Эффективные коммуникации

• 1 урок

• 2 урок

1 Урок из 2 Алгоритм эффективных коммуникаций

Иоланта СаркисянCEO в Brand Lovers: внутренние коммуникации и HR-марк...

В этом уроке разберем, как выстроить эффективные коммуникации в своем отделе и в компании в целом. Закрепим навыки личного или опосредованного взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством в процессе работы.

Как пошагово выстроить коммуникацию с сотрудниками

Чтобы коммуникации в вашем отделе были эффективными, информация доходила четко и была актуальная обратная связь, необходимо:

1. обозначить цели и задачи коммуникации;

2. изучить свою целевую аудиторию и понять ее потребности;

3. выбрать эффективные инструменты для передачи информации;

4. проявить корректность и своевременность;

5. собрать обратную связь.

Любое сообщение, как и любая коммуникация, должно решать определенную проблему – только определившись с целью, вы поймете, в каком направлении двигаться дальше по этому алгоритму.

Определить четкую цель вам помогут ответы на следующие вопросы:

С какой целью я это делаю?

Какого эффекта я хочу добиться?

Какое поведение хочу стимулировать?

К примеру, в IBM, проведя собственное исследование, обнаружили, что 72 процента сотрудников не имеют полного представления о стратегии компании. Конечно, это сказывается и на мотивации персонала, и на результатах его работы.

Следующий шаг – разобраться, с кем именно вы планируете коммуникацию: что это за сотрудники, какова их квалификация, должностные обязанности и т. д. Это могут быть сотрудники только вашего отдела или смежных подразделений, с которыми вам необходимо построить кросс-функциональные связи. Например, нужно рассказать о новых правилах платежной дисциплины, порядке сдачи бюджетов в финансовую службу и т. д.

Чтобы определить свою целевую аудиторию, ответьте себе на следующие вопросы:

Кому предназначается сообщение?

Какую должность занимают эти сотрудники?

Сколько их?

Какой информацией они располагают?

Какую информацию они хотят получить?

 

Какие каналы коммуникации с сотрудниками использовать

Нам доступны несколько каналов коммуникации:

• личные встречи;

• рассылки;

• конференции;

• блог.

У каждого из этих каналов связи свои преимущества и недостатки. Разберем каждый подробнее.

 

Личные встречи. Один из самых эффективных методов, если нужно решить сложную ситуацию или получить обратную связь. Регулярность встреч может быть один раз в месяц или квартал. При организации личных встреч стоит использовать метод каскадирования информации. Каскадирование – распространение информации сверху вниз по иерархии организационной структуры, например, от первого лица компании к директорам дивизионов, далее к руководителям подразделений и т. д. Выделяют простое и детализированное каскадирование.

Каскадирование информации при личных встречах

Простое каскадирование	Детализированное каскадирование
Объем информации и содержание сообщения не меняются	Информация меняется в зависимости от адресата
Информация затрагивает интересы каждого	С каждым уровнем сообщение сужается в объеме
Моментальная обратная связь

 

Рассылки. Этот вид коммуникации оптимально использовать для регулярной коммуникации или для сообщения простой и понятной информации. Основные правила, которых вам стоит придерживаться:

• информация должна быть структурированной и лаконичной;

• все подробности нужно указывать во вложениях;

• по завершении рассылки необходимо отметить контактное лицо, готовое ответить на все вопросы.

 

Конференции. Формат аудио- или видеоконференции позволяет быстро получить обратную связь, провести опрос, что-то продемонстрировать или рассказать. Основные правила для этого вида коммуникации:

• предварительная подготовка – важно обозначить список выступающих, прописать тезисы;

• взаимодействие с аудиторией – необходимо получать обратную связь по ходу конференции.

 

Блог. Формат блога прекрасно подходит для размещения новостей, важной информации, инструкций, регламентов, обновлений и т. д. Здесь основные правила:

• регулярно обновлять информацию;

• готовить дополнительные рассылки с анонсами.

Пример

У вас появился новый блок в автоматизированной системе – «Заявка на платеж». Вам нужно выстроить такую коммуникацию, чтобы у вашей службы не было проблем с другими подразделениями, когда они в будущем будут присылать вам свои заявки. Пройдем по алгоритму.

Цель коммуникации – чтобы сотрудники формировали заявки правильно и вовремя.

Целевая аудитория – сотрудники, отвечающие за подготовку заявок на платеж в каждом подразделении.

Канал коммуникации – видеоконференция, на которой будет демонстрация новой системы и порядка заполнения заявки. Можно будет на месте ответить на вопросы и устранить возможные проблемы, с которыми могут столкнуться сотрудники.

Блог – опубликовать новость об изменениях, приложить инструкцию по работе с новой заявкой на платеж.

Рассылка – разослать приглашение на конференцию, сделать рассылку с новостью в блоге.