4.5. Створення таблиць в текстовому процесорі Microsoft Word

4.5.1. Створення таблиць. Стандартні таблиці

Створення таблиць. Більшість документів з економічною інформацією мають табличну структуру даних. Текстовий процесор Microsoft Word дозволяє створювати стандартні або мальовані таблиці, а також розміщати в текстовому документі робочі аркуші електронної таблиці Excel.

Таблиця складається з комірок, які створені перетинанням рядків і стовп­ців. Рядки нумеруються, починаючи з одиниці, стовпці іменуються латинсь­кими буквами. В комірки таблиці може вводитися: текст, числа фор­мули, під­таблиці, графічні об'єкти. Окрема комірка таблиці може розглядатися як «міні-документ», для якого комірка розглядається як друкована сторінка, для якої за­даються відступи ліворуч, праворуч, зверху, знизу. Текст в комірці може скла­датися з абзаців, кожний з яких може мати власний формат, до вмі­сту ко­мірок застосовні всі технології редагування й форматування текстових докуме­нтів. В деяких випадках комірки таблиці можуть містити графічну інфо­рмацію (діаг­рами, малюнки й т.д.), яка вставляються за допомогою команд меню:

• Вставка ► Объект, вкладка Создание - вибирається додаток для ство­рення нового графічного об'єкта;

• Вставка ► Объект, вкладка Создание из файла - вибір файлу графічного формату;

• Вставка ► Рисунок ► Картинки - вибирається стандартна картинка з ко­лекції Microsoft Office 2003;

• Вставка ► Рисунок ► Из файла - вибір графічного формату;

• Вставка ► Рисунок ►Автофигуры - вставка стандартних автофігур, що знаходяться на панелі Рисование;

• Вставка ► Рисунок ► Объект WordArt - вставка тексту в художнім офор­мленні;

• Вставка ► Рисунок ►Со сканера или камеры - вставка файлу, отрима­ного скануванням або оцифровкою зображення;

• Вставка ► Рисунок ►Диаграмма - створення діаграми в програмі Micro­soft Graf;

• Правка ► Вставка (з буфера пам’яті).

Стандартні таблиці. Стандартна таблиця має прямокутну структуру. Таблиця створюється за допомогою команди меню Таблица ►Вставить ► Таблица, у діалоговому вікні Вставка таблицы вказується розмірність таб­лиці - число рядків і стовпців. Максимальне число стовпців таблиці - 63, максима­льне число рядків таблиці не обмежено. При створенні таблиці можна відразу ж виконати її автоформатування. Для цього в діалоговому вікні Вста­вка таблицы натискається кнопка Автоформат, що виводить вікно для вибору стилю офор­млення таблиці.

Для переміщення по комірках таблиці використовуються клавіші:

• Tab або → рух вправо по комірках осередках рядка (при натисканні кно­пки Tab в останньому осередку таблиці додається ще один рядок);

• Shift + Tab або ← рух вліво по комірках рядка;

• ↑ рух вгору по комірках одного стовпця;

• ↓ рух вниз по комірках одного стовпця.

При введенні тексту комірка може розтягуватися по вертикалі й по гори­зонталі, залежно від заданих властивостей (команда для встановлення власти­востей може бути викликана через контекстне меню) таблиці. Новий аб­зац тек­сту в комірці створюється натисканням клавіші Enter. Багато операцій з табли­цями виконуються для рядків/стовпців або окремих осередків. Для виді­лення осередків рядків/стовпців таблиці необхідно виконати команди меню Таблица ► Выделить строку і Таблица ► Выделить столбец, аналогічно можна виді­лити комірку або всю таблицю, при цьому враховується поточне мі­сце розта­шування курсору в таблиці. Виділення табличних фрагментів може вико­нува­тися з використанням мишки:

• для виділення всіх комірок стовпця курсор встановлюється над стовпцем;

• для виділення всіх комірок рядка курсор установлюється ліворуч від рядка.

З появою стрілки - покажчика робиться клацання лівою кнопкою мишки, у результаті виділяються всі комірки стовпця або рядка таблиці. Для виділення суміжних стовпців/рядків здійснюється переміщення курсору при натиснутій кнопці миші. Спочатку створену структуру стандартної таблиці можна легко змінити за допомогою команд меню:

• Таблица ►Вставить ►Таблица - додавання таблиці заданої розмірно­сті (наприклад, в осередок);

• Таблица ► Вставить ► Столбцы слева (праворуч) - додавання стовп­ців (ліворуч/праворуч);

• Таблица ► Вставить ►Строки выше (нижче) - додавання рядків (вище/нижче);

• Таблица ► Вставить ►Ячейки - додавання комірок (підміню: зі зрушен­ням униз, зі зрушенням вправо, вставити цілий рядок, вставити цілий стовпець).

Для продовження таблиці вниз курсор повинен знаходитися в крайньому правій комірці останнього рядка таблиці. Після натискання клавіші Tab або En­ter відбувається автоматичне додавання рядка таблиці, формат якої збіга­ється з форматом попереднього рядка. Можна змінювати число комірок у рядку або число комірок у стовпці шляхом їхнього об'єднання або розбивки. Об'єд­нання суміжних комірок таблиці здійснюється по горизонталі (в одному рядку) і вертикалі (в одному стовпці) за допомогою команди меню Таблица ► Объе­ди­нить ячейки. Зворотна дія - розбивка комірок виконується по горизонталі (додавання комірок у рядок) і вертикалі (додавання комірок у стовпець), вико­нуються командою меню Таблица ►Разбить ячейки. Можна розбити таб­лицю на частині й вставити між рядками таблиці текст. Для цього треба:

1. Установити курсор у рядок, перед якою повинен бути вставлений текст.

2. Використати команду меню Таблица ►Разбить таблицу.

Для видалення виділеного фрагмента таблиці (рядків, стовпців, блоку ко­мірок таблиці) використаються команди меню:

• Таблица ►Удалить► Строки/столбцы - видалення рядків або стовп­ців;

• Таблица ►Удалить ►Ячейки - при видаленні відбувається перемі­щення заповнених комірок вліво або вгору, аналогічно можна видалити всю таблицю.

Для копіювання виділеного фрагмента таблиці (рядків, стовпців, блоків комірок) служить команда меню Правка ►Копировать. Вставка фрагмента виконується в місце установки курсору за допомогою команди Правка ► Вставить ячейки, якщо копіювалась комірка (чи комірки) або Правка ► Вставить строки, якщо копіювався рядок або рядки, аналогічно можна встав­ляти блоки комірок або всю таблицю. Додаткове оформлення фрагмента таб­лиці (границі, розділові лінії, заливання комірок) виконується за допомогою команди меню Формат ► Границы и заливка. Таблиці в текстовому докуме­нті можуть мати стилізовані назви, наприклад, слово Таблиця й порядковий номер. Для додавання стандартної назви таблиці використається команда меню Вставка ► Ссылка►Название. Таблицю можна перетворити у звичайний текст, і навпаки, текст, підготовлений спеціальним образом, можна перетворити в таблицю. Але потрібно мати на увазі, що перетворення таблиці в текст і пере­творення тексту в таблицю не завжди є зворотними.

Перетворення таблиці в текст. Для перетворення таблиці в текст необ­хідно:

1. Виділити фрагмент таблиці який перетворюється в текст - суміжні рядки.

2. Виконати команду меню Таблица ►Преобразовать в текст.

3. Указати тип роздільника вмісту:

• символ абзацу - кожний абзац в комірках стає окремим абзацом тексту;

• символ табуляції - комірки одного рядки розділяються символом табуляції, комірки різних рядків або абзаци всередині однієї комірки - символом абзацу;

• символ крапка з комою - аналогічно використанню табуляції, але розділь­ник - крапка з комою;

• інший символ - аналогічно використанню табуляції, але роздільник, зазначе­ний символ.

Перетворення тексту в таблицю. Для перетворення тексту в таблицю необхідно підготувати текст із використанням певного символу - роздільника вмісту комірок, наприклад, символу абзацу, табуляції або ін. Далі треба:

1. Виділити рядковий фрагмент тексту який перетворюється в таблицю.

2. Вибрати команду меню Таблица ►Преобразовать в таблицю.

3. Вказати використовуваний роздільник комірок.

4. Задати число стовпців або рядків у таблиці.

Настроювання властивостей таблиці. Настроювання властивостей таблиці здійснюється за допомогою команди меню Таблица ►Свойства таблицы. Команда відкриває діалогове вікно властивості таблиці із чотирма вкладками. На вкладці Таблица задаються загальні властивості таблиці:

• ширина (прапорець Ширина), вказується фактична ширина таблиці в санти­метрах або у відсотках до ширини друкованої сторінки;

• вирівнювання таблиці по лівому або правому краю, по центрі, а також вели­чина відступу від лівого краю друкованої сторінки;

• обтікання текстом, якщо ширина таблиці менше ширини друкованої сторі­нки.

Кнопка Размещение викликає діалогове вікно Размещение таблицы для за­вдання параметрів положення таблиці:

• розміщення таблиці по горизонталі співвіднести з лівим або правим краєм друкованої сторінки, поля або стовпчика, по вертикалі - з верхнім або нижнім краєм друкованої сторінки, поля або абзацу;

• указати відстань між верхнім, нижнім, лівим і правим краєм таблиці і межею текстом;

• задати переміщення таблиці вгору/вниз при переміщенні її відносно абза­ців тексту;

• указати можливість перекриття таблиці (текстом, малюнками) при роботі в Web - оглядачеві.

Кнопка Параметры викликає діалогове вікно Параметры таблицы для завдання параметрів комірок, а саме:

• розмір полів для комірок (верхнє, нижнє, ліве, праве);

• розмір фіксованого інтервалу між комірками;

• установка автоматичної зміни розмірів стовпців таблиці по ширині.

Кнопка Границы и заливка відповідає виклику команди Формат ► Границы и заливка. На вкладці Границы вибирається тип, колір і ширина лі­ній, на вкладці Заливка - вид заливання й візерунок для комірок виділеного фрагмента таблиці. На вкладці Строка здійснюється завдання властивостей ря­дків таблиці:

• висота рядка: мінімально необхідна (Мінімум) або фіксована (точно). У пер­шому випадку висота рядка буде достатньою, щоб умістити весь текст, що вводиться в комірки рядка, комірки будуть «розтягуватися» по вертикалі. У другому випадку висота рядка фіксується, незалежно від тексту, що вводиться в комірки;

• заборона переносу рядків тексту в комірках рядка на іншу сторінку;

• перенос початкових рядків таблиці, що грають роль заголовка стовпців, на нову сторінку. Для цих рядків буде зазначена властивість повтору заголовків на кожній сторінці (якщо був установлений раніше заголовок таблиці).

Для визначення рядків заголовка таблиці варто виділити початкові рядки таблиці й виконати команду меню Таблица ► Заголовки. На вкладці Столбец задається єдина властивість стовпців таблиці - фіксований розмір стовпця по ширині. На вкладці Ячейка здійснюється завдання властивостей комірок:

• розмір комірки, якщо він відрізняється від ширини стовпця;

• спосіб вертикального вирівнювання вмісту комірки (зверху, по центрі, знизу).

Кнопка Параметры задає параметри комірки, якщо вони відрізняються від загальних установок для всієї таблиці:

• поля комірки;

• перенесення тексту всередині комірки;

• вписування тексту в одну комірку.