Глава 32. Излишки - документооборот

Для более точного представления финансового положения организации общественного питания необходимы достоверные и объективные данные бухгалтерского учета. Достоверность этих показателей не вызывает сомнения только в том случае, если они подтверждены фактическим наличием имущества и соответствующих обязательств организации. Как показывает практика, случаи выявления излишков имущества встречаются гораздо реже, чем случаи выявления недостач.

В данном разделе рассмотрим порядок документального оформления излишков, выявленных в процессе инвентаризации, а также кратко остановимся на порядке проведения инвентаризации.

Обязанность проведения инвентаризации всеми без исключения организациями, осуществляющими различные виды деятельности, установлена ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

Согласно ст. 12 Закона N 129-ФЗ инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в ходе проведения инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств организации.

Все организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (кроме кредитных организаций и бюджетных учреждений), самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

Под учетной политикойсогласно Положению по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, утвержденному Приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. N 106н, понимается принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. К способам ведения бухгалтерского учета относятся, в частности, способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, применения счетов бухгалтерского учета, организации регистров бухгалтерского учета, обработки информации.

При формировании учетной политики утверждается порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов подробно изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания N 49).

Согласно п. п. 1.2 и 1.3 Методических указаний N 49 инвентаризации подлежит все имущество организации и все виды финансовых обязательств, а именно, основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризация каждого из перечисленных видов имущества и обязательств осуществляется по правилам, изложенным в разд. 3 Методических указаний N 49.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, подписывая Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), утвержденный Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление Госкомстата России N 88).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, инженеры, экономисты, техники и иные лица. В состав комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, если такая служба существует, а также представители независимых аудиторских организаций.

Обратите внимание! При проведении инвентаризации обязаны присутствовать все без исключения члены комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них делает результаты инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества, осуществляемая путем подсчета, взвешивания, обмера, производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации, в которые вносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств, составляются не менее чем в двух экземплярах.

В описях и актах не должно быть незаполненных строк, на последних страницах незаполненные сроки прочеркиваются.

Отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов делается на последней странице описи (акта) и заверяется подписями лиц, проводивших эту проверку. Описи (акты) подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

Если в результате инвентаризации имущества выявлены отклонения от учетных данных, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, то по этому имуществу составляются Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

Согласно п. 4.1 Методических указаний N 49 суммы излишков материальных ценностей указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете, тогда как п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н, выявленные при инвентаризации излишки запасов приходуются по рыночным ценам.

Поскольку Методические указания N 119н приняты в более поздний период, чем Методические указания N 49, то при отражении в учете выявленных излишков материальных ценностей следует руководствоваться нормативным документом, который принят позднее.

Далее рассмотрим порядок заполнения Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (формы N ИНВ-19).

В табличной части, расположенной на 2 странице формы N ИНВ-19, указывается наименование и код материалов (графы 2, 3), количество и сумма выявленных излишков (графы 8, 9), сведения об излишках и недостачах, отрегулированных за счет уточнения записей в учете (графы 12 - 17).

На третьей странице формы N ИНВ-19 отражается пересортица по товарам, нередко возникающая в торговых организациях, а именно, излишки, зачтенные в покрытие недостач (графы 18 - 20), и недостачи, покрытые излишками (графы 21 - 23). Оприходование окончательных излишков с указанием количества, суммы и номера счета указывается в графах 24 - 27 формы.

В обязательном порядке составляется Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

В форме N ИНВ-26 отражается сумма излишков материально-производственных запасов, а также указывается наименование и номер счета бухгалтерского учета, на котором отражаются излишки.

Ниже рассмотрим пример заполнения Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Пример. В организации по состоянию на 1-е число отчетного месяца проведена инвентаризация находящихся на складе товаров, по результатам которой выявлены:

- недостача макаронных изделий 1 сорта в количестве 2,5 килограмма по учетной цене 28 руб/кг;

- излишек макаронных изделий 2 сорта в количестве 3,7 килограмма по учетной цене 16 руб/кг.

В связи с выявленной пересортицей по решению руководителя организации недостача макаронных изделий 1 сорта в количестве 2,5 килограмма покрыта за счет излишка макаронных изделий 2 сорта в том же количестве.

При этом сумма недостачи по пересортице составит 70 руб. (2,5 килограмма x 28 руб.), а сумма излишка - 40 руб. (2,5 килограмма x 16 руб.). Возникшая разница в размере 30 руб. на основании материалов проведенного расследования отнесена за счет виновного лица (начальника склада).

Остаток излишка в количестве 1,2 килограмма приходуется в учете организации исходя из рыночных цен. Допустим, они составляют 18 руб/кг, и в этом случае сумма излишка составит 21 руб. 60 коп. (18 руб. x 1,2 килограмма).

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26), заполняется в следующем порядке:

Но- мер по по- ряд- ку	Наиме- нова- ние счета	Номер счета	Результаты, выявленные инвентари- зацией, сумма, руб. коп.		Установлена порча иму- щества, сумма, руб. коп.	Из общей суммы недостач и потерь от порчи имущества, руб. коп.
						зачтено по пере- сортице	списано в пределах норм естес- твенной убыли	отнесено на виновных лиц	списано сверх норм естест- венной убыли
			излиш- ки	недо- ста- ча
1	Товары	41	59,20	70,00		40,00		30,00