Как использовать Power bi для мониторинга контрольных показателей

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

• 5 урок

2 УРОК ИЗ 5

Инструменты фильтрации данных и расчетов

Станислав Салостейэксперт, автор обучающих программ: «Бизнес-решения в ...

В этом уроке рассмотрим, как работают инструменты фильтрации данных и как загружать данные из разных источников.

Посмотрим, как устроен Power BI в части подготовки данных для построения интерактивного отчета.

Здесь мы видим холст, визуализацию, список полей, список значений, ленту и переключатель между представлениями режимов (отчетов, таблиц, связей).

Разберемся, как загружать данные. Нам нужно загрузить три вида данных.

• файл Excel (таблица);

• гугл Диск (такая же таблица, но находится в Google облаке);

• подключение к 1С.

Подробнее о подключении к 1С. Выделяют два принципиальных способа подключения к 1С:

1) подключение напрямую к базе данных или к файловой системе. Этот способ требует существенной доработки базы, чтобы построить корректную модель.

2) через выгрузку файлов в папку или выгрузка файлов в XML.

Все данные разных форматов нужно будет загрузить в Power BI и объединить в единую базу.

Как загрузить в Power bi файл Excel

Чтобы построить запрос к источнику данных, заходим на вкладку «Главная» и находим пункт «Получить данные». В выпадающем в диалоговом окне выбираем пункт «Excel». Находим нужную папку с данными и выбираем, например, «Нижегородское направление». Открывается окно выбора данных, выбираем файл. Нажимаем кнопку «Правка».

Переходим в окно «Редактор запросов» (Power Query).

Начнем изменение файла. Необходимо:

• привести в порядок заголовки;

• заполнить вниз пустые значения;

• удалить промежуточные итоги.

Все действия, совершающиеся в Power BI, записываются справа в разделе «Примененные шаги». Все действия должны заканчиваться командой «Измененный тип», но вначале работы с запросами его нужно удалять, чтобы результат был корректным. Скрываем список запросов.

Сделаем первую строку заголовком. Вкладка «Преобразования» – выбираем пункт «Использовать первую строку в качестве заголовка». В поле «Примененные шаги» появился шаг «Повышенные заголовки», и здесь же удаляем пункт «Измененный тип».

Нужно протянуть значения вниз. Выделяем столбцы с самой низкой детализацией. Переходим на вкладку «Преобразование», выбираем команду, обозначенную ярлыком «Стрелка вниз», – автоматически все значения протягиваются вниз.

Удалить промежуточные итоги. Выделяем столбец с самой большой детализацией, нажимаем на фильтр (справа на вкладке) и выбираем пункт «Удалить пустые».

Метод «Условный столбец» применяется в ситуациях, как в нашем примере: если удалить строки «Остаток на начало» и «Остаток на конец», то эти остатки исчезнут.

Как создать «Условный столбец»

Выберем столбец с наибольшей детализацией – «Менеджер» и столбец «Поток», в котором есть слово «Остаток».

Добавим «Условный столбец» во вкладке «Добавить столбец» и зададим условия:

• если в ячейке столбца «Менеджер» значение не пустое, тогда в ячейку записывается значение, которое там находиться

• и если в ячейке столбца «Поток» есть слово «Остаток», то в ячейку выводится значение столбца, в противном случае – значение null.

Появляется столбец, который и показывает, что нужно удалить.

Преобразовать даты в столбец. Выделяем столбцы с текстовыми значениями, переходим в «Преобразование», находим «Отмена свертывания столбцов», щелкаем на фильтр, выбираем команду «Свертывание других столбцов».

Теперь наши данные преобразовались в базу. Получаем такой вид:

Можно переименовать столбы обычным способом, но это добавляет в «Примененные шаги» лишнее описание, поэтому предлагаю другой способ.

Переименование столбца в формуле. Открываем строку формул. Чтобы ее запустить, заходим на вкладку «Просмотр», находим «Строка формул» и ставим галочку. Разворачиваем строку формул, и уже в формуле производим переименование.

Привести даты в правильный формат. Выделяем столбец «Дата». Заходим на вкладку «Преобразование», находим пункт «Тип данных», выбираем «Дата». Таким образом, даты преобразовались в нужный формат.

Приводим в порядок типы столбцов. Выделяем весь документ, переходим на вкладку «Преобразование» и выбираем команду «Определить тип данных». Типы данных автоматически расставились.

Часть базы данных готова. Это организованный список, и на его основе теперь можно строить отчеты.