Глава 64. Списание материалов в производство - документооборот

Как известно, согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все без исключения хозяйственные операции, осуществляемые организацией, в частности движение материальных ценностей, должны оформляться оправдательными документами. Эти оправдательные документы и служат первичными учетными документами.

В данном разделе рассмотрим особенности документооборота при списании материалов в производство.

Материалы- это часть материально-производственных запасов, которая полностью потребляется в процессе производства и переносит свою стоимость на вновь изготавливаемый продукт и используется как в производстве, так и для управленческих нужд.

Формируя информацию о материально-производственных запасах, организациям следует руководствоваться:

- Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н;

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н).

Материалы могут быть отпущены на нужды основного, вспомогательного или обслуживающего производства, а также на цели управления.

Под отпуском материалов в производствоследует понимать их выдачу со склада (кладовой) организации непосредственно для изготовления продукции (выпуска работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Согласно п. 16 ПБУ 5/01, п. 73 Методических указаний N 119н при отпуске материально-производственных запасов в производство их оценка производится одним из трех способов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Метод оценки по себестоимости каждой единицы материалов используется:

- организациями с очень маленькими объемами запасов, когда к учету принимается всего несколько единиц имущества данной группы материалов, при этом склада либо вообще нет, либо он очень мал;

- для материалов, учитываемых в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и тому подобное).

Материалы могут оцениваться организацией по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду (группе) запасов путем деления общей стоимости вида (группы) запасов на их количество в каждый момент времени.

Таким образом, средняя себестоимость запасов может меняться ежедневно при каждом движении материалов.

Оценка запасов может производиться по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (метод ФИФО). Данный метод подразумевает, что материальные ресурсы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть ресурсы, первыми поступающие в производство (в торговле - в продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца.

При применении метода ФИФО оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости реализации учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

Выбранный способ списания МПЗ должен быть закреплен в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета и применяться в течение как минимум одного отчетного года на основании п. 21 ПБУ 5/01.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, фактический расход материалов в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 "Материалы" в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов.

Для оформления движения материалов, в частности списание материалов в производство, организации должны составлять первичные учетные документы.

Первичные учетные документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, что установлено п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Унифицированные формы первичных документов утверждаются Госкомстатом, министерства и ведомства и иные органы федеральной власти утверждают соответствующие отраслевые формы.

В частности, для списания материалов в производство должны применяться формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление Госкомстата России N 71а).

Утвержденные унифицированные формы предназначены для применения юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность в отраслях экономики.

Между тем организации для оформления операций, по которым унифицированные и отраслевые формы не предусмотрены, могут разработать и утвердить форму первичного документа самостоятельно. При этом документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом N 129-ФЗ:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Следует также отметить, что на основе Методических указаний N 119н в организации должны быть разработаны внутренние положения, инструкции или иные организационно-распорядительные документы, которыми, в частности, устанавливаются формы первичных учетных документов по отпуску (расходованию) и перемещению материально-производственных запасов и порядок их оформления (составления).

Помимо этого, названными документами устанавливается перечень должностных лиц подразделений организации, имеющих право на получение и отпуск материально-производственных запасов.

Списки лиц, которым предоставлено право на получение материалов со складов, должны быть согласованы с главным бухгалтером. Образцы подписей этих лиц должны быть сообщены лицам, отпускающим материалы со складов. Отпуск материалов производится только выделенным для их получения работникам подразделений организации, что установлено п. 96 Методических указаний N 119н.

Пунктом 100 Методических указаний N 119н определено, что первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в ее подразделения являются:

- Лимитно-заборная карта (форма N М-8);

- Требование-накладная (форма N М-11);

- Накладная (форма N М-15).

Рассмотрим их подробнее.

Лимитно-заборная карта (форма N М-8)применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Лимитно-заборная карта является основанием для списания материальных ценностей со склада.

На одно наименование материала (один номенклатурный номер) выписываются два экземпляра карты. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению организации - получателю материалов, второй - складу.

Лимитно-заборная карта может быть выписана и в трех экземплярах. Дополнительный экземпляр составляется в том случае, если карта выписывается отделом снабжения или плановым отделом организации, где он и остается для контроля.

Карты, как правило, выписываются на один месяц. Если же объемы отпуска материалов невелики, то карта может быть выписана и на квартал.

Для каждого склада организации выписываются отдельные лимитно-заборные карты.

Получая материалы на складе, получатель предъявляет свой экземпляр карты. Кладовщик, отпускающий материалы, дату и количество выданных материалов указывает в обоих экземплярах карты. Затем определяется остаток лимита. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в экземпляре склада расписывается получатель материалов.

Лимитно-заборные карты после использования лимита сдаются в бухгалтерию. По окончании месяца все карты за истекший месяц следует сдать в бухгалтерию, независимо от того, исчерпан ли лимит. Карта, выписанная на квартал, сдается в бухгалтерию в начале следующего квартала.

В лимитно-заборной карте ведется учет материалов, не использованных в производстве и возвращенных на склад.

В необходимых случаях с разрешения руководителя организации или иных уполномоченных на это лиц допускается изменение лимита отпуска, сверхлимитный отпуск, а также замена одних материалов другими. При наличии такого разрешения при отпуске материалов сверх лимитов в карте делается надпись "Сверх лимита" или ставится соответствующий штамп.

Требование-накладная (форма N М-11)используется для учета движения материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Составляется требование-накладная в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания материалов сдающим складом, а на основании другого экземпляра склад или подразделение, получающие ценности, принимает их на учет.

В требовании указываются наименование материала, его количество и цена, сумма. Помимо этих данных указывается номер или шифр изделия и (или) наименование заказа (изделия), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Возможен отпуск материалов без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются в подотчете у подразделения, их получившего.

Подписывается требование-накладная материально ответственными лицами сдатчика и получателя. Полностью оформленный документ передается в бухгалтерию, где проверяется на правильность оформления и законность совершенной операции. Следует отметить, что работники бухгалтерии должны проверять все поступающие к ним первичные учетные документы без исключения, а не только требования-накладные.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15)применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Передача материалов с одного склада организации на другой, а также из склада одного подразделения другому подразделению в соответствии с п. 113 Методических указаний N 119н должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов. Однако Постановлением Госкомстата России N 71а накладной с таким наименованием не утверждено.

Таким образом, для оформления отпуска материалов подразделениям, расположенным за пределами территории организации, следует применять накладную на отпуск материалов на сторону.

Накладная на отпуск материалов на сторону выписывается в двух экземплярах, первый из которых передается складу и является основанием для отпуска материалов, а второй остается у получателя.

Еще на один момент необходимо обратить внимание. С целью сокращения количества первичных учетных документов, там, где это возможно и целесообразно, Постановление Госкомстата России N 71а в Указаниях по применению и заполнению форм рекомендует оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма N М-17).

Если в организации установлены лимиты отпуска материалов, они могут быть указаны в карточке. При таком варианте расходные документы на отпуск материалов не составляются, выдача материалов осуществляется на основании лимитных карт, которые выписываются в одном экземпляре и не имеют значения бухгалтерских документов.

Получатель материалов расписывается в карточке учета материалов, кладовщик, отпускающий материалы, расписывается в лимитной карте.

Как сказано в п. 109 Методических указаний N 119н, при такой системе отпуска материалов карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

В организации должен быть установлен перечень материалов, отпускаемых со склада таким способом, а также подразделения, где описанный способ может применяться. Перечень утверждается руководителем организации.

А теперь напомним некоторые основные положения, касающиеся общего порядка оформления первичных документов по учету движения материалов.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены и иметь все необходимые реквизиты, что установлено п. 12 Методических указаний N 119н.

Если показатели для заполнения каких-либо реквизитов отсутствуют, соответствующие строки прочеркиваются. Недооформленные документы возвращаются складам и подразделениям для надлежащего оформления.

Номер документа является одним из его обязательных реквизитов. Первичные документы могут быть пронумерованы заранее, либо номер присваивается при оформлении документа. Для каждого вида документов номера в течение отчетного года не должны повторяться.

Измеритель хозяйственной операции также является обязательным реквизитом первичного учетного документа. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно), которые и указываются в документе.

В первичных документах на отпуск материалов указывается код и наименование единицы измерения. Заполняя эти данные, можно руководствоваться Общероссийским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 366.

В качестве примера приведем несколько единиц измерения с соответствующими им кодами:

Килограмм	166
Комплект	839
Литр	112
Метр	006
Пара	715
Рулон	736
Тонна	168
Упаковка	778
Центнер	206
Штука	796
Ящик	812

Стоимость материалов, отпускаемых со складов (кладовых) организации в подразделения и из подразделений на участки, в бригады, рабочие места, в аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам в порядке, изложенном в п. п. 73 - 80 Методических указаний N 119н (без учета транспортно-заготовительных расходов).

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г., подлежат хранению в течение 5-ти лет.