливает организациям (их подразделениям) на основании представленных ими заявок ежегодно, как правило, в течение первого квартала порядок и сроки сдачи выручки, порядок использования наличных денег из выручки, лимит остатка кассы. Заявка представляется по форме согласно приложению 1 к Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь и действительна в течение срока, указанного в решении банка.

Порядок и сроки сдачи выручки, порядок использования наличных денег из выручки, лимит остатка кассы могут быть пересмотрены банком в течение года на основании представленной заявки по обоснованной просьбе в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам.

Лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены банком самостоятельно по результатам осуществления контроля за своевременностью и полнотой сдачи выручки в случае уменьшения объемов кассовых оборотов организации. Копия решения об этом направляется организации. Решение вступает в силу по истечении 10 рабочих дней после его вынесения.

Организации, имеющей несколько текущих (расчетных) банковских счетов в разных банках, лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки, размер расходования наличных денег из выручки устанавливаются одним из банков по решению организации. Этим же банком дается разрешение на проведение расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь.

Организация обязана направить всем остальным банкам, в которых открыты текущие (расчетные) банковские счета, копию заявки, согласно которой установлены лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки, размер расходования наличных денег из выручки, а также копию разрешения на расчеты наличными деньгами.

Выручка может сдаваться с зачислением на любой из текущих (расчетных) банковских счетов организации.

Организация, имеющая несколько текущих (расчетных) банковских счетов в разных банках, может получать наличные деньги в любом из банков, в которых открыты ее текущие (расчетные) банковские счета. Банки в этом случае не осуществляют контроль за выдачей наличных денег на расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. При этом ответственность за соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами несет организация, имеющая несколько текущих (расчетных) банковских счетов в разных банках.

Наличные деньги, полученные от реализации товаров (работ, услуг) после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи их на следующий рабочий день в банк либо организациям Министерства связи и информатизации Республики Беларусь. При этом учитывается время на подготовку и формирование инкассаторской сумки, выписку сопроводительных документов и их последующую передачу службе инкассации, а также подготовку выручки для последующей сдачи в банк или организациям Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Сверх установленного банком лимита в кассе могут храниться деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, педагогическим работникам на приобретение методической литературы.

Срок их хранения - не свыше трех рабочих дней (в сельской местности - не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком выручки на эти цели.

По истечении этого срока (на четвертый и шестой рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк.

Особенности установления лимита остатка касс отдельным организациям. Воинским частям, организациям Министерства обороны Республики Беларусь, имеющим бюджетное финансирование, лимиты остатка касс устанавливаются Министерством обороны Республики Беларусь по согласованию со Специализированным управлением Национального банка Республики Беларусь. Указанные воинские части и организации сообщают установленные лимиты остатка касс обслуживающему банку по его требованию (запросу). Аналогично устанавливаются лимиты остатка касс органам пограничной службы Государственного пограничного комитета Республики Беларусь, имеющим бюджетное финансирование.

Комитету государственной безопасности Республики Беларусь и его подведомственным органам лимит остатка кассы устанавливается Председателем Комитета государственной безопасности Республики Беларусь без согласования с обслуживающими банками. Установленные лимиты остатка кассы сообщаются обслуживающим банкам.

Сроки сдачи в банк поступившей выручки

В выручку включаются наличные деньги, поступившие в кассу организации (ее подразделения), за исключением наличных денег, полученных со счета в банке, и возврата наличных денег, ранее выданных на командировочные расходы; на расчеты, осуществляемые между предприятиями, предпринимателями, частными нотариусами; выплаты, входящие в состав фонда заработной платы.

В соответствии с Правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь организациям могут быть установлены следующие сроки сдачи наличных денег:

ежедневно, если в населенном пункте, где расположена организация (подразделение), имеются банки или организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь;

один раз в несколько дней, но не реже одного раза в 7 календарных дней, если в населенном пункте, где расположена организация (подразделение), нет банков или организаций Министерства связи и информатизации Республики Беларусь или они находятся на отдаленном расстоянии, а также при незначительных ежедневных либо периодических поступлениях выручки в кассу организации (подразделения).

В отдельных случаях по обоснованному ходатайству организации (подразделения) решением руководителя банка устанавливаются другие сроки сдачи выручки.

При несовпадении дней работы организации и банка (организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь) лимит остатка кассы не считается превышенным, а срок сдачи наличных денег не является нарушенным при условии сдачи наличных денег в первый рабочий день банка (организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь).

Использование наличных денег из выручки

Банки устанавливают размер расходования наличных денег из выручки организациям (подразделениям), реализующим товары (работы, услуги) за наличные деньги и имеющим постоянное их поступление; организациям (подразделениям), занимающимся одновременно производственной и торговой деятельностью, в кассы которых постоянно поступает выручка; в исключительных случаях исходя из целесообразности - другим организациям.

Разрешение на расходование наличных денег из выручки дается (пересматривается) банком при отсутствии претензий к текущему (расчетному) счету либо при наличии в картотеке расчетных документов, оплата которых относится только к четвертой группе очередности платежей. При наличии претензий к текущему (расчетному) банковскому счету действие ранее выданных разрешений на использование поступающей выручки приостанавливается до полного расчета по платежам, предшествующим четвертой группе очередности.

Заработная плата, пенсии, пособия, стипендии могут выплачиваться из наличной выручки в необходимом размере, но по согласованию с банком. В некоторых случаях разрешается расходовать наличные деньги из выручки без разрешения банка, например при выплате заработной платы в размере 1,5 бюджета прожиточного минимума для трудоспособного населения, скорректированного в период между утверждениями его размеров на индекс потребительских цен на каждого работника с учетом коэффициентов повышения тарифных ставок рабочих в установленном порядке исходя из списочной численности работников; отпускных, выходных пособий, алиментов, пособий по государственному социальному страхованию и в других случаях.

На другие цели, предусмотренные законодательством, наличная выручка, поступившая в кассу, может использоваться в пределах норм, утвержденных банком, но не более 50% поступившей выручки в месяц. При этом из выручки исключаются названные выше выплаты (заработная плата, пенсии, пособия, стипендии, а также денежные средства, израсходованные в установленном порядке без разрешения банка).

Нельзя накапливать в кассах деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на оплату труда, дивиденды, социальные выплаты, стипендии, пенсии) до установленного срока их выплат.

Документальное оформление поступления денег в кассу

Деньги в кассу кассир получает со счета в банке. В кассу могут поступать деньги и из других источников: возврат подотчетными лицами неиспользованного аванса, поступление сумм в погашение недостач, плата родителей в детских учреждениях, плата за проживание в общежитии, выручка от реализации продукции подсобных хозяйств и из других источников.

Получение денег со счетов в банке. Деньги со счетов в банке получает кассир по чекам из чековой книжки для получения наличных денег. Организации приобретают чековую книжку в банке по действующему тарифу банка на основании поданного в банк заявления установленной формы. Чеки в чековой книжке пронумерованы. Чековая книжка хранится у главного бухгалтера (лица, его заменяющего).

Порядок изготовления и использования в практической работе чековой книжки для получения наличных белорусских рублей регламентируется Инструкцией по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 08.04.2003 N 72.

Чековая книжка состоит из обложки, корешка чека и самого чека. В ней может быть 25 или 50 чеков. На оборотной стороне обложки печатается типографским способом порядок заполнения и пользования чеками.

Чек выписывается в белорусских рублях на любую сумму, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, ставится оттиск печати.

Никакие исправления в чеках не допускаются.

Чек должен быть предъявлен к получению денежной наличности в течение 10 дней, не считая дня выписки его чекодателем.

В чеке указывается назначение получаемой суммы, за исключением организаций Министерства обороны Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Комитета государственной безопасности Республики Беларусь, а также отдельных организаций и предприятий, которым по условиям их деятельности законодательством предоставлено право не расшифровывать целевое назначение получаемых сумм.

Не допускается выплата наличных денежных средств по чеку, оформленному на имя главного бухгалтера юридического лица или другого работника, подписавшего чек второй подписью. Исключение составляют лишь чеки по счетам организаций Министерства обороны Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Комитета государственной безопасности Республики Беларусь, а также юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, у которых в штате нет другого лица, на которое можно возложить получение наличных денег.

Заполненный чек сдается в банк, как правило, накануне дня получения денег. Заполненный корешок чека остается при чековой книжке. При получении денег кассир расписывается в чеке. Чек остается в банке. Сумма, полученная по чеку, находит отражение в выписке банка с текущего счета организации.

Использованную чековую книжку с корешками оплаченных и испорченных чеков, а также с испорченными чеками чекодатель обязан хранить не менее 3 лет.

Оформление поступления денег в кассу

Прием в кассу денежных средств осуществляется по приходному кассовому ордеру ф. КО-1 с отрывной квитанцией, в котором указывается, от кого и за что получены деньги. Эти бланки являются бланками строгой отчетности.

Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное руководителем. Лицу, сдавшему деньги, выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер оформляется и при получении денег со счета в банке по чеку. При этом заполненная отрывная квитанция подшивается к выписке банка, по которой отражено списание денег со счета. Дата и номер приходного кассового ордера за подписью главного бухгалтера проставляются в корешке чека.

Организации, занимающиеся реализацией продукции (работ, услуг) за наличный расчет через стационарные торговые (обслуживающие) пункты, обязаны осуществлять прием денежных средств с использованием кассовых суммирующих аппаратов (КСА) или специальных компьютерных систем (СКС), зарегистрированных в инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (ИМНС). КСА, СКС должны быть включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь, на них должны быть установлены средства контроля. На каждый кассовый аппарат по установленной форме ведется книга кассира-операциониста, зарегистрированная в ИМНС (за исключением тех субъектов, кому законодательством разрешено ее не вести).

В ряде случаев прием наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) производится без использования КСА и СКС. Перечень их утвержден Постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 09.01.2002 N 18/1 "О приеме наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) и о некоторых вопросах использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем" (Постановление N 18/1).

Применительно к бюджетным организациям к таким случаям относятся:

продажа научно-публицистической, научной, методической литературы, учебников, программ и подобных изданий в торговых объектах (киосках, павильонах), расположенных в учреждениях образования, а также сопутствующих товаров при условии, что их доля в товарообороте одного торгового объекта составляет не более 50%;

оказание разовых услуг, при которых прием наличных денежных средств осуществляется в кассу организации, другие случаи.

В названных случаях при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет прием денежных средств осуществляется с использованием первичных учетных документов по приему наличных денежных средств (приходный кассовый ордер ф. КО-1, талон ф. 20-ФС, квитанция ф. КВ-1), информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк (см. § 2.11.3). Порядок приема наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг без применения КСА и (или) СКС установлен Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства финансов Республики Беларусь от 03.09.2004 N 99/134 (Постановление N 99/134).

Начиная с 1 марта 2007 г. на ряде объектов, осуществляющих торговлю, оказывающих платные услуги населению (включая медицинские услуги), проводится работа по оснащению платежными терминалами для регистрации операций, производимых с использованием банковских пластиковых карточек в соответствии с Постановлением N 18/1.

Документальное оформление выдачи денег из кассы

Полученные со счета в банке наличные деньги должны расходоваться строго по целевому назначению.

Разрешается выдавать наличные деньги на командировочные расходы, на расчеты, осуществляемые между предприятиями (организациями), на оплату труда за счет возвращенных средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе в пределах установленного лимита.

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам ф. КО-2, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 N 43, или по платежным ведомостям с проставлением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных денег по платежной ведомости.

Допускается составление одного расходного кассового ордера по нескольким платежным ведомостям, дата и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости.

Расходный кассовый ордер подписывает руководитель организации и главный бухгалтер (или лица, уполномоченные руководителем). Расходные кассовые ордера составляются отдельно по каждому источнику финансирования (бюджет, предпринимательская деятельность и др.).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (платежных ведомостях, заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится только по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

По платежным (расчетно-платежным) ведомостям выплачиваются заработная плата, пособия по социальному страхованию, стипендии, премии, денежные средства на приобретение методической литературы педагогическим работникам. На титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью. В аналогичном порядке могут оформляться разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, отдельным лицам производятся, как правило, по расходному кассовому ордеру, в котором обязательно делается ссылка на документ, удостоверяющий личность получателя.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией делается запись "По доверенности", указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.

Депонированные суммы, т.е. суммы, не полученные в 3(5)-дневный срок, установленный для выплаты зарплаты, пособий по социальному страхованию, премий, стипендий, дивидендов, выплат педагогическим работникам на приобретение методической литературы, сдаются кассиром по объявлению на взнос наличными в банк для зачисления на текущий счет. На сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Оформление кассиром платежных (расчетно-платежных) ведомостей по истечении 3(5)-дневного срока осуществляется следующим образом:

против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, ставится штамп или делается отметка от руки "Депонировано";

составляется реестр депонированных сумм;

в конце ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно делается запись: "Деньги по ведомости выдавал" и ставится подпись раздатчика.

Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

на платежной ведомости проставляются реквизиты расходного кассового ордера или заполняется расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости.

Требования, предъявляемые к заполнению кассовых документов

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы выписываются бухгалтерией, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях ф. 1 или ф. 1-а (приложение 1 к Правилам ведения кассовых операций) и передаются в кассу для исполнения (а не на руки лицам, вносящим или получающим деньги). Журнал ф. 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал ф. 1-а открывается один на приходные и расходные кассовые ордера. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей, регистрируются после выдачи денег. Регистрация кассовых ордеров может осуществляться с применением технических средств.

По данным журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров организуется учет движения наличных денег по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. После приема или выдачи по ним денег кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета или выписаны с помощью технических средств. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается.

Кассовая книга, ее содержание и порядок заполнения

Все поступления и выдачи наличных денег отражаются кассиром в кассовой книге ф. КО-4, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 N 43.

Каждая бюджетная организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Учет бюджетных и внебюджетных средств ведется отдельно. Раздельный учет операций обеспечивается путем записи операций по кассе на отдельных листах кассовой книги за каждую дату.

В кассовой книге отражается остаток денег на начало рабочего дня, приходные и расходные операции за день по каждому кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего дня. По отдельной строке выводится остаток денег на заработную плату.

Записи по оприходованию наличных денег в кассовой книге должны быть сделаны своевременно.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Оприходование наличных денег - это оформление приема наличных денег в│

│кассу по соответствующим приходным кассовым документам или через кассовые│

│суммирующие аппараты (КСА) и специальные компьютерные системы (СКС),│

│зарегистрированные в налоговых органах, в день совершения операции и│

│учинение в этот же день кассиром соответствующих записей в кассовой │

│книге, либо в книге кассира-операциониста, либо в другом регистре│

│бухгалтерского учета │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Несвоевременное оприходование наличных денег - это документальное│

│оформление приема денег по соответствующим приходным кассовым документам│

│или через КСА, СКС, зарегистрированные в налоговых органах, в день│

│совершения операции и неучинение кассиром записей в кассовой книге, либо│

│в книге кассира-операциониста, либо в другом регистре бухгалтерского│

│учета в день совершения операции │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Неоприходование наличных денег - это прием наличных денег в кассу без│

│составления приходного кассового документа или без использования КСА,│

│СКС, зарегистрированных в налоговых органах, и без учинения кассиром│

│записей в кассовой книге, либо в книге кассира-операциониста, либо в│

│другом регистре бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Имеются особенности заполнения кассовой книги при выдаче средств на оплату труда, дивидендов, стипендий, пенсий, пособий, на приобретение методической литературы педагогическим работникам по платежным (расчетно-платежным) ведомостям до истечения 3 (5) рабочих дней, включая день получения денег в банке:

сумма выданных по ведомости наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается в колонке "Расход" в кассовой книге;

платежные (расчетно-платежные) ведомости в обязательном порядке хранятся в кассе вместе с остатком наличных денег и являются документами, подтверждающими отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: неотрывная часть (первый экземпляр) - с горизонтальной разлиновкой, отрывная часть (второй экземпляр) - без горизонтальной разлиновки. Записи ведут в двух частях через копировальную бумагу, сгибая лист пополам до полного использования листов кассовой книги. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Отчет кассира (отрывная часть листа кассовой книги) представляется в бухгалтерию с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку на неотрывной части листа кассовой книги.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его замещающего.

В бухгалтерии отчеты кассира и приложенные к ним документы подвергаются тщательной проверке. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичными документами. После этого в отчете по каждой хозяйственной операции, оформленной отдельным документом, проставляются номера дебетуемых и кредитуемых субсчетов в корреспонденции с субсчетом 120 "Касса".

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. При этом ее листы формируются в виде выходной формы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется выходная форма "Отчет кассира". Обе формы должны составляться на конец рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней выходной форме "Вкладной лист кассовой книги" за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц. В последней выходной форме за календарный год должно печататься общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во "Вкладном листе кассовой книги".

Выходные формы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) выходные формы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.

Синтетический учет кассовых операций

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе в национальной валюте предназначен активный субсчет 120 "Касса", дебетовый остаток которого характеризует сумму денежных средств в кассе.

По дебету субсчета 120 в течение отчетного периода записываются суммы, поступившие в кассу независимо от их целевого назначения в корреспонденции со следующими кредитуемыми субсчетами:

100 "Текущий счет по бюджету", 102 "Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета", 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам", 112 "Текущий счет по депозитам" - при получении денег по чеку с текущего счета в банке;

160 "Расчеты с подотчетными лицами" - при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса;

140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 237 "Прочие источники" (410 "Прибыли и убытки") - при оприходовании излишков денежных средств, обнаруженных в результате инвентаризации;

170 "Расчеты по недостачам", 172 "Расчеты по специальным видам платежей", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", 180 "Расчеты с персоналом", 181 "Расчеты со стипендиатами" - при получении в кассу сумм дебиторской задолженности;

280 "Реализация продукции (работ, услуг)" (237 "Прочие источники") - при поступлении выручки от реализации продукции (работ, услуг).

По кредиту субсчета 120 в течение отчетного периода записываются суммы, выданные (списанные) из кассы, в корреспонденции со следующими дебетуемыми субсчетами:

100 "Текущий счет по бюджету", 102 "Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета", 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам", 112 "Текущий счет по депозитам" - при возврате денег из кассы на текущие счета в банке;

160 "Расчеты с подотчетными лицами" - на суммы аванса, выданного подотчетным лицам;

170 "Расчеты по недостачам" - на сумму недостачи в кассе, обнаруженной при инвентаризации (ревизии), отнесенной на кассира;

172 "Расчеты по специальным видам платежей" - при погашении кредиторской задолженности, образовавшейся при расчетах с родителями за содержание и обучение детей в детских учреждениях; с рабочими и служащими за питание, получаемое ими по месту работы, за форменную одежду, при расчетах за общежитие со студентами и учащимися;

174 "Расчеты по депозитным суммам" - при выплате депозитных сумм (например, денег больных при их выписке из больницы);

177 "Расчеты с депонентами" - при выплате депонированных сумм заработной платы, стипендий и др.;

180 "Расчеты с персоналом" - при выплате заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, пособий на детей;

181 "Расчеты со стипендиатами" - при выплате стипендиатам стипендий, пособий за счет средств социального страхования;

187 "Расчеты по исполнительным листам" - при выплате из кассы сумм по исполнительным листам (например, алиментов);

200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам" - при оплате из кассы фактических расходов; на сумму недостачи в кассе, обнаруженной при инвентаризации (ревизии) и отнесенной за счет организации.

На основании отчетов кассиров, в которых указаны коды субсчетов, корреспондирующих с субсчетом 120 "Касса", производятся записи в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. 381 (мемориальный ордер 1).

В этом учетном регистре операции за месяц обобщаются отдельно по дебету и по кредиту субсчета 120. В мемориальном ордере для записи операций по одному отчету кассира отводится одна строка (сколько отчетов кассира, столько будет заполнено строк). Поэтому, прежде чем делать запись в мемориальный ордер, необходимо сгруппировать суммы в разрезе корреспондирующих субсчетов по каждому отчету кассира.

Итоговые суммы оборотов за месяц по дебету и кредиту субсчета 120 (исключая обороты по текущим счетам в банке) переносятся в книгу "Журнал-Главная". Исключение оборотов по текущим счетам в банке из общей суммы мемориального ордера 1 следует сделать по той причине, что эти же обороты отражаются в мемориальных ордерах 2 и 3.

Контроль за соблюдением правил ведения кассовых

операций и меры ответственности за их нарушение

Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера организации.

В целях соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в квартал проводится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом всех денег и проверкой ценностей, находящихся в кассе. Для этого приказом руководителя организации назначается комиссия или привлекаются аудиторы. По результатам ревизии составляется акт установленной формы (согласно приложению 3 к Правилам ведения кассовых операций). При обнаружении ревизией недостачи или излишков ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций осуществляют налоговые, финансовые и другие государственные контролирующие органы.

Учреждения банков также осуществляют контрольные функции в отношении организаций, открывших у них счета.

Нарушение должностным лицом или кассиром Порядка ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин, то же деяние, совершенное повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за такое же нарушение, влечет наложение штрафа в размере от двадцати до тридцати базовых величин (ст. 11.7 КоАП).