6.9.2. Побудова таблиць та діаграм

Побудова таблиць. Для побудови таблиць треба перш за все знати загальну кількість стовпців та рядків таблиці. Потім треба виділити стовпці та рядки і за допомогою команди Формат ►Ячейки ►Граница вказати зовнішні та внутрішні межі таблиці (або за допомогою піктограми Внешние границы). Далі треба надати відповідного виду таблиці. Для цього треба об’єднувати комірки якщо це необхідно за допомогою команди Формат ►Ячейки ►Вырав­нива­ние та прапорця объединение ячеек рис. 6.29.

Крім того у вікні Формат ячеек необхідно вказати відповідне вирівнювання по горизонталі, вертикалі, перенесення по словам та відповідну орієнтацію текста від – 90⁰ до 90⁰.

На цій вкладці також можна вказати напрям тексту: по контексту, зліва на право, з права на ліво.

Рисунок 6.29. Головне вікно для форматування таблиць

Після надання відповідного виду таблиці треба заносити в комірки текстові та числові дані. Для текстових та числових даних треба вказувати відповідний шрифт. Для цього потрібно виконати команду Формат ►Ячейки ►Шрифт (рис. 6.30).

На вкладці Шрифт можна також встановити якщо це необхідно надстрокові та підстрокові видозміни. При введенні чисел треба вказу­вати необхідний формат чисел який встановлюється за допомогою команди Формат ►Ячейки ►Число (рис. 6.31). Вкладка Число дозволяє вибрати один з 11 числових форматів та вказати число десяткових знаків після коми для десяткових чисел.

Рисунок 6.30. Вікно для встановлення шрифту

Рисунок 6.31. Вікно для встановлення числових форматів

Для чисел можна також вказувати грошовий або фінансовий формат. Ці формати практично одина­кові за тим винятком що у фінансовому форматі грошові величини вирівню­ються по роздільнику цілої та дробової частини.

Для надання таблиці відповідного кольору використовується вкладка Вид.

Для того щоб захистити дані таблиці від несанкціонованого доступу до них треба виконати команду Формат ►Ячейки ► Защита.

Але захист буде діяти тільки після того як буде виконана команда Сервис ►Защита ►Защитить лист.

Побудова діаграм. Графік чи діаграма це не що інше як графічне відображення даних таблиці. Тому для побудови їх необхідно мати таблицю. Для побудови графічних зображень даних таблиці використовується програма MS Graph яка визивається командою Вставка ► Объект ► Диаграмма Microsoft Graph. За допомогою програми ділової графіки з урахуванням обмежень можна:

• виконувати статистичну обробку даних (побудова рядів даних у вигляді гістограм розподілу – графічне відображення змінних даних, графіків згладжування);

• прогнозувати значення економічних показників (побудова трендових моделей);

• візуально підбирати параметри моделей.

Основні технічні обмеження програми Microsoft Graph наведені в таблиці 6.3.

Таблиця 6.3. Основні технічні обмеження Microsoft Graph

Параметр	Обмеження
Максимальна кількість діаграм	Об'єм наявної пам'яті
Максимальне число листів діаграм	255
Максимальне число рядів даних в діаграмі	255
Максимальне число точок даних в одному ряду даних для плоских діаграм	32 000
Максимальне число точок даних в одному ряду даних для об'ємних діаграм	4 000
Максимальне число точок даних у всіх рядах даних однієї діаграми	256 000

Діаграма складається з наступних стандартних елементів:

• область діаграми - прямокутник, в якому знаходиться область побудови діаграми, заголовки діаграми, легенда;

• область побудови діаграми - включає діаграму разом з осями і рядами даних;

• ряд даних (діапазон даних) - сукупність числових значень одного стовпця або одного рядка (дані осі Y);

• точка ряду - окреме значення;

• вісь значень (вісь Y) - для відображення значення точок ряду;

• вісь категорій (вісь X) - для відображення міток (числових або текстових), з якими пов'язані значення рядів;

• стіни і кути - фонові прямокутні площадки (тільки для об'ємних гістограм, лінійчатих діаграм);

• основні і допоміжні лінії, лінії сітки;

• легенда - для виведення умовних графічних позначень рядів.

Діаграми можна будувати за допомогою команди Вставка ► Объект ►Диаграмма Microsoft Graph або за допомогою майстра діаграм виконав команду Вставка ►Диаграмма або за допомогою значка Мастер диаграмм на панелі інструментів.

Діаграма – креслення, що наочно показує співвідношення між різними величинами.

На діаграмі кожна величина зображується прямолінійним відрізком або фігурою (прямокутник, круг, і тому подібне), причому вибирається відповідна одиниця вимірювання.

Побудова діаграм за допомогою майстра діаграм виконується за чотири кроки.

Нехай нам потрібно побудувати графік залежності середньорічної вартості основних фондів від їх виду (табл. 6.4).

Таблиця 6.4. Розрахунок амортизаційних відшкодувань

На першому кроці вибирається тип діаграми (рис. 6.32). Розрізняють стандартні і нестандартні типи діаграм. Усередині вибраного типу існують специфічні формати (види) діаграм.

Рисунок 6.32. Вибір типу діаграми

На вигляд розрізняють площинні і об'ємні діаграми. Основні типи діаграм Microsoft Graph:

• Гистограмма - має форму прямокутників і дозволяє зіставляти дані одного ряду, декількох рядів, відображати внесок кожної категорії в загальній сумі, відображати частку (у відсотках) кожної категорії в загальній сумі.

• Линейчатая - є аналогом діаграми Гістограма, розгорненою на 90.

• График - є аналогом діаграми Гістограма, але використовує іншу форму - лінії.

• Круговая - будується тільки для одного ряду (одновимірний масив значень вектор - рядки або вектор - стовпця).

• Точечная - аналог діаграми Гістограма, значенням рядів відповідають крапки, які можуть з'єднуватися лініями (відрізками або згладженими кривими).

• С областями - аналог діаграми Гістограма, використовуються заповнені області.

• Кольцевая- аналог діаграми Круг, але для декількох рядів даних.

• Лепестковая - зображення рядів значень по декількох координатах.

• Поверхность- зображення в трьох вимірюваннях у вигляді поверхні, пошук якнайкращого поєднання в двох наборах даних.

• Пузырьковая - зображення наборів з 3 значень, подібна до точкової діаграми, розмір бульбашки - значення третьої змінної.

• Биржевая - зображення наборів з 3-5 значень.

На другому кроці (рис.6.33) вказуються дані які треба відкласти по осі Y та осі X а також ім’я ряду. Це можна робити різними способами, але спочатку розглянемо послідовну побудову графіка.

Рисунок 6.33. Другий крок на якому вказується діапазон даних по осі Y

Дані які треба відкласти по осі Y знаходяться в стовпці В тому вказуємо діапазон $В$5:$В$9 та зазначаємо Ряды в: столбцах. Далі відкриваємо вкладку Ряд для того щоб вказати підписи (або дані) по осі X та вказати ім’я ряду значень які ми відклали по осі Y (рис.6.34).

Рисунок 6.34. Другий крок на якому вказується діапазон даних по осі X та ім’я ряду даних по осі Y

Таким чином дані по осі Y ми вказали на вкладці Диапазон данных. Підписи по осі X вказали на вкладці Ряд.

Як видно на рис. 6.34 підписи по осі X вказуються в полі Подписи по оси Х:, ім’я ряду вказується в полі Имя. Текстові дані по осі Х вказуються за допомогою діапазону в якому знаходяться Види основних фондів, що будуть відо­бра­жені по осі Х. Ім’я ряду вказу­ється за допомогою адреси комірки в якій знаходиться ім’я даних осі Y.

На малю­нку видно що не всі дані відображені по осі Х це означає, що графік після його побудови треба ще редагувати, наприклад змінити масштаб.

На третьому кроці треба вказати параметри діаграми:

• заголовки;

• подписи данных;

• оси;

• таблица данных;

• линии сетки;

• легенда.

Перш за все треба вказати заголовки діаграми. Для цього в полі Название диаграммы: вказується назва діаграми, в полі Ось Х (категорий): вказується назва осі Х, в полі Ось Y (значений) вказується назва осі Y.

Рисунок 6.35. Діалогове вікно для того щоб вказати параметри діаграми

На вкладці Линии сетки можна вказати основні та проміжні лінії по осі Y та осі Х.

На вкладці Легенда можна вказати де буде розміщена легенда: внизу, в правому верхньому куту, зверху, справа, зліва.

Вкладка Подписи данных необхідна для відображення значень ряду даних на графіку, підпису імен рядів та категорій.

Вкладка Таблица данных дає можливість приєднати таблицю до графіка.

На четвертому кроці треба вказати на якому листі буде розміщена діаграма (рис. 6.36).

Рисунок 6.36. Вікно в якому вказують де буде розташована діаграма

Після клацання по кнопці Готово на екрані з’явиться діаграма яку треба редагувати. На рис. 6.37 показана готова діаграма після редагування.

Рисунок 6.37. Відредагована діаграма

Для редагування діаграми найкраще використовувати контекстне меню відповідних елементів діаграми.

Основні команди контекстних меню: Формат оси, Формат названия оси, Формат заголовка диаграммы, Формат области построения, Формат рядов данных, Формат легенды.

Розглянемо команду Формат рядов данных. Якщо клацнути лівою клавішею мишки по самій лінії графіка то з’явиться контекстне меню в якому треба вибрати команду Формат рядов данных і тоді з’явиться вікно як на рис. 6.38.

Рисунок 6.38. Вікно Формат рядов данных

Вкладка Вид дозволяє вказати тип лінії графіка, його згладжування, наявність маркера і встановити його розмір. Вкладка Y-Погрешности дає можливість встановити планку та величину погрішностей. Вкладка Порядок рядов дає можливість перемістити вверх чи вниз ряди, якщо їх два. Вкладка Ось дає можливість побудувати ряд по основній осі чи допоміжній. Вкладка Подписи данных дає можливість включити в підписи діаграми імена рядів, імена категорій, значення. Вкладка Параметры дає можливість вказати ширину зазору між діаграмами і встановити параметри: лінії проекції, кольорові крапки на графіку, найменше та найбільше значення, відкриття та закриття графіка.

Якщо потрібно вказати відповідні початкові значення по осі Y та ціну ділення шкали даних, тоді треба визвати контекстне меню осі Y та виконати команду Формат оси вкладка Шкала.

Дуже важливим є те що контекстне меню діаграми має команду Добавить линию Тренда. Ця команда дає можливість не тільки вказати тип апро­кси­мую­чої лінії (лінії що згладжує) за допомогою вкладки Тип але й вказати рівняння цієї кривої на діаграмі за допомогою вкладки Параметры.

При побудові діаграм можна с самого початку виділити дані які будуть відкладені по осі Y та Х і визвати майстра діаграм, тоді на другому кроці майстра діаграм автоматично будуть вказані діапазони даних для осі Х та Y у відповідних полях. Але це не є раціональним з точки зору редагування побудованої діаграми.

Існує і інший спосіб побудови діаграм такий як побудова діаграм за допомогою команди Вставка ►Объект ►Диаграмма Microsoft Graph. При такому способі зявляється зразкова таблиця та відповідна їй діаграма. Потрібно заповнити таблицю так щоб співпали дані по осі Х та Y таблиці згідно якої ми будуємо діаграму зі зразковою таблицею. Після заповнення зразкової таблиці треба відредагувати діаграму щоб була назва діаграми, ім’я осі Х та Y та інші необхідні параметри.

Розглянемо на прикладі поширений спосіб побудови діаграм, що відображають Розділ 1 активу балансу на початок і кінець року згідно табл.6.5.

Таблиця 6.5. Основні засоби і інші позаоборотні активи

Перейменувати Лист1 в лист Баланс. Виконати команду меню Вставка ►Диаграмма, вказати:

• тип діаграми - Гистограмма, формат 4 (об'ємний варіант звичайної гістограми), крок 1;

• діапазон (В1:С5) - блок комірок стовпців На початок року, На кінець року, включаючи заголовки, крок 2 вкладка Диапазон данных;

• ряди в стовпцях;

• підпис по осі Х - блок комірок (А2:А5), що містять назви рядків балансу, вкладка Ряд;

• назва діаграми - Динаміка балансу, Ось Х (категорий) – Назва рядка розділу балансу, Ось Z (значений) – Сума, грн., крок 3 вкладка Заголовки;

• підписи даних (вкладка Подписи данных ) - значення;

• легенда (вкладка Легенда) – праворуч;

• помістити діаграму на окремий лист, крок 4 і натиснути кнопку Готово.

Далі виконується настройка форматів і одержимо діаграму як на рис. 6.39.

Рисунок 6.39. Діаграма динаміки балансу