Глава 22. Акт о приемке материалов

Все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, обязаны вести бухгалтерский учет. Такая обязанность установлена ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон "О бухгалтерском учете").

Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов. Первичными учетными документами согласно ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" являются оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции, проводимые организацией в процессе осуществления деятельности.

В данном разделе рассмотрим: понятие материалов, состав материалов, а также порядок заполнения Акта о приемке материалов.

Прежде всего напомним, что первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, что установлено п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете".

Может случиться так, что организация будет осуществлять какую-либо хозяйственную операцию, первичный документ для отражения которой не предусмотрен альбомами унифицированных форм. В этом случае организация может самостоятельно разработать форму документа, учитывая специфику своей деятельности.

При самостоятельной разработке формы документа не следует забывать о том, что такой документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные Законом "О бухгалтерском учете".

Информация о материально-производственных запасах организации формируется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н.

Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее - Методические указания N 119н), согласно которым материалы представляют собой вид запасов.

Согласно п. 42 Методических указаний N 119н к материалам относятся:

- сырье;

- основные и вспомогательные материалы;

- покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

- топливо;

- тара;

- запасные части;

- строительные и прочие материалы.

Формы первичных учетных документов по учету материалов, в том числе Акт о приемке материалов (форма N М-7), утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". Этим же документом утверждены Указания по применению и заполнению форм (далее - Указания N 71а).

Материалы могут приобретаться организацией по договорам купли-продажи, договорам поставки и иным аналогичным договорам. Материалы, поступившие в организацию, должны быть своевременно приняты к учету. При приемке материалов проводится проверка на их соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

В том случае, если в процессе приемки материалов выявлено их несоответствие тому ассортименту, количеству и качеству, которые указаны в документах поставщика, приходный ордер (форма N М-4) не составляется.

Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, применяется Акт о приемке материалов (форма N М-7).

Осуществляя приемку материально-производственных запасов, не следует забывать о естественной убыли.

Нормы естественной убыли, согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли, утвержденным Приказом Минэкономразвития России от 31 марта 2003 г. N 95, применяются для определения величины потерь при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей, которые приравниваются к материальным расходам для целей налогообложения при исчислении и уплате налога на прибыль.

Норма естественной убыли, применяющаяся при транспортировке товарно-материальных ценностей, является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которую следует определять путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем.

В настоящее время организациями применяются, в частности, следующие утвержденные нормы естественной убыли:

- Нормы естественной убыли при закупке, хранении и поставке этилового спирта (утв. Приказом Минсельхоза России от 26 июня 2008 г. N 273);

- Нормы естественной убыли химической продукции при перевозках железнодорожным, автомобильным, морским, речным транспортом и в смешанном железнодорожно-водном сообщениях (утв. Приказом Минпромэнерго России N 93, Минтрансом России N 41 от 11 марта 2008 г.);

- Нормы естественной убыли картофеля, овощей и бахчевых культур при перевозках различными видами транспорта (утв. Приказом Минсельхоза России N 3, Минтранса России N 2 от 14 января 2008 г.);

- Нормы естественной убыли комбикормов при перевозке (утв. Приказом Минсельхоза России N 569, Минтранса России N 164 от 19 ноября 2007 г.);

- Нормы естественной убыли сырья и побочной продукции сахарной промышленности при перевозке (утв. Приказом Минсельхоза России N 426, Минтранса России N 139 от 21 ноября 2006 г.);

- Нормы естественной убыли мяса и мясопродуктов при перевозках различными видами транспорта (утв. Приказом Минсельхоза России N 425, Минтранса России N 138 от 21 ноября 2006 г.);

- Нормы естественной убыли массы грузов в металлургической промышленности при перевозках железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минпромнауки России от 25 февраля 2004 г. N 55).

Форма N М-7 применяется также при приемке материалов, поступивших без документов. Отметим, что согласно п. 36 Методических указаний N 119н материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком), считаются неотфактурованными поставками.

Если расчетные документы получены в том же месяце либо следующем месяце, но до составления соответствующих регистров бухгалтерского учета по приходу материальных запасов, то материалы учитываются в общеустановленном порядке.

Неотфактурованные поставки принимаются к учету по принятым в организации учетным ценам. Если в качестве учетных цен используется фактическая себестоимость материалов, то материалы принимаются к учету по рыночным ценам. После получения расчетных документов учетная цена корректируется.

Если же расчетные документы поступили в следующем году после составления и представления бухгалтерской отчетности, то учетная стоимость, согласно п. 41 Методических указаний N 119н, изменению не подлежит. При этом разница между учетной стоимостью принятых к учету материалов и их фактической стоимостью отражается в месяце, в котором поступили расчетные документы, как прибыль или убыток прошлых лет, выявленный в отчетному году.

Акт о приемке материалов является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Основные данные выделены в акте отдельными строками. Необходимые дополнительные данные, не выделенные отдельными строками, вписываются в раздел "Другие данные". Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Акт о приемке материалов составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии. При приемке обязательно должны присутствовать материально ответственное лицо и представитель организации отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. Если отправитель (поставщик) находится с получателем в одном городе или населенном пункте, то вызов его представителя не вызовет сложностей.

Как правило, сложности с вызовом представителя организации отправителя (поставщика) возникают в случаях, когда контрагенты значительно удалены друг от друга.

Акты с приложением транспортных и иных документов после приемки материалов передают:

- первый экземпляр - бухгалтерии организации для учета материальных ценностей;

- второй экземпляр - отделу снабжения, бухгалтерии или иному отделу организации для направления претензионного письма поставщику.

Нередко организации приобретают необходимые материалы через подотчетных лиц. Каких-либо исключений или специальных правил для принятия к учету материалов для таких случаев законодательством не установлено.

Согласно п. 56 Методических указаний N 119н материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке.

Основанием для принятия к учету являются оправдательные документы, подтверждающие покупку, - счета и чеки магазинов, квитанции к приходным кассовым ордерам (при покупке за наличный расчет у другой организации), акт или справка о покупке на рынке или у населения. Подтверждающие документы должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

В некоторых случаях подотчетное лицо в подтверждение расходов на приобретение материалов прикладывает к авансовому счету лишь чек контрольно-кассовой техники.

Оформлять принятие к учету материалов можно составлением Акта о приемке материалов (форма N М-7), который и будет являться первичным учетным документом. В этом случае у налоговых органов при проведении проверки не будет оснований для предъявления к организации претензий.

Такой вывод можно сделать, опираясь на Постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2006 г. N КА-А40/5456-06, из материалов дела которого следует, что налоговый орган, проводя выездную проверку налогоплательщика, привлек его к ответственности исходя из того, что организация принимала оправдательные документы по авансовым отчетам от сотрудников и проводила по бухгалтерскому учету суммы, не подтвержденные первичными документами и имуществом.

Между тем, как установил суд, для принятия к учету материальных ценностей в организации утверждена форма акта, который составляется при принятии к учету ценностей, на которые отсутствуют товарные чеки. Подотчетные лица также составляют акт по форме N М-7, утвержденный Госкомстатом России, который подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Следовательно, организацией подтвержден документально производственный характер затрат, произведенных подотчетными лицами, в связи с чем привлечение налогоплательщика к ответственности является неправомерным.