Глава 51. Складской учет

Практически каждая организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов материальных ценностей. Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей в каждой организации, должны быть оборудованы склады и кладовые. Склады должны своевременно обеспечивать производство материальными ценностями, а также своевременно представлять информацию о наличии и движении таких ценностей.

В данном разделе рассмотрим: виды складских помещений, организацию складского учета на предприятии, основные методы учета материальных ценностей на складе.

В крупных производственных и торговых организациях, в организациях, выполняющих работы и оказывающих услуги, для хранения материальных ценностей создаются центральные (базисные) склады, находящиеся в ведении непосредственно руководителя организации или отделов снабжения и сбыта.

Нередко хранящиеся на складах материальные ценности требуют различных условий хранения, поэтому центральные склады, как правило, создаются специализированными. На этих складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения, позволяющие исключить порчу материальных ценностей и потерю их свойств.

Помимо центральных (базисных) складов в организациях создаются склады и кладовые в цехах, филиалах и других подразделениях.

Складские помещения можно подразделить на следующие виды:

- складское помещение основного производственного назначенияпредставляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей. Зону склада, в которой выполняются логистические операции, связанные с подготовкой укомплектованной продукции к выдаче и отгрузке, а также упаковывание, нанесение маркировки, оформление перевозочных документов иначе называют экспедицией;

- складское помещение подсобного назначения- это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Складское хозяйство следует организовать таким образом, чтобы избежать создания излишних промежуточных складов и кладовых. Не должно допускаться перемещение материальных ценностей с одних складов в другие.

Целесообразно склады разделять на отдельные секции, внутри которых размещать запасы по группам, типам, сортам, укладывая их в штабели, на стеллажи, полки, в закрома, мешки, ящики и другую тару. Такое размещение запасов позволит обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки их наличия.

В местах хранения каждого вида запасов необходимо прикреплять ярлыки, на которых следует указывать данные о находящемся на хранении запасе: его наименовании, номенклатурном номере, единице измерения, цене и отличительных признаках, таких как марка, артикул, размер, сорт и другие.

Места хранения, склады и кладовые должны быть оснащены необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами, мерной тарой для обеспечения точного измерения количества запасов, их переосвидетельствования и клеймения.

Немаловажное значение имеет внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в подразделения организации по заранее согласованным графикам.

Для контроля за сохранностью запасов большое значение имеет определение в организации круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов по каждому складу, за правильное и своевременное документальное оформление операций по движению запасов, а также за сохранностью запасов.

С заведующими складами, кладовщиками, экспедиторами и другими работниками должны быть заключены в установленном порядке договоры о материальной ответственности. Если в штате организации не предусмотрена должность заведующего складом, его обязанности могут возлагаться на другого работника с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности.

Следует учесть, что увольнение или перемещение материально ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером организации.

Освобождению материально ответственных лиц от занимаемых должностей должна предшествовать сплошная инвентаризация числящихся за ними материальных ценностей.

Передача материальных ценностей другому материально ответственному лицу осуществляется по акту, который подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

В организациях должен быть определен перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы на получение и отпуск со складов материально-производственных запасов, а также выдавать разрешения на вывоз запасов из мест хранения.

Данный перечень должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации, в нем должны быть указаны должность, фамилия, имя и отчество должностного лица, а также виды операций, по которым данное лицо имеет право принятия решений.

Итак, из вышесказанного можно сделать вывод, что контроль за движением и сохранностью материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

- схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе разработанные в организации), указываются должностные лица (утверждаются образцы их подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой);

- реестра мест хранения. Выше было отмечено, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;

- единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;

- рабочего плана счетов(с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному);

- порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок.

В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую.

Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

На практике нередки случаи, когда материалы поступают в одной единице измерения, например, в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например, в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

Если в документах поставщика указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие материалы принимаются к учету в той единице измерения, которая принята в данной организации.

В п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н), сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода.

В акте перевода в другую единицу измерения следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.

Пунктом 49 Методических указаний N 119н установлено, что приемка и принятие к учету поступающих материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма N М-4).

Вместо оформления приходного ордера допускается проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Помимо Методических указаний N 119н, на это указывает и Письмо Минфина России от 29 октября 2002 г. N 16-00-14/414 "Об оформлении документов по приемке и оприходованию материалов".

Приходный ордер (форма N М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад. В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа "Номер паспорта".

На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходного ордера в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

На практике нередки случаи, когда при приеме материальных ценностей материально ответственным лицом выявляется несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика. В такой ситуации приходный ордер формы N М-4 не составляется, а составляется Акт о приемке материалов (форма N М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления.

В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу.

Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: "Материалы, ожидающие приемки" и "Материалы, принятые на ответственное хранение". На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно, и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение.

Такими документами могут выступать накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Методическими указаниями N 119н предусмотрено два основных метода складского учета при хранении материальных ценностей на складах организации: сортовой и партионный. От выбранного метода учета материальных ценностей зависит порядок оформления складских документов.

Рассмотрим подробнее каждый из них.

Сортовой методучета изложен в п. п. 136 - 140 Методических указаний N 119н.

При сортовом методе учет МПЗ ведется на карточках сортового учета, в которых отражается наличие и движение ценностей.

Сортовой способ учета на складах применяется в тех случаях, когда хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру ценностей заводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке материала, но и по сорту, единице измерения, цвету и другим характеристикам.

Карточки складского учета открываются на год. Снабженческо-сбытовая служба, открывающая карточку, проставляет в ней номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, марку, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, учетную цену и другие необходимые реквизиты.

Следует учесть, что на каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка складского учета. Карточки регистрируются работниками бухгалтерии в специальном реестре, при этом на карточке проставляется ее номер и виза работника бухгалтерии.

Заведующий складом или кладовщик получает карточки складского учета под расписку в реестре и заполняет в них реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей.

Когда первый лист карточки заполнен, для дальнейшего отражения движения материальных ценностей открывается второй и последующий листы этой же карточки. Листы нумеруются и скрепляются.

При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками материальных ценностей, вместе с тем трудно различить материальные ценности одного сорта, поступившие по разным ценам.

При сортовом способе хранения выбор ценностей для реализации осуществляется произвольно. При этом для оценки материальных ценностей возможно использование методов средней цены, цены единицы запасов, ФИФО (по ценам первых закупок).

Записи в карточку складского учета делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей при большом объеме записей.

На складах с небольшим ассортиментом и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки складского учета и складские книги не ведутся).

Партионный методучета изложен в п. 242 Методических указаний N 119н.

При партионном способе учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и так далее), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству, допускается считать одной партией.

Каждую партию регистрируют в журнале поступающих материальных ценностей. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.

На каждую партию материально ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах: один - для склада, другой - для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

Партионная карта (форма N МХ-10) утверждена Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения" (далее - Постановление N 66).

Записи в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.

После полного отпуска со склада материальных ценностей каждой партии партионная карта закрывается материально ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывается заведующим складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей и наличия отклонений от принятого на учет количества. Акт вместе с партионной картой материально ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.

Если при проверке данной партии выявляется недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, ее списывают за счет организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально ответственного лица. Излишки, выявленные при проверке, принимают к учету.

Постановлением N 66 утверждены следующие документы:

- Акт о расходе товаров по партии (форма N МХ-11);

- Акт о расходе товаров по партиям (форма N МХ-12).

Названные документы применяются при полном израсходовании каждой партии товаров и составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Акт по форме N МХ-11 оформляется при наличии расхождений данных по приходу и расходу по отдельной партии. В иных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт формы N МХ-12.

Партионный учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии).

Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах).

Таковы основные методы учета материальных ценностей на складах.