5. Робота в таблиці

Для роботи в таблиці можна скористатись наступними правилами:

• Для переходу з режиму Конструктор таблиц у режим таблицы варто скористатися відповідними командами з підменю Вид основного меню або піктограмами на панелі інструментів.

• Для переміщення по комірках таблиці варто скористатися мишкою, клавішею Tab, клавішами керування курсором або навігаційним блоком з індикатором, розташованих у лівому нижньому куті вікна.

• У таблиці можна вводити і змінювати інформацію, змінювати назви полів, змінювати шрифт, додавати і видаляти стовпці, фільтрувати і сортувати дані, робити пошук потрібного запису, змінювати розміри і комірок і таблиці та багато чого іншого.

Після того як робота з таблицею закінчена, варто обрати команду За­крыть з підменю Файл, у результаті чого Access автоматично збереже таб­лицю.

7.2.5.1. Операції обробки даних таблиць

Таблиця БД підтримує різні види обробки даних:

1. робота з окремими записами відкритої таблиці:

   • додавання записів – команда меню Вставка ►Новая запись;

   • введення нового запису – команда Записи ►Ввод данных;

   • групове коректування значень поля в записах таблиці - команда меню Правка ►Заменить;

   • вилучення записів – команда меню Правка ►Удалить запись;

2. зміна структури таблиці:

   • вилучення стовпців – команда меню Правка ►Удалить столбец;

   • додавання нових стовпців – команди меню: Вставка ►Столбец, Вставка ►Столбец подстановок (Мастер подстановок), Вставка ►Столбец гиперссылки;

   • зміна імен полів – команда меню Формат ► Переименовать столбец;

   • вивід підтаблиці – команда меню Вставка ►Подтаблица, у діалоговому вікні Вставка подтаблица вибирається відповідна таблиця або запит та вказуються поля зв’язку;

3. зміна зовнішнього виду таблиці:

   • вибір формату шрифту – команда меню Формат ►Шрифт;

   • вибір формату ліній сітки, фона таблиці та т.і. – команда меню Формат ►Режим таблицы;

   • визначення висоти рядків та ширини стовпців – команди меню: Формат ►Высота строки, Формат ►Ширина столбца;

   • приховання стовпців таблиці – команда меню Формат ►Скрыть столбцы;

   • відображення прихованих стовпців – команда меню Формат ►Отобразить столбцы;

   • закріплення стовпців на екрані для перегляду таблиць, які мають велику кількість стовпців – команда меню Формат ►Закрепить столбцы;

   • звільнення закріплених стовпців - команда меню Формат ►Освободить все закрепленные столбцы;

4. вибірка та упорядкування записів таблиці:

   • сортування записів таблиці по значенню вказаного поля - команда меню Записи сортировка;

   • фільтрація записів таблиці по заданій умові.

7.2.5.2. Фільтрація записів таблиці

Розрізняють звичайні фільтри по значенню окремих полів та фільтри у вигляді запитів – розширені фільтри. Для відбору записів утримуючих вказане значення в полі, треба:

• встановити курсор на запис таблиці;

• виділити значення в полі, по якому фільтруються записи;

• виконати команду меню Записи ► Фильтр ► Фильтр по выделенному.

Видимими залишаються записи, які мають у вибраному полі таблиці вказане значення.

Команда меню Записи ►Фильтр► Исключить выделенное забезпечує інверсію відібраних записів – на екрані залишаться тільки ті записи, які не мають у вибраному полі вказане значення.

Якщо потрібно відібрати записи по значенням декількох полів, виконується команда меню Записи ►Фильтр ►Изменить фильтр. На екран виво­диться набір вкладок, на кожній з яких представлена таблиця з пустими полями для введення умов відбору.

Перша вкладка – Найти, всі останні вкладки – ИЛИ. На кожній вкладці задається умова відбору записів у вигляді значень у вказаних полях.

Всі умови однієї вкладки об’єднані логічною зв’язкою И. Умови різних вкладок об’єднані логічною зв’язкою ИЛИ.

Для пошуку пустих значень в полі вводяться ключові слова is Null, для пошуку непустих значень - is Not Null.

Для завдання умов відбору по декільком полям треба:

• Виконати команду меню Записи ►Фильтр ►Изменить Фильтр;

• на першій вкладці НАЙТИ задати умови відбору записів (значення полів вибирається із списків які відкриваються);

• при необхідності перейти на нову вкладку ИЛИ для того щоб задати альтернативну умову відбору записів і т.д.;

• виконати команду меню Фильтр ►Применить фильтр.

Аналогічний відбір записів можна виконати за допомогою команди контекстного меню Фильтр для.

Умову фільтрації записів таблиці для розширеного фільтру можна задати на бланку за допомогою команди Записи ►Фильтр ►Расширенный фильтр.

Для складних умов фільтрації можна використати поля таблиці або запиту, зв’язаних з вихідною таблицею.

Умова фільтрації вводиться в рядку Условие отбора, використовуючи будівельник виразів.

Фільтр зберігається як властивість Фильтр, яку можна відредагувати в конструкторі таблиці за допомогою команди меню Вид ►Свойства.

Команда меню Записи ►Удалить фильтр вилучає фільтр і відновлює показ всіх записів таблиці.

6. Встановлення реляційних зв'язків між таблицями

Щоб встановити реляційні зв’язки необхідне виконати наступне:

1. Закрити всі таблиці.

2. Активізувати команду Схема данных із команди Сервис.

3. У діалоговому вікні Добавление таблицы, яке з’явиться при виконанні команди Связи ► Добавить таблицы (або через контекстне меню) по черзі виділяти таблиці, клацаючи щораз кнопку Добавить, а наприкінці по кнопці Закрыть.

4. У вікні Схема данных за допомогою лівої кнопки мишки відбуксирувати виділене поле або поля з одного вікна таблиці в інше.

У вікні Изменение связей, що з'явиться, установити прапорець Обеспечение целостности данных та вказати поля таблиць через які буде виконува­тись зв'язок між таблицями, клацнути по кнопці Создать.

У результаті будуть створені реляційні зв'язки (рис.7.6).

Рисунок 7.6. Вікно Схема данных