Важность контроля

Почему же контроль столь важен? Дело в том, что даже после того, как тщательно проведено планирование, создана организационная структура, способная эффективно обеспечить достижение целей, а работники четко знают направление своей деятельности и имеют сильную мотивацию к труду, по-прежнему никто не может быть уверенным, что все будет идти по плану и что цели, к которым стремятся менеджеры, будут достигнуты фактически. Следовательно, контроль важен потому, что он выступает заключительным звеном в цепи управленческой деятельности. Это единственный способ для менеджера узнать, достигаются ли организационные цели, и если — нет, то по каким причинам. Если же говорить в более узком смысле, то специфическая ценность функции контроля заключается в ее тесной взаимосвязи со всеми остальными функциями менеджмента. Для того, чтобы судить о положении дел управляющие в ходе планирования разрабатывают ориентиры - стандарты, отвечающие намеченным целям. Затем при необходимости менеджеры вносят коррективы в организацию фирмы и методы регулирования. Таким, образом, можно сказать, что в ходе функции контроля осуществляется согласование трех функций управления.

Методы контроля

К основным методам контроля традиционно относят:

• Установление стандартов

• Целевое управление

Процесс контроля на основе стандартов представляет собой замкнутый цикл, охватывающий все уровни руководства.

Он состоит из четырех этапов.

На первом этапе этого цикла служащие высшего звена устанавливают стандарты - критерии оценки работы организации. Мы уже писали выше, что эти стандарты непосредственно связаны со стратегическим планирование И могут выражаться в следующих показателях:

• Прибыли к 2003 году возрастут с 14% до 19%

• Данное подразделение будет ежемесячно выпускать 1400 современных пускателей.

• Торговые агенты будут еженедельно контактировать-с 20 предполагаемыми клиентами и т.д.¹²

На втором этапе контрольного цикла оцениваются результаты деятельности компании на всех уровнях и во всех подразделениях. Большинство компаний используют как количественные (конкретные числовые), так и качественные (субъективные экспертные) показатели.

На третьем этапе реальные результаты деятельности фирмы сравниваются со стандартами. Менеджеры обязаны не только констатировать расхождения, но и дать объяснения любым расхождениям. Если результаты деятельности соответствуют стандартам, на четвертом этапе в работу фирмы как правило не вносятся изменения. Однако, если результаты по тем или иным причинам не соответствуют стандартам, то на четвертом этапе предпринимаются корректирующие действия, которые могут состоять как во внесении изменений в деятельность самой организации, так и в изменение стандартов.

Другим широко известным методом контроля является целевое управление. Оно используется для разработки иерархии целей и задач, которые уже освещались в этой главе. Основное отличие этого метода состоит в формировании постоянных обратных связей между менеджментами разных уровней. Большую роль в реализации программы целевого планирования играют менеджеры среднего уровня.

Программа целевого планирования, так же как программа стандартов имеет четыре этапа. На первом этапе общие стратегические цели компании доводятся до всех участников программы. Эти цели вырабатываются высшим менеджментом при участии руководителей среднего звена. На втором этапе менеджеры среднего звена встречаются с менеджерами первой линии , а иногда и рядовыми работниками. Они вырабатывают конкретные задачи. После обсуждения каждый участник определяет свой план действий соответствующий целям организации. Эти новые задачи оформляются в письменном виде и в дальнейшем пересматриваются. На третьем этапе управляющие среднего уровня через короткие промежутки времени встречаются со всеми участниками программы для обсуждения итогов их работы с точки зрения поставленных задач. Четвертый этап предполагает периодические (Ежегодные, полугодовые, ежеквартальные) встречи. Цель которых - оценить результаты достижения стратегических целей. Затем вест цикл опять повторяется.