Глава 25. Лимитно-заборная карта

Бухгалтерский учет в организациях, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, ведется на основании первичных учетных документов. Такими документами согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) являются оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции, проводимые организацией. Одним из таких документов является лимитно-заборная карта.

В данном разделе рассмотрим назначение лимитно-заборной карты, порядок ее заполнения, а также пример заполнения этого первичного учетного документа.

Для начала отметим, что информация о материально-производственных запасах организации формируется по правилам, установленным:

- Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н;

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н).

Согласно п. 42 Методических указаний N 119н материалыпредставляют собой вид запасов. К материалам относится сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Первичные учетные документы в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ принимаются к учету в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если документ для отражения какой-либо хозяйственной операции не предусмотрен альбомами унифицированных форм, организация может разработать форму документа самостоятельно с учетом специфики своей деятельности, не забывая при этом соблюдать необходимые реквизиты, которые должен содержать документ. Перечень обязательных реквизитов приведен в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Лимитно-заборная карта (форма N М-8), наряду с другими первичными учетными документами для учета материалов, утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". Этим же документом утверждены Указания по применению и заполнению форм (далее - Указания N 71а).

Согласно Указаниям N 71а лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции. Этим документом может оформляться отпуск специальной оснастки и специальной одежды в производство (эксплуатацию) со складов организаций и иных мест хранения, что установлено п. 19 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных Приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. N 135н.

Кроме того, лимитно-заборная карта используется также для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Форма N М-8 выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). До начала месяца один экземпляр документа передается структурному подразделению организации, которое будет получать материалы, а второй экземпляр передается складу.

В п. 100 Методических указаний N 119н сказано, что лимитно-заборные карты могут выписываться подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, и в трех экземплярах. В случае оформления третьего экземпляра он остается в этих подразделения для контроля.

Выписываются лимитно-заборные карты на один месяц, но при небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал, причем на каждый склад выписывается отдельная карта.

При получении материалов на складе представитель получателя предъявляет свой экземпляр лимитно-заборной карты. Дату и количество отпущенных материалов кладовщик указывает в обоих экземплярах документа, после чего определяется остаток лимита по данному виду материалов. В документе получателя расписывается кладовщик, и, наоборот, в документе склада должен расписаться получатель материала.

После использования лимита материалов лимитно-заборные карты сдаются складом в бухгалтерию организации.

Согласно п. 269 Методических указаний N 119н все карты за прошлый месяц должны быть сданы на склад независимо от использования лимита. Если карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала.

В очень давних разъяснениях Минфина России, приведенных в Письме от 7 июня 2002 г. N 16-00-14/203, сказано, что каких-либо жестких норм в части конкретных сроков заполнения отдельных реквизитов в нормативных документах по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов не содержится. По мнению Минфина, организация вправе самостоятельно устанавливать конкретный график документооборота, включая и порядок движения лимитно-заборных карт.

Указания N 71а рекомендуют в целях сокращения количества первичных документов, там, где это целесообразно, оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма N М-17), где можно указать и лимит отпуска.

Расходные документы на отпуск материалов в этом случае не составляются, а выдача материалов производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов.

Представитель получателя при таком варианте отпуска материалов расписывается непосредственно в карточке учета материалов, кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте.

Согласно п. 109 Методических указаний N 119н при этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Перечень материалов, которые могут отпускаться со склада таким способом, и подразделения, где этот способ может применяться, устанавливает руководитель организации.

Учет материалов, не использованных в производстве и возвращенных на склад, ведется также в лимитно-заборной карте.

Изменение лимита отпуска, сверхлимитный отпуск материалов и замена одних материалов другими допускаются только с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных лиц, на это уполномоченных.

Если получено разрешение на отпуск материалов сверх лимитов, то в лимитно-заборной карте проставляется штамп или делается надпись "Сверх лимита" и указывается причина сверхлимитного отпуска материалов.

Бланки формы N М-8 с частично заполненными реквизитами могут быть оформлены с помощью средств вычислительной техники.

Также следует отметить, что первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение 5-ти лет. Такой срок для хранения первичных документов установлен Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г.

Ниже приведем пример заполнения лимитно-заборной карты.

Пример. Организация "Мир" занимается производством электроизмерительной техники. Слесарный цех производит обработку литейных деталей и подготовку к дальнейшей сборке. Для сверления отверстий в деталях необходимы, в частности, сверла диаметром 1,0 мм.

Организацией установлен лимит на 1 месяц в количестве 1000 штук.

Предположим, что организация ведет автоматизированный учет, для чего разработала собственные кодировки. Для заполнения реквизита лимитно-заборной карты "Код вида операции" применяется код 0283.

В соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 366, наименованию единицы измерения "штука" соответствует код 796.

Типовая межотраслевая форма N М-8

149

ЛИМИТНО-ЗАБОРНАЯ КАРТА N -------- ┌────────┐

│ Коды │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0315005│

ООО "Мир" ├────────┤

Организация -------------------------------- по ОКПО │xxxxxxxx│

└────────┘

Дата состав- ления	Код вида опера- ции	Вид деятельности	Отправитель	Получатель	Корреспондирующий счет		Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг)
			структур- ное подраз- деление	структур- ное подраз- деление	счет, субсчет	код анали- тического учета
29.08.2010	0283	Производство	Склад	Слесарный цех	20	xxx	Прибор Х-1 (шт.)

┌────────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────┐

│ Материальные ценности │ Единица измерения │

├──────────────────────────────────────────┬─────────────┼─────────┬──────────┤

│ наименование, сорт, размер, марка │номенклатур- │ код │наимено- │

│ │ный номер │ │вание │

├──────────────────────────────────────────┼─────────────┼─────────┼──────────┤

│Сверло по металлу полированное 1,0 мм Р6М5│ 00423652 │ 796 │ штук │

├───────────────────────────┬──────────────┼─────────────┼─────────┼──────────┤

│ │Порядковый │Всего отпу- │ Цена, │Сумма без │

│ 1000 │номер по │щено с учетом│руб. коп.│учета НДС,│

│ Лимит --------- │складской 257 │возврата │ │руб. коп. │

│ │картотеке --- ├─────────────┼─────────┼──────────┤

│ │ │ 1000 │ xx - xx │ xxx - xx │

├────────────────┬──────────┼──────────────┼─────────────┼─────────┴──────────┤

│ │ Дата │ Количество │ Остаток │Подпись заведующего │

│ │ │ │ лимита │складом или получа- │

│ │ │ │ │теля │

│ ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │01.09.2010│ 200 │ 800 │ Иванов │

│ ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │04.09.2010│ 250 │ 550 │ Иванов │

│ ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │10.09.2010│ 100 │ 450 │ Иванов │

│Отпущено ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │15.09.2010│ 150 │ 300 │ Иванов │

│ ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │22.09.2010│ 120 │ 180 │ Иванов │

│ ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │26.09.2010│ 180 │ 0 │ Иванов │

│ ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │ │ │ │ │

│ ├──────────┼──────────────┼─────────────┼────────────────────┤

│ │ │ │ │ │

└────────────────┴──────────┴──────────────┴─────────────┴────────────────────┘

Оборотная сторона формы N М-8

Дата		Количество	Остаток лимита	Подпись заведующего складом или получа- теля
Отпу- щено
Воз- вра- щено

Руководитель

подразделения, Технолог Петров Петров О.П.

установившего лимит --------- ------- -------------------

должность подпись расшифровка подписи

Руководитель

подразделения, Начальник

получившего материальные цеха Сидоров Сидоров М.Т.

ценности --------- ------- -------------------

должность подпись расшифровка подписи

Иванов Иванов О.П.

Заведующий складом --------------- ---------------------------

подпись расшифровка подписи

30 сентября 10

"--" ---------- 20-- г.