10. Пошук і заміна в документі

Для пошуку й заміни тексту, форматів і спеціальних символів у текстових документах використовується команда меню Правка ►Найти. Об'єктом по­шуку є:

• рядок символів - задається зразок тексту для пошуку;

• форматні характеристики елементів тексту (шрифт, абзац, табуляція, мова, рамка, стиль і т.п.);

• спеціальні символи (роздільники абзаців, сторінок, колонок і т.п.).

Настроювання команди виконується в діалоговому вікні Найти и заме­нить (для Word 2003 вікно має трохи більше параметрів настроювання):

• Направление поиска вказується від поточної позиції курсору в тексті документа (вперед, назад, скрізь).

• Учитывать регистр - розходження рядкових і прописних букв у пошу­ковому зразку.

• Только словом целиком.

• Подстановочные знаки - для складних умов пошуку.

• Произносится как - пошук слів, однаково вимовних із зазначеним ряд­ком символів, але які мають інше написання.

• Все словоформы - для заміни всіх форм слова в поле Знайти, що відпо­відають формам слова в поле Замінити на, при цьому обоє слова ставляться до однієї й тій же частині мови.

Якщо у вікні Найти и заменить встановлений прапорець Подстановоч­ные знаки, натискання текстової кнопки Специальный виводить список під­становочних знаків для вибору.

У противному випадку виводиться список знаків, що не друкуються.

При пошуку й заміні форматів окремо вказується формат: Шрифт, Аб­зац, Табуляция, Язык, Рамка, стиль, Выделение цветом. У поле Найти вво­диться вихідний формат, у поле Изменить вказується новий формат.

4.4. Логічне розширення тексту документа. Шаблон, збереження, властивості документа

1. Логічне розширення тексту документа

Логічним розширенням тексту є виноски, примітки рецензентів, перехре­сні посилання, змісти, предметні покажчики, списки ілюстрацій, що дозволяють повніше розкрити значеннєвий зміст документа, дати необхідні пояснення й коментарі до тексту документа.

Виноски. Розрізняють звичайні виноски (внизу кожної сторінки) і кінцеві списки (наприкінці тексту документа). Виноска містить значок і текст, що по­яснює. Для створення виноски треба:

• установити курсор за словом, до якого відноситься виноска;

• вибрати команду меню Вставка ►Ссылка ►Сноска;

• у діалоговому вікні Сноски можна вибирати тип і символ виноски, зада­вати параметри виноски (положення виноски в документі - внизу тексту або внизу сторінки, наприкінці документа, наприкінці розділу, формат і почат­ковий номер виноски).

Значок виноски розміщається в основному вікні текстового документа, а текст виноски - у службовому вікні Сноски. При підведенні курсору в тексті документа до виноски він змінює форму й на екран у спеціальному вікні виво­диться текст виноски. Для редагування виноски варто виділити її значок і двічі клацнути лівою кнопкою миші. Для видалення виноски після виділення значка виноски натискається клавіша Del.

Примітки. Примітки вводяться рецензентом як схований текст, що дос­тупний для перегляду й редагування. У місці вставки примітки змінюються колірні установки тексту. Кожна примітка має ініціали рецензента. Для ство­рення примітки треба:

• установити курсор у місце вставки примітки;

• виконати команду меню Вставка ►Примечание;

• у вікні Примечание в нижній частині екрана вибрати або ввести ініці­али рецензента, текст примітки, звукове оформлення примітки (необов’язкове);

• натиснути кнопку Закрыть на панелі рецензування (якщо її немає необ­хідно зробити настроювання панелі, установивши на ній команду Сервис ► Настройка ► Все команды ►ClosePanel), щоб закрити ві­кно перегляду рецензента.

При підведенні курсору до місця вставки примітки курсор змінює форму, і на екран виводиться спеціальне вікно, що містить текст примітки. Для примі­ток існує контекстне меню, що містить команди:

• Изменить примечание - відкрити вікно приміток для редагування;

• Удалить примечание.

Перехресні посилання. Перехресні посилання використовуються для швидкого переходу до потрібних частин текстового документа. Тому перехре­сні посилання використовують для зв'язку самого посилання з абзацом, заголо­вком структурної частини документа, закладкою, виноскою, малюнком, табли­цею, формулою. Залежно від типу об'єкта змінюється зміст посилання. Напри­клад, якщо об'єкт - таблиця, то перехресне посилання може включати на­зву таблиці, стандартне слово Таблиця й номер таблиці, номер сторінки, на якій розташована таблиця, а також указати тип вище/нижче щодо перехресного по­силання. Найбільше часто перехресні посилання використаються в головних документах, що поєднують вкладені документи.

Порядок створення посилань:

1. Створити об'єкти посилання: закладки, назви таблиць, формул, малюнків і т.п.

2. Установити курсор у місце вставки посилання.

3. Увести текст, що пояснює посилання,, наприклад перейти до таблиці 2;

4. Виконати команду меню Вставка ►Ссылка ►Перекрестная ссылка:

• вибрати тип посилання (об'єкт) і об'єкт посилання;

• вибрати вид посилання Вставить ссылку на;

• указати спосіб вставки Как гиперссылка;

• додати слова «выше» або «ниже»;

• нажати кнопку Вставить

При зміні місця розташування об'єкта, на який зроблене посилання, авто­матично змінюється перехресне посилання, перехресне посилання можна вида­лити після її виділення клавішею Del. Для зміни об'єкта, на який зроблена пере­хресне посилання, варто виділити перехресне посилання й повторно вико­нати команду меню Вставка ►Ссылка ►Перекрестная ссылка й змінити її пара­метри.

Зміст. Зміст створюються автоматично для документів які мають стилі­зовані заголовки структурних частин документа. Для створення змісту необ­хідно виконати команду Вставка► Ссылка ► Оглавление и указатели. У ді­алоговому вікні Оглавление и указатели вибрати необхідний вид змісту (кла­сичний, із шаблона й т.д. рис.4.8).

Покажчики. Під покажчиком у текстовому процесорі розуміється Пред­метний покажчик. Предметний покажчик містить перелік використаних у тек­стовому документі термінів із вказівкою сторінок, на яких вони згадуються. Предметний покажчик складається з елементів. Можна створювати предметні покажчики до 3 рівнів підпорядкування типу «Головний»- «Підлеглий 1 рівень» - «Підлеглий 2 рівень». Перед тим як створити елемент покажчика необхідно його позначити, далі вибрати пункт меню Вставка ► Ссылка ► Оглавление и указатели та вкладку Указатель, у діалоговому вікні, що відкрилося, Опре­деление и указатели натиснути на кнопку Пометить, відкриється діалогове вікно Определение элемента указателя в якому вказується основний і додат­ковий елемент предметного покажчика. Для позначки елементів покажчика можуть використатися також клавіші Shift + Alt + X. Після створення елементів пред­метного покажчика можна здійснити його збірку. Для цього в діалоговому ві­кні Вставка ►Оглавление и указатели, вкладка Указатель, натиснути на кно­пку ОК. Після внесення змін у текст предметного покажчика його обновля­ють клавішею F9. Предметний покажчик можна створити на основі словника, у якому представлені всі ключові слова, у команді Вставка ►Ссылка ► Ог­лавление и указатели на вкладці Указатель варто нажати кнопку Автопо­метка й указати файл словника. Елементи покажчика в тексті докуме­нта будуть створені автоматично.

Рисунок 4.8. Діалогове вікно Оглавление и указатели

Редакторське виправлення. Текстовий процесор дозволяє вносити ви­правлення в текст документа редактором. Редакторське виправлення автор до­кумента може прийняти або відмовитися від нього. Виправ­лення в тексті доку­мента маркіруються (підкреслюються, закреслюються, виді­ляються іншим ко­льором). Виправлення можуть виводитися на екран або на друк. Вид марке­рів задається командою меню Сервис ►Параметры. Зви­чайно новий текст у до­кументі підкреслюється й виділяється червоним кольо­ром, що видаляється за­креслюється. Для початку запису виправлень документа виконується команда меню Сервис ►Исправления. Команда меню Сервис ►Исправления вста­новлює панель Рецензирование, на якій можна ві­добра­зити для перевірки ви­хідний документ і змінений, а також виправлення в цих доку­ментах.

За допомогою текстових кнопок можна встановити додаткові режими:

• Принять выделенные исправления - внесення всіх виправлень у доку­мент;

• Отклонить выделенные исправления - видалення всіх виправлень, віднов­лення вихідного тексту документа.

Інші кнопки дозволяють вибірково обробляти наступні / попередні ви­правлення або примітки.