3.1.3. Отчет подотчетного лица об израсходованных

суммах внутри республики

Сроки представления отчетов

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который они выданы, но не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки либо дня расходования денежных средств на иные цели (исключая день прибытия из командировки либо день расходования денежных средств на иные цели). В этот же срок неиспользованные деньги должны быть возвращены в кассу.

Денежные средства под отчет могут выдаваться путем перечисления их на карт-счета своих работников. Для оплаты командировочных и других расходов работники могут использовать корпоративные пластиковые карточки.

При использовании для оплаты расходов банковских пластиковых карточек (корпоративных или дебетовых личных карточек) работники обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который они выданы, но не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки либо дня расходования денежных средств на иные цели (исключая день прибытия из командировки либо день расходования денежных средств на иные цели). К отчету прилагаются карт-чеки и другие документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств. В этот же срок (не позднее 15 рабочих дней) должен быть представлен отчет об израсходованных суммах, если денежные средства под отчет выдавались работнику частично наличными и частично путем зачисления на карт-счет. При использовании для оплаты расходов дебетовой личной карточки неиспользованная сумма денежных средств должна быть возвращена работником путем внесения денежных средств в кассу организации либо осуществления работником банковского перевода с его карт-счета на счет организации.

Если банковские пластиковые карточки использовались исключительно для получения наличных денег, работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней при условии наличия у бухгалтерии организации (при использовании корпоративной карточки) либо у работника (при использовании дебетовой личной карточки) всей информации, необходимой для составления отчета. При отсутствии такой информации отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней. При использовании банковских пластиковых карточек для получения наличных денег (полностью либо частично) оставшаяся у работника неиспользованная сумма денежных средств должна быть возвращена организации путем внесения денежных средств в кассу.

При использовании работниками банковских пластиковых карточек (корпоративных или дебетовых личных карточек) неиспользованные денежные средства должны быть возвращены организации не позднее сроков, установленных для сдачи отчетов об израсходованных суммах (не позднее 3 (15) рабочих дней).

Суммы, полученные под отчет, по которым в установленные сроки не представлены документы и отчеты об их расходовании, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения указанного срока источником выплаты таких сумм не принято распоряжение об удержании задолженности по ним, считаются доходом работника.

Отчет об израсходованных суммах по командировке

Отчет об израсходованных суммах составляется по установленной форме. К отчету по командировке прилагаются оправдательные документы на произведенные расходы (командировочное удостоверение, оплаченные счета (квитанции), подтверждающие расходы по найму жилья, проездные билеты и другие документы). По требованию нанимателя к отчету об израсходованных суммах прилагается отчет о проделанной работе. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии должны быть заверены печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.

За время командировки работнику возмещаются следующие расходы:

по найму жилого помещения;

суточные;

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

другие расходы.

Оплата расходов по найму жилья. Количество дней для оплаты расходов по найму жилого помещения определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. За время нахождения в пути расходы по найму жилого помещения не оплачиваются (кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними).

В случае представления работником оплаченных счетов (квитанций) и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов, расходы оплачиваются в размере фактически понесенных расходов.

Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения оплачиваются по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь.

Если по условиям командировки предоставляется бесплатное помещение, оплата за наем жилья не производится.

Возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице при представлении подтверждающих документов.

В случае когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

Оплата суточных. Суточные (расходы по проживанию вне места постоянного жительства) за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути, оплачиваются по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Необходимо следить за изменением норм суточных и расходов по найму жилья.

Нормы суточных и расходов по найму жилья для органов государственного управления и организаций бюджетной сферы применяются в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

При однодневных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянной работы, устанавливается отдельная норма суточных. При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем и оговаривается в приказе о командировании работника.

Количество дней для оплаты суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии из места постоянной работы и о прибытии к месту постоянной работы (включая дни выбытия и прибытия).

Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается. В этом случае стоимость завтрака из стоимости проживания в гостинице исключается, а суточные выплачиваются в полном размере за все время нахождения в командировке.

Если сторона, принимающая командированного работника, обеспечивает его питанием за свой счет либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. При предоставлении командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового - 30% установленной нормы.

Работнику, заболевшему в месте командировки, возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней).

В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов.

Без представления проездных документов возможна оплата по минимальной стоимости проезда (с разрешения нанимателя) в случае отсутствия транспортного сообщения и только в пределах одного административного района.

Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Оплата других расходов. Работникам возмещаются расходы по междугородным телефонным переговорам в случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

При командировках внутри республики на автотранспорте предприятия стоимость приобретенного бензина или другого топлива на основании подтверждающих документов не включается в командировочные расходы, а возмещается командируемому работнику как расходы по приобретению материалов за наличный расчет при наличии разрешения обслуживающего банка в пределах установленных законодательством норм расчетов наличными денежными средствами.

Отчет об израсходованных суммах при приобретении продукции

(товаров, работ, услуг)

К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы по их приобретению. Такими документами могут быть:

квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1 (приходный кассовый ордер применяется для приема денежных средств предприятиями, организациями, а также индивидуальными предпринимателями);

второй экземпляр квитанции формы КВ-1 (бланки квитанций применяются для приема денежных средств при реализации юридическими и физическими лицами продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет в пунктах продажи (обслуживания), где необязательно использование кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем);

квитанция к талону формы 20-ФС (талон применяется для приема денежных средств при реализации юридическими и физическими лицами продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет);

другие документы, утвержденные в соответствии с законодательством, предназначенные для оприходования наличных денежных средств;

кассовый чек (без товарного чека). В кассовом чеке должны быть указаны номер чека, наименование организации (предпринимателя), дата продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цена товара (работы, услуги), сумма, идентификатор кассира;

кассовый чек с приложением товарного чека (в случае отсутствия в кассовом чеке заполненных реквизитов, указанных выше). В товарном чеке должны быть указаны номер чека, наименование организации (предпринимателя), дата продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цена товара (работы, услуги), сумма. Он должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;

карт-чеки (при использовании для оплаты приобретенной продукции (товаров, работ, услуг) банковских пластиковых карточек);

при приобретении материальных ценностей, кроме документов, подтверждающих расходование наличных денежных средств, прилагается копия документа, подтверждающая сдачу и оприходование ценностей на склад организации.

Формы КО-1, КВ-1, 20-ФС утверждены Приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 N 311 и являются бланками строгой отчетности.