6.1.2. Адресація комірок
Кожна комірка на активному листі (лист із яким працює користувач) має свою адресу, що складається з позначення рядка й номера стовпця, наприклад: A1, В1,.... , A2, B2, ..., AA1, AB1,...і т.д. Комірка на неактивному робочому листі ідентифікується ім'ям листа і її адресою на листі, наприклад Лист2!A1. Ім'я листа відділяється від адреси комірки символом ! (знак оклику). Якщо ім'я листа містить пробіли або починається із цифри, воно береться в одиночні апострофи в противному випадку апострофи не використовуються. Лист може мати й ім'я, наприклад Товари!A3. Для присвоєння імені активній комірці треба вибрати команду Вставить ► Имя ►Присвоить й у поле введення Имя діалогового вікна, що відкрилося ввести нове ім'я комірки, наприклад: Вироби (ім'я можуть мати й кілька комірок об'єднаних у блоки).
Зовнішній адрес комірки робочої книги, що знаходиться у відкритому виді, містить ім'я робочої книги, ім'я листа й адреса комірки, наприклад [Продукція.xls]Товари!D23. Зовнішня адреса комірки закритої робочої книги містить шлях до файлу робочої книги, ім'я книги, ім'я листа й адреса комірки. Шлях - послідовність імен папок, починаючи з імені диска. Шлях до файлу робочої книги, ім'я книги, ім'я листа укладені в цьому випадку в апострофи, наприклад: ‘ С:\Мои документы\Excel\[Продукція.xls]Товари ’!D3.
Адреси комірок можуть бути абсолютними й відносними. Нехай в комірці В2 є посилання на комірку =А3. Якщо ми копіюємо значення комірки В2 в комірку D3, тоді в комірці D3, буде посилання на комірку = С4.
Таким чином, при копіюванні комірки з посиланням на іншу комірку, відносні посилання перебудовуються так, щоб у новому положенні збереглися колишні зв'язки.
Посилання, на яку-небудь комірку записується зі знаком = або в рядку формул, або в активній комірці. Для того щоб в комірці D3 залишався такий же вміст як і в комірці В2 необхідно вказати абсолютну адресу за допомогою знака $, в комірці В2. Наприклад: $A$3.Відносними можуть бути компоненти адреси комірки, наприклад $A3 або A$3. Для встановлення абсолютної адреси комірки або її компонентів використається клавіша F4. Комірки можна копіювати, переміщати, а також змінювати їхній вміст. При зміні вмісту комірки проводиться автоматичне перерахування вмісту всіх комірок, що містять посилання на інші комірки.
Якщо одна комірка позначається за допомогою її адреси то група комірок, об'єднаних у прямокутний блок, утворить діапазон комірок і позначається за допомогою адрес двох комірок розділених двокрапкою. Перша адреса діапазону - це комірка, що розташована у верхньому лівому куті прямокутної групи комірок, друга адреса діапазону - це адреса комірки розташованої в правому нижньому куті прямокутної групи комірок. Наприклад: A1:C3; C7:E10.
6.2. Операції з книгами та листами
Створення нової робочої книги. За замовчуванням книга створюється з такою кількістю листів яка встановлена по команді Сервис ►Параметры вкладка Общие (Листов в новой книге: ).
Нову робочу книгу можна створити одним з наступних способів:
Вибором команди Файл ►Создать смуги меню.
Натисканням кнопки з листочком на панелі інструментів Стандартная.
Натисканням клавіш Ctrl + N.
При відкритті вікна книги першим способом з'являється Область задач із можливістю створення книги за допомогою шаблона на комп'ютері, з яким ви працюєте або знаходиться на Web вузлах або на вузлі Office online. Діалогове вікно Шаблоны показане на рис. 6.4. Вкладка Общие дає можливість відкрити нову книгу (клацнути по значку з ім'ям Книга, а потім на кнопці ОК). Вкладка Решения дозволяє вибрати шаблон робочої книги. У цьому вікні користувач може створити й свою вкладку для розміщення своїх файлів як шаблони. Для цього необхідно створити папку, наприклад з ім'ям Новая папка в папці Document and Setting\имя пользователя и номер компьютера Applications Data\ Microsoft\Шаблоны, і зберегти в новій папці файл, і тоді буде утворена «своя вкладка» для розміщення файлів.
Рисунок 6.4. Діалогове вікно Шаблоны
При використанні інших способів відкриття книги діалогове вікно Шаблоны не з'являється, нова книга створюється без діалогового вікна.
Відкриття існуючої робочої книги. Відкрити існуючу робочу книгу можна одним з наступних способів:
Вибором команди Файл ► Открыть смуги меню.
Натисканням кнопки на панелі інструментів із зображенням відкритої папки.
Натисканням клавіш Ctrl + O.
В результаті з'являється діалогове вікно Открытие документа (рис. 6.5.). У полі Папка зазначена папка в якій зберігаються за замовчуванням робочі книги.
Якщо ви хочете змінити цю папку, уведіть необхідні зміни в поле Рабочий каталог вкладки Общие діалогового вікна Параметры, що відкривається командою Сервис ►Параметры. Відкрити робочу книгу можна також подвійним клацанням на значку її xls - файлу.
Якщо вам потрібно відкрити файл, з яким недавно працювали, то його ім'я ви знайдете в меню Файл, де приводиться список останніх чотирьох файлів.
Рисунок 6.5. Діалогове вікно Открытие документа
Діалогове вікно Открытие документа також дозволяє робити пошук файлу на диску. Для цього використовується меню Сервис у діалоговому вікні Открытие документа.
Збереження робочої книги. Робоча книга зберігається одним з наступних способів:
Вибором команди Файл ►Сохранить смуги меню.
Натисканням кнопки на панелі інструментів із зображенням дискети.
Натисканням клавіш: Ctrl +S.
Якщо робоча книга вже зберігалася раніше, то в результаті виконання однієї із зазначених дій вона збережеться на диску під тим же ім'ям. При першому збереженні робочої книги на екрані з'явиться діалогове вікно
При першому збереженні книги у поле Имя файла вікна Сохранение документа (рис. 6.6) вводиться ім'я, під яким буде збережена робоча книга. За замовчуванням Excel пропонує для робочої книги стандартні імена: Книга 1, Книга 2 і т.д. але використовувати їх не рекомендується.
Для полегшення роботи з файлами переважніше привласнювати їм такі імена, які нагадують їхній зміст.
Для перейменування робочої книги необхідно скористатися командою Файл ►Сохранить как смуги меню, при виконанні якої на екрані також з'явиться діалогове вікно Сохранение документа.
Рисунок 6.6. Діалогове вікно Сохранение документа
Закриття робочої книги. Закрити робочу книгу можна:
Вибором команди Файл ►Закрыть.
Натисканням клавіш Ctrl + W
Клацнути по значку, розташованому в правому верхньому куті вікна Книги.
Якщо ви зробили в робочій книзі деякі зміни, то перед закриттям цієї книги Excel видає запит на її збереження.
Видалення файлу робочої книги. Якщо вам не потрібний який-небудь файл робочої книги, і ви хочете його видалити, Excel надасть вам цю можливість. Для видалення файлу в діалоговому вікні Открытие документа клацніть правою кнопкою миші на значку файлу й у контекстному меню, що розкрився, виберіть команду Удалить.
Операції з робочими листами. Для того щоб перейти від одного листа до іншого необхідно клацнути на відповідному ярличку листа лівою клавішею мишки. Можна також використати для цих цілей контекстне меню, кнопки прокручування ярличків листів книг. У контекстному меню, що відкриється зі списку імен листів, необхідно вибрати потрібен вам лист. Робочі листи можна перейменовувати, копіювати, переміщати, видаляти й приховувати. Для перейменування листа, наприклад з ім'ям Лист1, клацніть правою кнопкою мишки на ярличку листа й у контекстному меню виберіть команду Переименовать. Перейменувати виділений ярлик листа можна також командою Формат ►Лист ►Переименовать смуги меню. Якщо необхідно видалить робочий лист, тоді варто встановити покажчик мишки на даний лист і викликати контекстне меню. У контекстному меню необхідно вибрати команду Удалить. Або це ж можна зробити командою Правка ►Удалить лист. Вставка нового листа здійснюється як за допомогою команди Вставка контекстного меню, так і за допомогою команди Вставка ►Лист смуги меню. У діалоговому вікні Вставка необхідно вибрати потрібний лист і клацнути по кнопці ОК. Перед вставкою листа необхідно клацнути мишкою на ярлику листа, перед яким необхідно вставити новий лист. Для переміщення або копіювання листа можна також використати контекстне меню або команду смуги меню Правка ►Переместить ► Скопировать. Перед виконанням копіювання або переміщення необхідно встановить покажчик мишки на ярлик листа. При виконанні команди Переместить ► Скопировать відкривається діалогове вікно Переместить або Скопировать, у якому треба вказати які листи книги треба перемістити або скопіювати й перед яким листом вони повинні розташовуватися. При копіюванні необхідно встановити прапорець Создать копию в діалоговому вікні Переместить або Скопировать (рис. 6.7).
Рисунок 6.7. Діалогове вікно Переместить или скопировать
Операцію переміщення листа зручно робити мишкою. Для цього необхідно встановити покажчик миші на ярличку листа й, натиснувши ліву кнопку мишки, перетягнути ярличок у потрібне місце. Подібним чином можна буксирувати не тільки ярлики листів, але й виділені комірки чи групи комірок й будь-які графічні об'єкти. Якщо буксирування відбувається при натиснутій клавіші Ctrl, то об'єкт копіюється.
Команда Формат ►Лист ► Скрыть смуги меню дозволяє сховати виділений лист, а команда Формат ►Лист ►Показать - відобразити схований лист. Використовуючи контекстне меню ярличків листа, можна змінити число ярличків на екрані. Excel надає можливість працювати із групою листів як з одним у так званому груповому режимі. Виділення групи листів здійснюється одним з наступних способів:
Через контекстне меню ярличків листів, виконавши команду Выделить все листы.
Клацнувши перший і останній аркуш при натиснутій клавіші Shift.
Додати до групи ще лист можна при натиснутій клавіші Ctrl.
Ярлички листів, виділених у групу можна видаляти, переміщати, копіювати, вводити в неї інформацію як в один аркуш. Використовуючи панель інструментів Стандартная, або команду Вид, Масштаб можна встановити необхідний масштаб від 10 до 400%.