Запуск Access і вихід з програми
Запуск програми виконується через головне меню Windows: Пуск► Программы ► Ms Office ► Ms Access.
Програма також завантажується при активізації файлу бази даних.
Закінчить роботу з програмою можна натиснув піктограму Закрыть або активізувати команду Выход з підменю Файл.
Вікно програми Access 2003
У вікні програми Access 2003 (рис.7.1) знаходяться: рядок заголовку (з назвою програми, системною кнопкою, кнопками: свернуть, развернуть, закрыть), меню програми, панелі інструментів, рядок стану, робоче поле з вікном бази даних.
Access 2003 відноситься до програм, у вікні якої знаходиться ще одне вікно. Рядок меню програми Access контекстно - залежний. Після вибору конкретного об’єкту (таблиця, форма чи інше) вид меню змінюється.
Команди меню активізуються клацанням мишки або натисканням комбінації клавіш Alt + підкреслена буква команди меню. Піктографічне меню Access може мати 19 панелей інструментів, зв’язаних з режимом роботи.
Способи створення бази даних
Є декілька способів створення бази даних:
Активізувати команди Файл ►Создать. На панелі Область задач активізувати команду Новая база данных (рис.7.1).
Активізувати піктограму Создать на панелі інструментів (панель під назвою База даних).
При наявності панелі Область задач можна одразу активізувати на панелі команду Новая база данных.
На панелі Область задач можна активізувати команду Шаблоны ►На моем компьютере і у діалоговому вікні обрати відповідний шаблон.
Рисунок 7.1. Вікно програми
Визначення файлу нової бази даних
Після виконання команди Новая база данных або Шаблоны з'являється діалогове вікно Файл новой базы данных (рис.7.2), у якому варто вказати ім'я файлу і шлях до нього. Файл бази даних має вікно порожньої бази даних ім'я файлу та розширенням .mdb.
Всі об'єкти, що зберігаються в базі даних, зберігаються саме в цьому файлі.
Рисунок 7.2. Вікно Файл новой базы данных
Вікно бази даних
Після присвоєння файлу нової бази даних імені (присвоюється автоматично, якщо користувач не вказує ім’я) у вікні програми Access 2003 з'являється вікно порожньої бази даних з ім'ям файлу (рис.7.3). У цьому вікні можна обрати для роботи з об’єктами вкладки: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули. У вікні є панель з кнопками: Создать, Открыть, Конструктор. Є також піктограми для різних видів об’єктів у вікні бази даних. Оскільки вікно нової бази даних порожньо, то можна активізувати тільки кнопку Создать.
Рисунок 7.3. Вікно порожньої бази даних з ім'ям файлу за замовчуванням db1
Основні поняття бази даних
У СУБД Access існують наступні поняття:
У СУБД Microsoft Access об'єктами бази даних (БД) називається все, що може мати ім'я. Основними об'єктами БД є: таблиці, запити, звіти, форми, макроси, модулі, діаграми, діалогові вікна, буфер обміну, елементи управління і т. і.
Поле таблиці (стовпчик) містить однотипну інформацію про різні об'єкти таблиці. Об’єктом таблиці будемо називати рядок таблиці.
Запис таблиці (рядок) містить всю інформацію про один об'єкт таблиці.
Таблиця - це сукупність текстової, числової, графічної й іншої інформації, упорядкованої по полям і записам.
Ключ (ключове поле, первинний ключ) - це поле (або декілька ), інформація в якому однозначно ідентифікує записи.
Комірка - це область таблиці, що знаходиться на перетині полів і записів.
Запит - це представлене у визначеній формі звернення до бази даних з метою одержання інформації, що відповідає визначеному критерію.
Фільтрація - це сортування даних за визначеним правилом.
Форма - це бланк, що підлягає заповненню.
Бланк – шаблон (трафарет) використовується з метою спрощення процесу заповнення бази даними (наприклад, введення даних у таблицю)
Маска - форма яка обмежує обсяг інформації, доступної користувачеві, що звертається до бази даних.
Звіти - це готові до друку документи.
Макрос - це записані в потрібній послідовності макрокоманди тобто дії (комбінації клавіш, команди), які необхідні для виконання будь-якої кількості разів, шляхом натиснення кнопки.
Модуль - це програма на мові Visual Basic в середовищі Access.
Подія - це будь-яка яка дія яка виконується над об’єктом та змінює його стан.
Елементи управління уявляють собою графічні об'єкти у вигляді значків у формах, звітах або на сторінках доступу до даних, які використовуються для відображення даних, виконання дій або як прикраси.