Глава 24. Карточка учета материалов

Как известно, все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые согласно нормам бухгалтерского законодательства признаются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Операции по движению материалов на складе также должны оформляться первичными учетными документами.

В данном разделе рассмотрим такой специальный учетный документ, предусмотренный для складского учета материалов, как карточка учета материалов (форма N М-17).

Для начала отметим, что информация о материально-производственных запасах организации формируется по правилам, установленным:

- Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01);

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н).

Согласно п. 42 Методических указаний N 119н материалы представляют собой вид запасов и к ним относятся:

- сырье;

- основные и вспомогательные материалы;

- покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

- топливо;

- тара;

- запасные части;

- строительные и прочие материалы.

Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов в соответствии с п. 3 ПБУ 5/01 выбирается организацией самостоятельно. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей бухгалтерского учета может быть выбран номенклатурный номер, партия, однородная группа.

Карточка учета материалов применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру.

Здесь же хотелось бы несколько слов сказать об учете основных средств. В соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н (далее - ПБУ 6/01), активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов.

В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль их движения.

Согласно Письму Минфина России от 30 мая 2006 г. N 03-03-04/4/98, если организация примет решение учитывать объекты основных средств стоимостью не более 20 000 руб. за единицу в составе материально-производственных запасов, она должна вести по ним соответствующие документы: приходный ордер по форме N М-4, требование-накладную по форме N М-11, карточку учета материалов по форме N М-17 и другие.

Пунктом 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Карточка учета материалов (форма N М-17) утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения организации. При открытии карточки заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

Карточки учета материалов регистрируются бухгалтерией в специальном реестре или книге. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза бухгалтера. Заведующему складом или кладовщику карточки выдаются под расписку в реестре.

Заполняется карточка на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом - кладовщиком, заведующим складом. В полученных карточках заполняются реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей.

Как было отмечено выше, наряду с другими реквизитами, в карточке проставляется учетная цена материалов, хранящихся на складах организации. Если учетная цена меняется, то в соответствии с п. 264 Методических указаний N 119н на карточках делаются дополнительные записи, то есть указывается новая учетная цена и с какого времени она действует.

Если в качестве учетной цены в организации применяются цены поставщиков или фактическая себестоимость материалов, то здесь возможны два варианта:

1) открывается новая карточка учета материалов при каждом изменении цены;

2) независимо от изменения цены учет ведется в одной карточке, при этом по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции.

Материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения. В тех случаях, когда материалы поступают в одной единице измерения (например, в тоннах), а отпускаются со склада в других единицах измерения (например, в килограммах) п. 50 Методических указаний N 119н допускает ведение учета в первичных учетных документах, в том числе и в карточках складского учета, одновременно в двух единицах измерения. Причем в карточке сначала указывается количество материала в единице измерения, указанной в документах поставщика, а затем в скобках указывается количество материала в единице измерения, по которой материал отпускается со склада.

В некоторых случаях ведение одновременного учета в двух единицах измерения вызывает затруднения. Поэтому допускается перевод материалов в другую единицу измерения, для чего представители соответствующих подразделений организации (отдела снабжения, бухгалтерии, склада) составляют акт перевода.

В акте указывается количество материалов в единице измерения, указанной в документах поставщика, а также в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Определяется и учетная цена в новой единице измерения.

В складской карточке запись о принятии материала к учету делается в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения с указанием акта перевода.

Основанием для внесения записей в карточку, отражающих движение материалов, являются первичные приходно-расходные документы - приходные ордера, требования, накладные, товарно-транспортные накладные, другие приходные и расходные документы. Записи делаются в день совершения операции с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено и для какой цели).

Каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, в карточке учета материалов записывается отдельно. Если в один день совершается несколько однородных операций (по нескольким документам), то в соответствии с п. 266 Методических указаний N 119н может быть сделана одна запись с отражением общего количества материалов по этим документам. При этом в содержании записи следует перечислить номера всех документов либо составить реестр.

При наличии операций в карточках ежедневно выводятся остатки. В конце месяца выводятся итоги оборотов по приходу и расходу материалов и выводится остаток.

После того как карточка полностью заполнена, для последующих записей согласно п. 265 Методический указаний N 119н открывается второй лист той же карточки и далее последующие листы, которые нумеруются и скрепляются. Дополнительно открытые листы карточки учета материалов при очередной проверке визируются бухгалтером.

Следует отметить, что работники бухгалтерии обязаны систематически, но не реже одного раза в месяц, проверять своевременность и правильность оформления первичных документов по складским операциям, записи операций в карточках, полноту и своевременность сдачи исполненных документов в бухгалтерию. Такие проверки осуществляются непосредственно на складах в присутствии заведующего складом в сроки, установленные организацией.

По истечении календарного года в карточках выводятся остатки на 1 января следующего года. Эти остатки переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, в них делаются отметки "остаток перенесен в карточку 200_ года N ___", затем карточки подшиваются и сдаются в архив организации.

По истечении календарного года карточки учета материалов могут и не закрываться. Записи в карточки продолжают вноситься и в следующем году, а закрываться и открываться карточки могут и в течение года. Но такой порядок ведения карточек допускается лишь по указанию руководителя службы снабжения и с разрешения главного бухгалтера организации, что установлено п. 273 Методических указаний N 119н.

Если складской учет материалов ведется в организации при помощи средств вычислительной техники, то на основании п. 275 Методических указаний N 119н карточки учета материалов могут не вестись. В этом случае информация, предусмотренная в карточках учета материалов, вносится непосредственно в средства вычислительной техники.

Рассмотрим пример заполнения карточки учета материалов.

Пример. ООО "Салют" приобрело в ООО "Омега" 1500 листов гипсокартона по счету N 366 от 26 июня 2010 г. Стоимость приобретенных материалов составила 336 300 руб. (в том числе НДС 18% - 51 300 руб.).

При получении материалов на складе ООО "Омега" сотруднику Иванову А.А. выдана накладная N 314 от 3 июля 2010 г., а также счет-фактура. В тот же день гипсокартон сдан на склад организации и принят к учету.

Для производства ремонтно-строительных работ, осуществляемых по договору строительного подряда, прорабом Петровым А.П. получено 930 листов гипсокартона по требованию-накладной N 542 от 6 июля 2010 г.

Примечание. В соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 366, наименованию единицы измерения "лист" соответствует код 625.

Типовая межотраслевая форма N М-17

146

КАРТОЧКА N ------ ┌──────────┐

УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ │ Коды │

├──────────┤

Форма по ОКУД │ 0315008 │

ООО "Салют" ├──────────┤

Организация -------------------------------- по ОКПО │ xxxxxxxx │

├──┬──┬────┤

Дата составления │03│07│2009│

└──┴──┴────┘

склад

Структурное подразделение ----------------------

Структурное подразделение

Вид дея- тель- ности

Склад

Место хранения

Марка

Сорт

Профиль

Размер

Номен- кла- турный номер

Единица измерения

Цена, руб. коп.

Норма запаса

Срок годности

Поставщик

стел- лаж

ячей- ка

код

наимено- вание

склад

xxx

014

xxx

xxx

-

-

-

1200x 2500x 12,5

2538

625

лист

190-00

-

-

ООО "Омега"

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐

Наименование материала _________ │ Драгоценный материал (металл, камень) │

гипсокартон ├────────────┬───┬───────┬────────────┬───────┬────────┬─────┤

-------------------------------- │наименование│вид│номен- │ единица │коли- │ номер │ │

________________________________ │ │ │клатур-│ измерения │чество │паспорта│ │

│ │ │ный ├───┬────────┤(масса)│ │ │

│ │ │номер │код│наимено-│ │ │ │

│ │ │ │ │вание │ │ │ │

├────────────┼───┼───────┼───┼────────┼───────┼────────┼─────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

├────────────┼───┼───────┼───┼────────┼───────┼────────┼─────┤

│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │

├────────────┼───┼───────┼───┼────────┼───────┼────────┼─────┤

│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │

├────────────┼───┼───────┼───┼────────┼───────┼────────┼─────┤

│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │

└────────────┴───┴───────┴───┴────────┴───────┴────────┴─────┘

Дата записи	Номер		От кого получено или кому отпущено	Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг)	Приход	Расход	Остаток	Подпись, дата
	доку- мента	по порядку
1	2	3	4	5	6	7	8	9
03.07.2010	314	1	ООО "Омега"	xxxxx	1500		1500	Сидоров 03.07.2010
06.07.2010	542	2	Объект N 1 Прораб Петров А.П.	xxxxx		930	570	Сидоров 06.07.2010

Оборотная сторона формы N М-17

Дата записи	Номер		От кого получено или кому отпущено	Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг)	Приход	Расход	Остаток	Подпись, дата
	доку- мента	по порядку
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Нач. отд.

снабжения Сафронов Сафронов Г.К.

Карточку заполнил --------- --------- -----------------------

должность подпись расшифровка подписи

03 июля 10

"--" --------------- 20-- г.