Глава 28. Приходный ордер

Как известно, согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Не являются исключением и операции по движению материально-производственных запасов, которые также должны оформляться первичными документами.

В данном разделе рассмотрим, какой документ оформляется при поступлении материалов от поставщиков или из переработки, а также рассмотрим порядок его заполнения.

Напомним, что правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации установлены:

- Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н;

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н).

Материалыпредставляют собой вид запасов. Согласно п. 42 Методических указаний N 119н к материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Материалы могут быть приобретены по договорам купли-продажи, договорам поставки, иным аналогичным договорам. Помимо этого, материалы могут быть изготовлены силами организации, внесены в счет вклада в уставный капитал организации, получены безвозмездно, в том числе по договору дарения.

Для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, применяется Приходный ордер (форма N М-4), унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

Поступившие в организацию материалы должны быть своевременно приняты к учету. При приемке материалы проверяются на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

Если при приемке материалов выявлено несоответствие материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случае, если поступившие материалы не соответствуют установленным требованиям, приходный ордер формы N М-4 не оформляется.

Как сказано в п. 49 Методических указаний N 119н, приемка поступающих материалов и тары под материалами, при отсутствии количественных и качественных расхождений между данными поставщика и фактическим данными, оформляется складами путем составления приходных ордеров формы N М-4.

В случае, когда от одного и того же поставщика в течение дня прибывают массовые однородные грузы, допускается составление одного приходного ордера за день. На каждую отдельную приемку делаются записи на обороте ордера. В конце дня записи подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

Пункт 49 Методических указаний N 119н позволяет не составлять приходный ордер. В этом случае вместо составления приходного ордера на документе поставщика проставляется штамп, который содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. Штамп, в котором заполнены все реквизиты и имеется очередной номер приходного ордера, приравнивается к приходному ордеру. Думается, что такой порядок принятия к учету материалов должен быть закреплен приказом по учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Принятие материалов к учету осуществляется в соответствующих единицах измерения - весовых, объемных, линейных, в штуках. Учетная цена устанавливается по этим же единицам измерения.

Если материалы поступают в организацию в одних единицах измерения, а со склада отпускаются в других, то принятие к учету и отпуск материалов в первичных документах, карточках складского учета и бухгалтерских регистрах отражаются сразу в двух единицах измерения.

В этом случае согласно п. 50 Методических указаний N 119н вначале записывается количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, а затем в скобках указывается количество материалов в тех единицах измерения, в которых материал отпускается со склада.

Если ведение одновременного учета в двух единицах измерения представляется затруднительным, то п. 50 Методических указаний N 119н допускает вариант перевода материала в другую единицу измерения. При этом должен быть составлен акт перевода в другую единицу измерения, в котором указывается количество материала в единице измерения, указанной в документе поставщика, и в единице измерения, по которой осуществляется отпуск материала со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения.

В случае если в документах поставщика указана более крупная или мелкая единица измерения, чем та, что принята в организации, материалы принимаются к учету в единице измерения, принятой в организации.

Нередко материалы завозятся непосредственно в подразделения организации, минуя склад. В таких случаях на основании п. 51 Методических указаний N 119н в приходных и расходных документах склада, а также в приходных документах подразделения делаются отметки о том, что материалы получены и выданы подразделению организации транзитом.

Перечень материалов, которые могут завозиться таким способом в подразделения, утверждается распорядительным документом организации.

Обратите внимание! Материалы, закупленные подотчетными лицами, также подлежат сдаче на склад. Принятие к учету материалов при их приобретении через подотчетных лиц в соответствии с п. 56 Методических указаний N 119н производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих такую покупку.

Наряду с бухгалтерским учетом организации ведут налоговый учет. Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

В Письме УФНС России по г. Москве от 28 апреля 2006 г. N 20-12/35854@ отмечено, что в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете.

Очень большое значение имеет своевременность составления первичных документов и отражение осуществленных операций в учете.

Проводя проверку налогоплательщика, налоговый орган пришел к выводу о неподтверждении организацией факта принятия на учет товаров после отметки таможенного органа "выпуск разрешен", указав на несоответствие даты регистрации товаров в журналах регистрации хозяйственных операций, которая является более ранней по отношению к дате выпуска товара таможенным органом и по отношению к дате составления приходных ордеров.

Суд признал такое решение налогового органа необоснованным. В Постановлении ФАС Московского округа от 22 мая 2007 г., 29 мая 2007 г. N КА-А40/4430-07 сказано, что согласно Закону N 129-ФЗ первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания. Соответственно принятие на учет ценностей производится в момент составления первичного учетного документа.

Суд установил, что организацией были представлены в налоговый орган приходные ордера, в которых указан сопроводительный документ, на основании которого материалы поступили покупателю - международные товаротранспортные накладные (CMR), предназначенные для подтверждения наличия договора международной перевозки товаров.

По выводу суда даты оприходования материальных ценностей, указанные в ордерах, соответствуют отметкам на международных накладных (CMR) о принятии товара на складе временного хранения. При этом судом учтено, что в соответствии с представленными в материалах дела контрактами право собственности на поставленный товар переходит обществу после доставки на склад временного хранения покупателя.

Суд указал, что отражение в журнале регистрации какой-либо хозяйственной операции не является по существу принятием к учету соответствующих товаров, таким документом в соответствии с требованиями законодательства является приходный ордер.

Рассмотрим порядок заполнения приходного ордера формы N М-4 на примере.

Пример. ООО "Мир" приобрело у ООО "Омега" 125 упаковок бумаги для офисной техники по счету N 418 от 11 августа 2010 г. Стоимость бумаги составила 13 749,95 руб. (в том числе НДС 18% - 2097,45 руб.). Оплата произведена по безналичному расчету платежным поручением N 176 от 12.08.2010.

Для получения бумаги 12 августа 2010 г. выдана доверенность менеджеру организации Петрову Игорю Петровичу. При получении бумаги на складе ООО "Омега" Петрову И.П. выдана накладная N 364 от 12.08.2010, а также счет-фактура.

В тот же день бумага была сдана на склад организации.

Примечание. В соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 366, наименованию единицы измерения "упаковка" соответствует код 778.

Типовая межотраслевая форма N М-4

90

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N ------- ┌────────┐

│ Коды │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0315003│

ООО "Мир" ├────────┤

Организация -------------------------------- по ОКПО │xxxxxxxx│

склад └────────┘

Структурное подразделение ----------------------------------------

Дата состав- ления	Код вида опе- рации	Склад	Поставщик		Страховая компания	Корреспондирующий счет		Номер документа
			наимено- вание	код				сопрово- дитель- ного	пла- теж- ного
						счет, субсчет	код анали- тического учета
12.08.2010	-	01	ООО "Омега"	73	-	10-9	-	N 364	N 176

Материальные ценности		Единица измерения		Количество		Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. коп.	Сумма НДС, руб. коп.	Всего с учетом НДС, руб. коп.	Номер пас- порта	Поряд- ковый номер по склад- ской карто- теке
				по до- ку- мен- ту	при- нято
наимено- вание, сорт, размер, марка	номен- клатур- ный номер	код	наиме- нова- ние
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Бумага для офисной техники	2538	778	упаковка	125	125	93,22	11 652,50	2 097,45	13 749,95	-	xxxxxxx

Оборотная сторона формы N М-4

Материальные ценности		Единица измерения		Количество		Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. коп.	Сумма НДС, руб. коп.	Всего с учетом НДС, руб. коп.	Номер пас- порта		Поряд- ковый номер по склад- ской карто- теке
				по до- ку- мен- ту	при- нято
наимено- вание, сорт, размер, марка	номен- клатур- ный номер	код	наиме- нова- ние
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11		12
										-
				Итого	125	х	11 652,50	2 097,45	13 749,95

Кладовщик Иванов Иванов Н.И.

Принял --------------- -------------- -----------------------

должность подпись расшифровка подписи

Менеджер Петров Петров И.П.

Сдал ----------------- -------------- -----------------------

должность подпись расшифровка подписи