6.3. Введення та редагування даних. Операції з комірками

6.3.1. Введення й редагування даних. Типи даних

Для введення або редагування даних у яку-небудь комірку таблиці треба зробити комірку активною. Перед введенням можна вибрати кнопками панелі інструментів Форматирование шрифт у списку Шрифт, його розмір, а також тип шрифту ( жирний, курсив. підкреслення). Вводити дані в активну комірку можна безпосередньо в комірку (для цього треба двічі клацнути мишкою по комірці або натиснути клавішу F2). При цьому курсор приймає вид вертикальної риски, яку можна переміщати за допомогою клавіш переміщення курсору або за допомогою мишки. Символи можуть уводитися в режимі Замена або Вставка. Переключення між цими режимами здійснюється клавішею Ins. Для видалення символу в позиції курсору треба натиснути клавішу Del, а символу ліворуч від курсору - клавішу BackSpace. Натискання клавіші Enter завершує введення даних в комірку, а клавіша Esc - скасовує його. Дані можна вводити як в активну комірку так і в рядку формул. У рядку формул кнопка зі значком у вигляді букви Х аналогічна клавіші Esc. Кнопка у вигляді значка «галочки» аналогічна клавіші Enter. Відновити попередній вид комірок можна також командою Правка/Отменить. При натисканні клавіші Enter табличний курсор переміщається на одну комірку у напрямку, що визначається обраним елементом у списку Переход к другой ячейке после ввода, в направлении. Цей список виводиться на вкладці Правка вікна діалогу Параметры меню Сервис.

Цікавою особливістю введення в Excel є автовведення. Ця функція працює при встановленому прапорці Автозавершение значений ячеек вкладки Правка діалогового вікна Параметры. При введенні даних у цьому режимі Excel намагається вгадати, що вводиться, і допише свій варіант у кінець. Якщо користувач згодний із цим варіантом, то треба просто натиснути клавішу Enter. В іншому випадку треба продовжити введення, ігноруючи пропозицію Excel.

Для видалення вмісту комірки або діапазону комірок необхідно на початку їх виділити, а потім видалити, використовуючи засоби Windows. Виділити дані в комірці або рядку формул можна стандартними засобами Windows:

• Переміщенням покажчика миші при натиснутій лівій кнопці.

• За допомогою клавіш переміщення курсору при натиснутій клавіші Shift.

• Двома послідовними клацаннями: одним на початку виділюваної області, а другим - наприкінці, але при натиснутій клавіші Shift.

• Для виділення несуміжного діапазону комірок треба, утримувати натиснутою клавішу Ctrl і виділяти необхідні комірки переміщенням мишки.

• Весь робочий лист виділяється натисканням клавіші Ctrl+A.

Виділений діапазон можна крім видалення очистити, вставити, перемістити, скопіювати. Для цих цілей можна використовувати стандартні засоби Windows і пункт меню Правка.

Типи даних. Комірка може бути «порожньою» або містити один з таких типів даних:

• число, включаючи дату й час;

• текст;

• формула.

Числа, дата, час. Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове. Для цілого числа припустимо використовувати цифри 0.....9, а також знаки «+» і «-». Дійсне число додатково включає крапку або кому (що розділяє цілу та дробову частину), залежно від настроювання в діалоговому вікні Свойства: Язык и стандарты, що відкривається через головне меню Пуск ► Настройка ►Панель управления ► Язык и стандарты.

Число з експонентою складається з мантиси й порядку й відображається у вигляді aEb, де a - мантиса, і b - порядок. Такий запис числа використається для подання чисел із плаваючою десятковою крапкою виду a ·10^b. Наприклад, число 1.23 ·10^-2 записується як 1.23Е-2.

Дробове число складається із цілої частини, потім пробіл, далі чисельник, символ «/» і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то треба ввести на її місце 0.

Дата може вводиться в різних форматах, найпоширеніший формат ДД.ММ.ГГГГ, а час - у форматі ЧЧ:ММ:СС. З комірками, у які введена дата або час можна виконувати арифметичні операції. Так якщо відняти комірку з датою, то це буде кількість минулих днів, якщо результат представити у вигляді числового формату. Якщо результат представити у форматі дати, то одержимо різницю років у вигляді дати. Треба пам'ятати про те, що якщо зображення числа містить більше 8 символів, то воно округляється (тому що в стандартному форматі в комірці розміщається вісім символів). Якщо й це не допомагає, то число виводиться у формі з експонентою. В оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, що задана при його введенні.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо введений в комірку текст виявиться довшим, ніж ширина комірки, то він поширюється вправо на сусідні комірки, за умови, що вони порожні. У противному випадку текст на екрані урізається, однак у пам'яті комп'ютера цей текст зберігається повністю. При установці прапорця Переносить по словам вкладки Выравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це вікно викликається командою Формат ►Ячейки ) текст буде переноситися, займаючи в комірці кілька рядків. В комірку текст завжди вводиться ліворуч.

Формула починається із символу «=» і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса комірки (посилання на комірку), ім'я комірки, функція. Припустимі наступні знаки операцій у формулах : +, -, *, /, ^ - піднесення в ступінь, & - конкатенація, = - логічне порівняння, > - логічне порівняння на більше,< - логічне порівняння на менше.

Дані (операнди) для формули можна задавати різними способами. По-перше, операнд можна ввести вручну. Інший спосіб складається в клацанні на потрібній комірці (або при виборі діапазону), адресу якої потрібно ввести.

Функцію у формулу можна вводити командою Вставка ► Функция або натисканням кнопки відповідної кнопки на панелі інструментів. Послідовність виконання операцій у формулах є надзвичайно важливим моментом, від якого залежить правильність обчислень. У формулі на початку виконується дії, які в дужках, і вони мають найвищий пріоритет. Якщо дужок декілька, то операції виконуються спочатку у внутрішніх дужках, а потім у зовнішніх дужках. Далі виконуються функції, наприклад піднесення в ступінь, а потім послідовно операції множення, ділення, додавання й вирахування.

У поле комірці після введення формули може відображатися або формула, або значення, що обчислюється по формулі. Вид відображення залежить від того, чи включена опція Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметры. Це вікно викликається командою Сервис ►Параметры.

Якщо в результаті введення числа або обчислень по формулі комірка заповнюється символами «######”, то це значить, що ширина стовпчика недостатня для виводу значень.

В комірці може також бути примітка - довільний текст, що, наприклад, роз'ясняє призначення комірки. Комірки, яким приписана примітка, позначені червоним трикутником в правому верхньому куті комірці, текстові дані позначаються зеленим трикутником у верхньому лівому куті комірки. Для встановлення примітки для виділеної комірки треба виконати команду Вставка, Примечание й у вікні, що з'явилося, для примітки заповнити текстове поле. При переміщенні покажчика миші по комірці, що має поле примітки, останнє з'являється на екрані під коміркою, Якщо встановлено перемикач Только индикатор на вкладці Вид діалогового вікна Параметры, що викликається з меню Сервис.