6.4. Автоматизація введення, використання стандартних функцій, друк документів

6.4.1. Автоматизація введення даних

Таблиці часто містять повторювані або однотипні дані, тому програма Microsoft Excel містить засоби автоматизації введення. До числа засобів автоматизації вода відносяться: автозавершення, автозаповнення числами, автозаповнення формулами.

Автозавершення використовується для введення текстових даних. Цей засіб застосовується при введенні в комірки одного стовпця робочого листа текстових рядків, серед яких є повторювані. У ході введення текстових даних у чергову комірку програма Excel перевіряє відповідність введених символів рядкам, наявному в цьому стовпці вище. Якщо виявлено однозначний збіг, введений текст автоматично доповнюється. Натискання клавіші Enter підтверджує операцію автозавершення, у противному випадку введення можна продовжити, не звертаючи уваги на пропонований варіант. Можна перервати роботу засобу автозавершення, залишивши в стовпці, порожню комірку. І навпаки, щоб використати можливості засобу автозавершення, заповнені комірки повинні йти підряд, без проміжків між ними.

Автозаповнення числами. Автозаповнення комірок числами може здійснюватися шляхом простого копіювання того самого числа (розглядається як операція «розмноження») або з виконанням операцій арифметичної або геометричної прогресії. Автозаповнення комірок шляхом простого копіювання («розмноження») виконується дуже просто, для цього необхідно встановити курсор на комірку, значення якої необхідно «розмножити» (у комірці може перебувати число, дата, грошова сума). Далі покажчик мишки необхідно встановити на маркер заповнення, що знаходиться в правому нижньому куті комірки, у вигляді чорного квадратика. При наведенні на нього покажчик миші здобуває форму тонкого чорного хрестика. Якщо тепер нажати ліву клавішу мишки й перетаскувати маркер у горизонтальному або вертикальному напрямку то відбудеться «розмноження» числа. Автозаповнення комірок з виконанням операцій арифметичної або геометричної прогресії може виконуватися трьома способами.

Перший спосіб використають для заповнення комірок арифметичною прогресією, друг і третій використають при заповненні комірок як арифметичної, так і геометричною прогресією. При використанні першого способу, у перше дві комірки вводять відповідно перший і другий члени арифметичної прогресії, і виділяємо ці комірки. Після цього встановлюємо покажчик миші на маркері заповнення виділеного діапазону й протаскуємо його вниз доти, поки не вийде числовий ряд, потрібної довжини.

Другий спосіб заснований на тім, що на початку встановлюється курсор на комірку, з якої буде починатися прогресія, із введенням у неї першого зна­чення прогресії. Далі виконується команда Правка ►Заполнить ►Прогрессия. У діалоговому вікні, що відкрилося, Прогрессия необхідно вка­зати розташування комірок, по рядках або по стовпцях, які будуть заповнюва­тися рис.6.8, а потім установити тип, крок прогресії, граничне значення. Після встановлення параметрів прогресії варто нажати кнопку ОК.

Третій спосіб автозаповнення заснований на спеціальному перетаскуванні з використанням правої кнопки миші. Для цього необхідно встановити курсор на комірку з введеним числом, а потім установити покажчик миші на маркер, нажати праву клавішу миші й простягнути її до тої комірки, що буде останньої при автозаповненні комірок і на ній відпустити праву клавішу мишки. У контекстному меню, що відкриється, необхідно виконати команду Прогрессия, в результаті відкриється діалогове Прогрессия, у якому необхідно встановити параметри прогресії й нажати клавішу ОК. Після клацання на кнопці ОК програма Excel автоматично заповнює комірки відповідно до заданих параметрів. Якщо протягування виконувати лівою кнопкою миші з виконанням «розмноження», тоді діалогове вікно Прогрессия викликають командою Правка ►Заполнить ►Прогрессия (рис. 6.8.). Далі встановлюють параметри прогресії й натискають клавішу ОК.

Рисунок 6.8. Діалогове вікно Прогрессия

Автозаповнення формулами. Автозаповнення комірок формулами виконується так само, як автозаповнення числами. Її особливість полягає в необхідності копіювання посилань на інші комірки. У ході автозаповнення до уваги приймається характер посилань у формулі: відносні посилання змінюються відповідно до відносного розташування копії й оригіналу, абсолютні залишаються без змін.