Глава 40. Отпуск специальных активов в производство - документооборот

В составе оборотных активов бухгалтерским законодательством выделяется вид активов, включающий в себя специальный инструмент, специальные приспособления, специальное оборудование и специальную одежду, иными словами, специальные активы (далее - спецактивы). Операции по движению спецактивов, в частности отпуск спецактивов в производство, должны быть оформлены документально и подтверждены первичными учетными документами, являющимися основанием для ведения бухгалтерского учета.

В данном разделе рассмотрим порядок заполнения первичных учетных документов, которыми оформляется отпуск спецактивов в производство.

Прежде чем преступить к рассмотрению данного вопроса, отметим особенности бухгалтерского учета спецактивов.

Напомним, что основными документами, которыми организации должны руководствоваться, организуя учет спецактивов, являются:

- Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденное Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н;

- Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные Приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. N 135н (далее - Методические указания N 135н).

Методическими указаниями N 135н определены особенности бухгалтерского учета спецактивов, имеющих особый порядок отнесения их стоимости в затраты на производство и продажу продукции (работ, услуг).

К бухгалтерскому учету в качестве специального инструмента и специальных приспособлений принимаются технические средства, обладающие индивидуальными (уникальными) свойствами, которые предназначены для обеспечения условий изготовления (выпуска) конкретных видов продукции (выполнения работ, оказания услуг). Технические средства, предназначенные для производства типовых видов продукции (работ, услуг), как специальный инструмент и приспособления не учитываются.

В качестве специального оборудования к бухгалтерскому учету принимаются средства труда, многократно используемые в производстве, и обеспечивающие условия для выполнения специфических (нестандартных) технологических операций. Как специальное оборудование не учитывается технологическое оборудование, предназначенное для выполнения типовых (стандартных) операций по механической, термической, гальванической и иной обработке деталей и изделий, стандартное испытательное оборудование для проверки покупных полуфабрикатов, материалов и комплектующих, иное оборудование общего применения.

Как специальная одежда учитываются средства индивидуальной защиты работников организации.

Перечни активов, учитываемых в качестве специального инструмента и специальных приспособлений, специального оборудования, а также специальной одежды, приведены в п. п. 3, 5 и 7 Методических указаний N 135н соответственно.

Конкретный перечень активов, учитываемых организацией в качестве специальных, должен быть определен организацией самостоятельно с учетом особенностей технологического процесса осуществляемого вида деятельности.

Отпуск специальной оснастки и специальной одежды в производство (эксплуатацию) со складов, а также иных мест хранения организации, производится на основании первичных учетных документов.

Согласно п. 19 Методических указаний N 135н в качестве таковых могут использоваться первичные документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление Госкомстата России N 71а), в частности:

- Требование-накладная (форма N М-11);

- Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15);

- Лимитно-заборная карта (форма N М-8).

Рассмотрим порядок оформления указанных документов подробнее.

Требование-накладная (форма N М-11)применяется для учета движения спецактивов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Материально ответственное лицо подразделения, сдающего спецактивы, на которое указаниями по применению и заполнению форм возложена обязанность по оформлению этого документа, составляет его в двух экземплярах. Один экземпляр служит основанием сдающему складу для списания спецактивов. На основании другого экземпляра принимающий склад или подразделения принимает спецактивы на учет.

В организации должны быть согласованы с главным бухгалтером и утверждены списки лиц, имеющих право на получение специальных активов со складов. Образцы подписей этих лиц сообщаются материально ответственным лицам, отпускающим специальные активы со складов.

Спецактивы отпускаются в производство по установленным нормам, но в необходимых случаях в порядке, установленном организацией, допускается и сверхнормативный отпуск спецактивов в производство.

Требование-накладная содержит такие реквизиты, как наименование материала, где следует указать наименование спецактива, количество, цену (учетную цену), сумму. Поскольку специальная оснастка и специальный инструмент предназначены для производства конкретных видов продукции (выполнения работ, оказания услуг), в требовании-накладной указывается номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции).

Требование-накладная подписывается материально ответственными лицами сдающего и получающего подразделения и передается в бухгалтерию организации, где на основании этого документа производится отражение осуществленной операции в бухгалтерском учете.

Нередко производственные организации имеют подразделения, расположенные за пределами территории организации. Если специальные активы передаются в такие подразделения, то для оформления передачи применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15).

Согласно рекомендациям, содержащимся в п. 15 Методических указаний N 135н, накладной формы N М-15 оформляется передача изготовленной в организации специальной оснастки и специальной одежды подразделениями-изготовителями (цехами) на склады организации или иные места хранения.

Как правило, накладная выписывается в трех экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию, где на его основании изготовленная оснастка принимается к учету, и производится списание затрат. Второй экземпляр вместе с оснасткой передается на склад или иные места хранения, а третий - остается в подразделении-изготовителе.

Постановлением Госкомстата России N 71а установлено, что лимитно-заборная карта (форма N М-8)в общем случае применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции.

В соответствии с п. 19 Методических указаний N 135н этим документом может оформляться отпуск специальной оснастки и специальной одежды в производство (эксплуатацию) со складов и иных мест хранения организации.

Выписывается лимитно-заборная карта в двух экземплярах на каждое наименование спецактивов, в отношении которых установлен лимит отпуска. Один экземпляр до начала месяца передается подразделению, получающему спецактивы, а второй - передается складу.

Помимо перечисленных унифицированных форм первичных учетных документов, организация может применять самостоятельно разработанные формы по движению специальной оснастки и специальной одежды, что установлено Методическими указаниями N 135н. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. "О бухгалтерском учете".

Рассмотрим некоторые особенности отпуска в производство специальных инструментов и специальных приспособлений, установленные разд. VI Методических указаний N 135н.

Как мы уже отметили выше, специальные инструменты и специальные приспособления (далее - специнструменты) выдаются со склада по лимитам, установленным в организации. На складе отпуск специнструментов в подразделения отмечается в специальных карточках.

Для этих целей можно использовать Карточку учета материалов (форма N М-17), утвержденную Постановлением Госкомстата России N 71а, либо форму такой карточки организация может разработать самостоятельно и утвердить в приказе по учетной политике организации.

В карточках должна отражаться выдача и возврат специнструментов, а также сдача негодных специнструментов. Если в форме N М-17 графы для отражения отпуска и возврата материалов, в нашем случае специнструментов, предусмотрены, то графы, в которой можно было бы отразить сдачу вышедших из строя специнструментов, нет.

В унифицированную форму документа допускается внесение дополнительных реквизитов, строк и граф, но доработанную форму документа также необходимо будет утвердить приказом по учетной политике организации.

Методические указания N 135н предлагают применение двух вариантов оперативного (количественного) учета выдачи специнструментов в производство и возврата их на склад.

Один из вариантов заключается в том, что операции по движению специнструментов оформляются следующими первичными учетными документами:

- поступление в подразделение организации со склада - требованием или лимитной картой;

- возврат из подразделения на склад - накладными или записями в лимитной карте;

- сдача из подразделений негодных, изношенных специнструментов в виде лома и утиля - накладными.

При использовании второго из предлагаемых вариантов первичные документы на выдаче специнструментов со склада не оформляются, поскольку кладовщики подразделения обменивают на складе организации негодные и изношенные специнструменты на годные - штука за штуку.

Такой обмен не приводит к изменению запасов специнструментов на складе и производится на основании актов списания специнструментов по причине нормального износа.

Этот вариант рекомендуется использовать в организациях, где хорошо организована система складского и инструментального хозяйства, а также налажен учет и контроль.

Первоначальная выдача специнструмента из кладовой подразделения производится на основании требования и оформляется в лицевых карточках. Такие карточки открываются в одном экземпляре на каждое рабочее место, каждого рабочего - получателя специнструмента. За полученный специнструмент рабочий расписывается в лицевой карточке.

Последующие выдачи специнструмента взамен сданного изношенного инструмента штука за штуку могут не оформляться первичными документами либо оформляются записями в личной карточке работника.

Выдача годного специнструмента в обмен на изношенный производится только при предъявлении акта на списание инструмента по причине износа. Выдача годных специнструментов без сдачи на склад изношенных специнструментов производится на основании требования.

Для получения в пользование специнструментов, отнесенных к редким или содержащим драгоценные металлы и камни в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации, в кладовую подразделения предъявляется требование, подписанное уполномоченным лицом. Работник, получающий такой специнструмент, должен расписаться в требовании. При возврате инструмента в кладовую требование возвращается.

Выдача в производство (эксплуатацию) специальной одежды (далее - спецодежда) также имеет некоторые особенности.

Прежде всего, следует отметить, что в соответствии со ст. 212 Трудового кодекса Российской Федерации на работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда работников. Работодатель, в частности, обязан обеспечить приобретение и выдачу за счет собственных средств сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.

Выдача средств индивидуальной защиты производится в соответствии с нормами, установленными, в частности, следующими нормативными правовыми актами:

- Постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. N 63 "Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты";

- Постановлением Минтруда России от 25 декабря 1997 г. N 66 "Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты";

- Постановлением Минтруда России от 29 декабря 1997 г. N 68 "Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты";

- Постановлением Минтруда России от 22 июля 1999 г. N 26 "Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам химических производств";

- Постановлением Минтруда России от 31 декабря 1997 г. N 70 "Об утверждении норм бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики (кроме климатических районов, предусмотренных особо в Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам морского транспорта; работникам гражданской авиации; работникам, осуществляющим наблюдения и работы по гидрометеорологическому режиму окружающей среды; постоянному и переменному составу учебных и спортивных организаций российской оборонной спортивно-технической организации (Росто))";

- Приказом Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2006 г. N 297 "Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономики".

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. N 290н.

Итак, спецодежда выдается работникам в порядке, установленном коллективным договором на основе типовых отраслевых норм бесплатной выдачи спецодежды, а также правил обеспечения работников спецодеждой.

Выдача работникам спецодежды отражается в личной карточке работника. Форма личной карточки утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты".

В личной карточке, помимо сведений о работнике, указывается наименование средств индивидуальной защиты, пункт Типовых отраслевых норм, на основании которого спецодежда выдается работнику, единица измерения и количество спецодежды на год.

В требованиях и иных документах, оформляющих отпуск спецодежды работникам, наряду с другими реквизитами, следует отражать основание выдачи, а в личных карточках - срок носки, процент годности на момент выдачи.

Дежурная спецодежда коллективного пользования записывается на отдельные карточки с пометкой "Дежурная".

Пунктом 9 Методических указаний N 135н установлено, что организация может организовать учет специальных инструментов, специальных приспособлений и специального оборудования в порядке, предусмотренном для учета основных средств, руководствуясь при этом Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н.

По мнению Минфина России, содержащемуся в Письме от 12 мая 2003 г. N 16-00-14/159, подобный порядок может быть установлен и для предметов специальной одежды.

Выбранный порядок учета спецактивов организация должна закрепить в приказе по учетной политике. Если организация примет решение учитывать спецактивы как объекты основных средств, то применять первичные учетные документы, предназначенные для учета материалов, будет неправомерно.

В этом случае следует применять первичные учетные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".