Управление ликвидностью: как сохранить платежеспособность компании

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

• 5 урок

• 6 урок

• 7 урок

• 8 урок

• 9 урок

5 УРОК ИЗ 9

Как создать систему управления платежами

Владимир КозинецДиректор департамента казначейства и управления риска...

В предыдущих уроках мы разобрали, какие инструменты помогут точно планировать движение денежных средств и управлять рисками ликвидности. Чтобы эти инструменты работали, у компании должна быть настроена система управления платежами. Этот урок поможет вам самостоятельно подготовить систему создания и согласования заявок на платеж, формировать бюджет движения денежных средств (БДДС) и работать с платежной системой.

Как подготовить систему создания и согласования заявок на платеж

Единого правила, как создавать заявки и согласовывать платежи — нет. Каждая компания подходит к этому по-своему. Однако есть базовые принципы, которые нужно соблюдать, чтобы эффективно управлять ликвидностью. Даже если БДДС спланирован точно, нарушение платежной дисциплины приведет к кассовым разрывам.

Первый этап — создание заявки на платеж. Это нужно делать на уровне ответственных за платеж — держателей контрактов. Форму заявки каждая компания выбирает сама в зависимости от того, какую аналитику она использует.

Когда формируете цепочку согласования заявки на платеж, нужно найти баланс между жадностью и страхом — скоростью и безопасностью. Например, если заявку согласовывает один человек — это повышает скорость оплаты, но небезопасно. Если в согласовании участвуют 10 человек, наоборот. Любую заявку нужно согласовывать минимум с двумя людьми — исполнителем заявки и ответственным лицом другого подразделения.

Важно четко определить роль каждого участника цепочки согласования заявки. Например, при централизации казначейства будет ошибкой навязывать единый алгоритм всем дочерним компаниям или филиалам, не учитывая особенности их работы. Это ухудшает бизнес-процессы, а иногда приводит к саботажу на местах.

Пример

Компания «Рольф» внедрила электронную систему согласования заявок на платеж. Для участников разработали порядка семи ролей, которые зависели от вида платежа, конкретной дочерней компании или филиала. Роли можно было совмещать на нескольких людей.

Как только заявка прошла все внутренние согласования, ее вносят в реестр платежей. На уровне реестра казначейство выбирает, с какого расчетного счета эту заявку исполнить. В некоторых компаниях казначейство контролирует соответствие заявки бюджету. Это зависит от культуры компании, ее внутренних регламентов, размеров платежа и т. д.

Посмотрите на схеме, как можно выстроить систему платежей в компании.

Схема. Бизнес-процесс «Платеж» и способы его контроля

Какие могут быть риски. В зависимости от размера бизнеса казначейство отправляет в день от одного до нескольких сотен платежей. Если вы заранее не спрогнозируете риски при оплате, потратите деньги и время, чтобы устранить ошибку. Разберем возможные проблемы.

1. Лишние расходы. Такое бывает, когда инициатор обходит процедуру согласования из-за срочности. Бухгалтерия получает некорректную информацию, отдел закупок нарушает последовательность утверждения платежа, а фирма в итоге теряет деньги.

Пример

Компания приобрела новый бизнес-центр. В нем уже было несколько арендаторов. Отдел закупок прислал счет на замену лифтов. По телефону сотрудники пояснили, что лифты не работают и из-за этого съезжают съемщики. Бухгалтерия счет оплатила.

Когда начали разбираться с проведенными платежами, выяснилось, что лифта в здании никогда не было. А снабженцы ссылались на одного из арендаторов, который хотел снизить плату за офис, потому что отсутствовал лифт. Итог — компания оплатила то, что не требовалось, удалось вернуть только часть суммы. Руководство лишило сотрудников премии.

2. Некорректные реквизиты или формулировка. Сотрудники должны перепроверять реквизиты и назначение в платежке и выставленном счете, когда формируют оплату. Например, если в налоговых платежах указать некорректный КБК, то это приведет к штрафам, пеням. Могут даже заблокировать расчетный счет. Также контролирующие органы проверяют крупные платежи свыше 600 тыс.

Пример

Новый казначей компании ошибся в формулировке, когда заполнял платежное поручение. Назначение платежа вызвало у сотрудников финансового мониторинга банка подозрение в отмывании денег. Менеджер банка не смог дозвониться до компании и отправил запрос на подтверждающие документы заказным письмом.

Сотрудники компании не успели подготовить документы в срок, поэтому банк заблокировал расчетный счет. В итоге потеряли крупного поставщика, так как не смогли оплатить партию товара.

3. Нарушение срока оплаты. Если никто не отслеживает своевременность оплаты и не планирует финансовые потоки, можно упустить момент, когда компания должна оплатить счет либо обеспечить достаточный объем средств. Нарушите срок оплаты, потеряете контрагента, придется выплачивать неустойку и штрафы.

 Пример

Компания выиграла тендер — ей предстояло модернизировать нефтяную скважину для госпредприятия. Но казначейство не оплатило один из счетов за комплектующие. Из-за этого сдвинулись сроки поставки на месяц. К модернизации компания приступила со значительным опозданием, сорвала график выполнения работ. Заказчик выставил штрафные санкции. Фирма не только не получила запланированную прибыль, но и понесла убытки.

Как работать с платежным календарем и реестром платежей

Параллельно с созданием и согласованием заявок на платеж в компании формируют прогноз движения денежных средств и остатков на счетах. Делают это с помощью платежного календаря, который помогает мониторить проблемы ликвидности. Финансовый директор должен проводить управление этими процессами на трех уровнях: стратегическом, операционном и тактическом.

Стратегический уровень. На стратегическом уровне компания планирует бюджет движения денежных средств. Например, компания «Рольф» готовит револьверную модель БДДС на три года вперед. В такой модели нет детализации, но так можно оценить объем финансовых средств, которые потребуются компании и на какой срок. На основании этих данных уже работать с банками, точечно выбирать финансовые инструменты для управления ликвидностью — кредитные линии, овердрафты и т. д.

Операционный уровень. На этом уровне формируют платежные позиции. Их составляют прямым методом — это статья БДДС, дата, сумма. Реализовать платежную дисциплину можно вручную или с помощью Excel, информационных систем.

Платежная позиция — это не отчет и не документ, который необходимо анализировать по план-факту. Наоборот, это скорее канал коммуникаций между бизнесом и казначейством в тех платежах, которые необходимо сделать. Чем точнее бизнес заполняет платежную позицию и чем раньше подает данные, тем лучше казначейство может подготовиться к будущим платежам.

Заявку на платеж можно формировать разными способами:

• под конкретный платеж;

• под контракт — заявка на длительный срок, которую можно разбивать на подзаявки, чтобы видеть лимит по контакту.

Тактический уровень. На этом компания формирует платежный календарь. Платежный календарь можно строить от платежной позиции или от годового бюджета.

От платежной позиции — компания готовит платежный календарь по всем имеющимся заявкам, например на месяц, и обновляет его. Если вы планируете из годового бюджета, то выберите детализацию по месяцам. На основании этой детализации разработайте ежемесячный платежный календарь. Можно применить оба метода, чтобы исследовать возможные отклонения и понимать их причины.

Пример

Компания «Рольф» выбрала для планирования платежного календаря горизонт от четырех до пяти месяцев. Горизонт вывели эмпирически. С одной стороны, это нормальный средний срок, чтобы в случае кассового разрыва можно было подготовить одну из кредитных линий или провести с банком дополнительные переговоры о расширении текущих лимитов. С другой — с учетом бизнес-процессов компании точно спланировать движение денежных средств можно только на три-четыре месяца. Так компания использует скользящую револьверную платежную позицию, которую еженедельно обновляет на ближайшие пять недель. На основании ежемесячного платежного календаря компания делает план-факт анализ, оценивает эффективность планирования, выявляет ошибки и разделяет ошибки на человеческий фактор, бизнес-необходимость и т. д.

Если нужно расширить горизонт планирования, то готовьте платежный календарь косвенным методом. Он не так точен, как при прямом методе, но рассчитан на долгосрочную перспективу.

Косвенный метод даст понятную картину того, что компанию ждет в течение года в отношении денежных средств, какие кассовые разрывы будут существенными, к чему готовиться.

Если это вызывает сложности, то план-факт анализ можно проводить уже на уровне годового БДДС.