4.5. Аналитический учет основных средств

Аналитический учет основных средств ведется в разрезе источников их приобретения (средства бюджета, средства предпринимательской деятельности, целевые средства, безвозмездно), материально ответственных лиц, мест нахождения (эксплуатации) по каждому инвентарному объекту.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Инвентарный объект - законченное конструктивное устройство со всеми│

│относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или│

│конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения│

│определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс│

│конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и│

│совместно выполняющих определенную работу │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Например, инвентарным объектом по субсчету "Здания" является каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации: система отопления, включая и котельную установку для отопления, внутренняя сеть газопровода и канализации со всеми устройствами, внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной аппаратурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения, подъемники (лифты).

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки обслуживают два и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Каждому инвентарному объекту основных средств, кроме библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер. Инвентарный номер в соответствии с Инструкцией N 125 (см. § 4.1) должен состоять из восьми знаков, из которых первые три - это код субсчета, четвертый - код группы основных средств по данному субсчету, а остальные четыре знака - порядковый номер предмета в группе, присвоенный ему по мере поступления в организацию. По тем субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Например, инвентарный номер 01630125 обозначает субсчет 016 "Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь", группу 3 "Хозяйственный инвентарь", порядковый номер объекта - 0125.

Инвентарный номер обозначается на жетоне, который прикрепляется к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер обозначается краской, например на обратной стороне ковров, или иным способом. Когда объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе одно целое, на каждом элементе должен быть обозначен инвентарный номер, присвоенный этому сложному объекту.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.

Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных за ветхостью, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.

Арендованные основные средства учитываются у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Инвентарные номера указываются в первичных документах, которыми оформляется поступление объектов основных средств, их перемещение внутри организации, выбытие из организации, и в регистрах аналитического учета.

Аналитический учет основных средств бухгалтерией ведется в инвентарных карточках.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.12.2003 N 168 утверждены две типовые унифицированные формы инвентарных карточек: инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. ОС-6); инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. ОС-6а).

Инвентарные карточки ф. ОС-6 ведутся в бухгалтерии по каждому инвентарному объекту, а инвентарные карточки ф. ОС-6а - по группам однородных объектов основных средств.

Инвентарные карточки открываются на основании первичных документов, которыми оформляется поступление основных средств в организацию (см. § 4.4), и технической документации, хранятся в картотеке бухгалтерии. Карточки в картотеке располагаются по видам и группам основных средств с подразделением внутри них по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях - дополнительно и по обслуживаемым организациям.

При открытии карточек указываются: наименование объекта, место его нахождения, организация-изготовитель, инвентарный номер, сведения о состоянии объекта на дату передачи (фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость и др.), первоначальная стоимость объекта на дату принятия к бухгалтерскому учету и нормативный срок службы, краткая индивидуальная характеристика объекта и другие данные. В карточке ставится подпись лица, заполнившего карточку. В соответствии с требованиями Инструкции N 125 в инвентарной карточке должен указываться источник приобретения; год, в котором последний раз начисляется амортизация.

При перемещении объектов основных средств внутри организации; при изменении первоначальной их стоимости в связи с реконструкцией, модернизацией; при проведении капитального ремонта; при выбытии и списании объектов об этом в инвентарных карточках производятся записи на основании соответствующих первичных документов. Типовые унифицированные формы первичных документов, которыми отражаются названные выше операции, утверждены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.12.2003 N 168. Такими документами являются:

накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2);

акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. ОС-3);

акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ОС-4);

акт о списании автотранспортных средств (ф. ОС-4а);

акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ОС-4б).

При проведении переоценки основных средств в инвентарной карточке указываются сведения об этом (дата, коэффициент пересчета, восстановительная стоимость).

При наличии в составе оборудования, приборов, вычислительной техники и других объектов драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.) в карточках указываются сведения об их наличии (наименование, единица измерения, количество, масса).

До момента списания объектов, независимо от степени их износа, драгоценные материалы учитываются по первоначальному их содержанию. При проведении ремонта необходимо проводить корректировку учетных данных о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней, исходя из содержания их в деталях, установленных и изъятых при ремонте. Такое требование содержится в Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней.

С целью сохранности инвентарных карточек они регистрируются в описи ф. ОС-10. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств с указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее количество страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с номера 1. В централизованных бухгалтериях описи ведутся в таком же порядке по каждой обслуживаемой организации. При выбытии и перемещении объектов в графе описи "Примечание" указывается дата (число, месяц, год) и номер мемориального ордера.

Для проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета, и сверки этих данных с синтетическим учетом ежеквартально или ежемесячно предназначена оборотная ведомость по субсчету ф. 326 или оборотная ведомость по материальным запасам ф. М-44. Ведомость составляется по каждому субсчету в разрезе источников финансирования, материально ответственных лиц. Остатки на начало и конец месяца (квартала) в ведомости должны совпадать с остатками в книге "Журнал-Главная".

Лица, ответственные за сохранность основных средств, обязаны вести пообъектный учет основных средств в местах их эксплуатации. Учет ведется в инвентарных списках ф. ОС-13.

В инвентарном списке записывается каждый инвентарный объект по отдельной строке с указанием номера и даты инвентарной карточки, инвентарного номера, первоначальной стоимости. При выбытии или перемещении объекта делается отметка об этом с указанием номера, даты документа и причины выбытия.

Данные пообъектного учета основных средств по местам их нахождения (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета основных средств.