Коммуникационные технологии

Информационные технологии, применяемые для осуществления процесса коммуникаций в организациях, обычно обозначаются термином «управленческие информационные системы», или УИС.

Управленческие информационные системы (УИС)

Хотя управленческие информационные системы не обязательно должны быть компьютери- зованными, обычно они таковыми являются. Сегодня в связи с повсеместным использованием

персональных компьютеров и возникновением так называемой информационной супермагистра­ли, почти вся обработка информации производится с помощью ЭВМ. Задачей УИС является гене­рация, обработка и передача информации. Система включает не только компьютеры и их про­граммное обеспечение, но также обрабатываемые данные и людей — персонал отдела УИС и пользователей.

Хотя обычно УИС ассоциируется с интегрированными информационными сетями, обеспе­чивающими принятие управленческих решений, они могут использоваться также для стратегиче­ского планирования, улучшения обслуживания потребителя и для коммуникаций как таковых. УИС могут быть использованы как часть межличностной и организационной систем коммуника­ций. Например, менеджеры с помощью такой системы могут обратиться к другим сотрудникам за информацией, необходимой для решения каких-либо проблем, или могут изучить литературу о последних технических достижениях в интересующей их области.

Телекоммуникации

Самое непосредственное отношение к компьютеризованным УИС имеет телекоммуника­ционный взрыв. Сегодня компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникационные сети становятся все более компьютеризированными. В дополнение к компьютерам в телекомму­никационных системах используют телефоны и телевизионные технологии, а также беспроводные мобильные радиотелефоны и системы, использующие оптоволоконные кабели.

Беспроводные коммуникационные технологии в конечном счете могут заменить телефоны, связанные медным проводом. Как ожидается, эти технологии будут доступны миллионам новых пользователей за половину цены, которую сейчас нужно платить за услуги сотовой телефонной связи. Однако существует и негативный аспект в технологических достижениях, особенно для людей, занятых трудовой деятельностью. Один обозреватель недавно заметил, что беспроводные коммуникации будут весьма сомнительным облегчением, с одной стороны, делая людей’ незави­симыми от рабочих мест, а с другой — приковывая их к работе.

Выйдя за пределы простой телефонной связи, революция в сфере телекоммуникаций, или, как говорят, системе «персональных телекоммуникационных услуг», использует цифровую ком­пьютерную электронику, способную передавать данные, графические изображения и даже видео­материалы. Соответствующие приборы относятся к интенсивно растущему семейству переносных компьютерных устройств: «карманных» компьютеров, электронных записных книжек и уст­ройств, иногда называемых мутантными, имеющими функции телефона, компьютера и пейджера.

Неопределенность границы между аудио-, видео- и компьютерной технологиями также об­наруживается в оптических компакт-дисках или CD-ROM, приобретающих все большую попу­лярность. Эти серебристые диски произвели революцию в музыкальном бизнесе. С точки зрения коммуникаций основной отличительной особенностью CD-ROM является их огромная емкость, превосходящая в сотни раз гибкие магнитные диски. Так, один CD-ROM может содержать все телефонные номера Соединенных Штатов или полный набор энциклопедий вместе с аудио- и ви­деоматериалами. Например, с помощью CD-ROM можно на одном компьютерном терминале про­читать текст о Бетховене, увидеть его портрет и послушать его музыку.

В мире волоконной оптики носителями информации являются импульсы лазерного излуче­ния, проходящие по сверхчистым стеклянным волокнам. Посредством беспроводной связи или с помощью волоконной оптики телефон, телевизор и компьютер объединятся в одной очень мощ­ной, но имеющей дружественный пользовательский интерфейс коммуникационной системе.

Другими достижениями телекоммуникационных технологий, уже сегодня широко приме­няемыми для связи в современных организациях, являются определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые интеллектуальные автоответчики и электронные доски объявлений. Определитель отображает номер звонящего абонента. Этот номер передается в ком­пьютер, где может использоваться для многих целей. Например, компания American Express ис­пользует такую систему в центре обслуживания заказчиков. Когда клиент звонит, компьютер по этому номеру выводит на дисплей имя заказчика и его корпоративный файл еще до того, как пред­ставитель компании поднимет телефонную трубку.

Электронная почта и интеллектуальные автоответчики

Как уже говорилось в гл. 2, электронная почта мгновенно передает текстовые сообщения другим сотрудникам внутри данной организации или представителям других организаций по все­му миру. С помощью системы Internet (стремительно растущей информационной среды, связы­вающей компьютерные сети в глобальном масштабе) миллионы людей могут теперь получать ин­формацию практически обо всем, что их интересует, и потенциально осуществлять коммуникации с любым человеком, имеющим компьютер. Электронная почта может быть использована для пе­редачи компьютерных файлов (электронных таблиц, файлов баз данных и адресных листов), а также для обмена по электронному стандарту EDI⁴, представляющему собой автоматизированную форму заказов и учета товарных запасов. Организации, предоставляющие услуги электронной почты, обычно имеют доступ к различным базам данных, что дает пользователям возможность получать самые свежие новости и финансовую информацию, отчеты о кредитоспособности, про­изводить электронные банковские операции и даже приобретать товары, не выходя из дома.

Для передачи голосовых сообщений компьютер используется в качестве интеллектуально­го автоответчика. Он отвечает на звонки, передает письменные заметки, предоставляет информа­цию и принимает сообщения.

В то время как электронная почта и интеллектуальные автоответчики предназначены для индивидуальных пользователей, электронные доски объявлений похожи на традиционные проб­ковые с тем отличием, что здесь используются компьютер и модем, а не бумага и кнопки. Элек­тронные доски объявлений применяются для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и хранения необходимой документации, такой, как пособия по внутрикорпора­тивной политике, должностные инструкции, списки служебных телефонов, а также других доку­ментов, к которым могут получить доступ менеджеры и служащие. Кроме досок объявлений, предназначенных для внутреннего пользования, растет число доступных широкому кругу пользо­вателей электронных досок объявлений, которые находятся в распоряжении коммерческих компа­ний, имеющих базы данных по конкретной тематике, например, относительно конкретного про­граммного обеспечения или деятельности профессиональной группы. Помимо поддержания кон­тактов электронные доски объявлений могут стать полезными в повседневной работе фирмы.