4.4.2. Шаблон, збереження, властивості документа в Word 2003

Шаблон документа. Шаблон як основа створення текстових документів поєднує в собі стилі, макроси, панелі інструментів, елементи автотекста. Наяв­ність шаблонів заощаджує час на підготовку текстових документів і їхню обро­бку, забезпечує стандартизацію роботи з документами. У комплект тексто­вого процесора входять готові шаблони, які забезпечують створення стилізованих документів різного призначення. Можна створювати нові користувальницькі шаблони, вносити зміни в стандартні шаблони. Найбільше просто створювати шаблони шляхом збереження готових текстових документів. При виконанні команди меню Файл ► Сохранить как указати Шаблон документа, створю­ється файл з розширенням .dot. Створений у такий спосіб шаблон буде містити, крім стилів, макросів, панелей інструментів, елементів автотекста, текст і гра­фіку вихідного документа, які будуть відтворюватися в нових документах.

І нший спосіб створення нового «нульового» шаблона - команда Файл ►Создать із вказівкою типу створюваного документа - Шаблон. Якщо вно­ситься зміни в існуючі шаблони, вони стають доступні для всіх документів, створених на їхній основі. Таким чином, можна поступово модифікувати базові шаблони, а потім вносити зміни й у документи, створені на їхній основі. Робота із шаблонами здійснюється за допомогою команди меню Сервис ►Шаблоны и надстройки (рис. 4.9).

Рисунок 4.9. Діалогове вікно Шаблоны и надстройки

Діалогове вікно Сервис ►Шаблоны и надстройки дозволяє:

• приєднати до активного в документу будь-які шаблони - кнопка Присоеди­нить, прапорець Автоматически обновлять стили документа, що відкриває діалогове вікно Присоединение шаблона додавати шаблони для ви­користання протягом сеансу роботи всіма документами - кнопка Добавить, що відкриває діалогове вікно Добавление шаблона;

• реорганізувати базовий шаблон - кнопка Организатор, що відкриває діало­гове вікно Организатор у якому можна вказати копіювати, переймену­вати або видаляти елементи шаблона.

Збереження документа. Всі документи зберігаються як файли певного формату. Для збереження нового документа або для зміни параметрів збері­гання існуючого документа служить команда Сохранить как. У процесі редагу­вання файл документа зберігається за допомогою команди меню Файл ►Сохранить (Shift + F12).

Для закриття документа виконується команда меню Файл ►Закрыть, для завершення роботи Файл ►Выход. При виконанні цих команд текстовий про­цесор пропонує зберегти зміни в документі.

Вибір формату для збереження (тип файлу) файлу документа залежить від його розміру, наявності вільного дискового простору, доступного обсягу оператив­ної пам'яті комп'ютера, установлених на комп'ютері конверторів фай­лів (про­грами які перетворюють файл у відповідний тип), цілей подальшого ви­ко­рис­тання текстового документа.

При збереженні нового документа в Microsoft Word даний додаток за за­мовченням зберігається як файл в форматі Microsoft Word з розширенням імені файлу .doc.

Конвертори файлів Microsoft Word діляться на внутрішні й зовнішні.

Внутрішні конвертори присутні в текстовому процесорі завжди (табл.4.7).

Таблиця 4.7. Внутрішні конвертори форматів файлів Microsoft Word 2003

Конвертор	Формат
Для форматованого текста формата rtf. Це формат файлів, що розпізнають більшість програм обробки текстів; застосовується, якщо документ, ство­рений в одній програмі, потрібно прочитати в іншій програмі обробки текс­тів. Однак при збереженні документа Microsoft Word у цьому форматі деякі типи даних і елементи форматування можуть бути загублені.	rtf
Hyper Text Markup Language	html
Неформатованний текст у кодуванні ANSI	Ansi Text
Неформатованний текст DOS у кодуванні ASCII	PC Text
Неформатованний текст із розбивкою на рядки	Ansi Text CR
Файли в кодуванні Юникод	Unicode
Кодований неформатованний текст із автоматичним визначенням	EncodeText
Неформатованний текст DOS з розбивкою на рядки	PC Text CR

Всі інші конвертори, які є в текстовому процесорі, встановлюються при інсталяції в міру необхідності.

Збереження файлу виконується з урахуванням параметрів збереження ко­манди меню Сервис ►Параметры. На вкладці Сох­ранение можна вказати:

• всегда создавать резервную копию - автоматичне збереження вихідного документа як файлу з розширенням .wbk перед поточним збереженням зміне­ного документа;

• разрешить быстрое сохранение - записувати тільки зміни. При закритті до­кумента виконується повне збереження за допомогою команди Файл ►Сохранить;

• предлагать заполнение свойства документа – перегляд та заповнення ві­кна властивос­тей документа (аналог команди Файл ► Свойс­тва);

• запрос на сохранение шаблона Normal.dot - підтвердження змін, зробле­них на рівні шаблона;

• внедрять шрифты True Type - при переносі документів на інші комп'ю­тери використаються впроваджені шрифти;

• сохранять только данные для форм - заповнені поля форми документа збе­рігаються як запис бази даних;

• разрешать сохранение в фоновом режиме - збереження документа, не пе­рериваючи роботу з ним;

• формат файла документа – вибір формату файлу, що використається за за­мовчуванням для нових документів.

На вкладці Безопасность:

• пароль для открытия файла и пароль разрешения записи - 1-15 симво­лів, рядкові й прописні букви розрізняються, забезпечують захист документа від несанкціонованого доступу;

• рекомендовать доступ только для чтения - формування попередження при відкритті файлу.

Текстовий процесор забезпечує збереження різних версій документа у файлі з одним ім'ям. При збереженні версій використається «інкрементний» ме­тод, коли у файл записується тільки відмінності від базової версії. Порядок збе­реження чергової версії документа, якому відповідає файл на диску:

• установити курсор у вікно документа;

• виконати команду Файл ► Версии;

• натиснути кнопку Сохранить;

• указати замітки до версії в діалоговому вікні Сохранение версии;

• натиснути кнопку ОК.

Кожна версія текстового документа ідентифікується датою й часом її створення. Версії того самого документа відкриваються в окремих вікнах, окрему версію можна видалити з файлу, можна задати й викликати на перегляд замітки, що відносяться до версії. Можна задати режим автономного збере­ження чергової версії. При відкритті документа команда Файл ►Открыть зав­жди відкриває останню версію.

Властивості документа. Для створення системи керування документами системою Microsoft Word використовуються властивості документів. Властиво­сті документів діляться на дві групи:

• Операційні властивості документів, обумовлені файловою системою. До них відносяться:

• специфіковане ім'я файлу, що містить шлях і власно ім'я;

• формат (розширення) файлу;

• розмір файлу в байтах;

• дата створення/модифікації файлу;

• атрибути файлу (архівний, тільки для читання, схований, системний).

• Інформаційні властивості документа, а саме: відомості про автора, класифі­каційні ознаки документа, ключові слова й ін.

Рисунок 4.10. Діалогове вікно властивостей документа

Властивості файлу автоматично обновляються при його збереженні. Вла­стивості документа можна переглянути й змінити в спеціальному діалоговому вікні, викликуване командою меню Файл ►Свойства (рис. 4.10).

Діалогове вікно Свойства містить вкладки:

• Общие - операційні властивості файлу.

• Документ - властивості документа, використовувані при його пошуку, а та­кож відомості про шаблон документа.

• Статистика - підрахунок кількості сторінок, абзаців, рядків, слів, симво­лів і т.п. у документі.

• Состав - структура документа.

• Прочие.