222 Глава 3. Структурные элементы корпоративной культуры

Если в рабочем помещении сидят несколько сотрудников разного

ранга, телефон предпочтительнее ставить на стол младшего по рангу;

если ранг сидящих равный, то телефон ставят на столы по очереди.

Неслужебные разговоры в рабочее время, как правило, не поощря-

ются, поэтому их либо следует совсем исключить, либо сократить до

минимума.

В общем рабочем помещении трубку следует снимать сразу после

первого звонка. В любом случае разговор должен вестись на обычном

уровне громкости.

Для руководителя и его секретаря разработаны особые правила вза-

имодействия с внешним миром по телефону, включающие классифи-

кацию телефонных абонентов, регламентацию процедур и даже стан-

дартизацию фраз. Это делается с целью минимизировать затраты

времени руководителя на телефонные разговоры, повысить эффектив-

ность общения и не утратить, а иногда и повысить авторитет фирмы.

Такие рекомендации приводятся, в частности, в книгах В. Зайверта

≪Ваше время —в ваших руках≫ (М.: Экономика, 1991) (см. рис. 3.8) и

П. В. Веселова ≪Вы —секретарь≫ (М.: Изд-во стандартов, 1993).

Попутно приведем схему так называемого ≪посетительского

менеджмента≫, отражающую систему приемов и процедур, которые це-

лесообразно применять для взаимоблагоприятной организации обще-

ния руководителя и посещающих его людей (рис. 3.9).

3.7.5. Деловое общение посредством визитной карточки

Правила использования визитной карточки основываются на том, что

посылка визитной карточки, содержащей короткую запись о причине

ее посылки, приравнивается визиту, т. е. личному посещению.

Визитные карточки в основном используются в сфере деловой жиз-

ни; в этом случае они называются ≪официальными≫, содержат рекви-

зиты: фамилию, имя, отчество владельца карточки, его ученое звание,

должность, место работы, служебный телефон и адрес его учреждения.

Такие визитные карточки вне служебных отношений не используют-

ся; для неофициального общения полезно завести отдельные карточки

с указанием номера домашнего телефона.

По-разному воспринимаются в разных странах визитные карточки,

заполненные с обеих сторон: на одной стороне —информация на одном

языке, а на другой —на другом. Хотя это и экономит деньги владельца

карточки (не очень большие), но этичнее иметь несколько видов одно-

сторонних визитных карточек, выполненных на разных языках. Обыч-

ный размер визитной карточки —50 х 90 мм или около того.

При возможности визитную карточку следует передавать лично,

тогда она обеспечивает представление деловых партнеров, снимает

проблему установления статуса и правильного обращения друг к дру-

гу. Первым вручает карточку младший по должности, младший по воз-

расту.

Возвращение визитной карточки после вручения равносильно отказу

в приеме или беседе. Если карточка вручается через секретаря, то даже

при отказе в приеме секретарь ее не возвращает, а помещает в картотеку.

3.7. Культура коммуникаций 223

Приведем несколько правил общения посредством визитной кар-

точки, принятых в дипломатической среде и в некоторых европейских

странах (в России эти правила еще не нашли широкого применения).

При посылке визитной карточки на ней в левом нижнем углу ставятся

условные знаки —буквы латинского алфавита, являющиеся первыми

в соответствующих словах французского языка:

P.F. —поздравление (по любому поводу);

P.R. —выражение благодарности;

P.F.N.A. —поздравление с Новым годом;

Р.Р. —заочное представление вновь прибывшего лица (вместо лич

ного визита);

Р.С. —выражение соболезнования;

Р.Р.С. —выражение прощания в связи с окончательным отъездом

из страны.

В менее официальных случаях на визитных карточках в зависимос

ти от повода в нижнем поле, обязательно в третьем лице, пишется:

≪Поздравляет с национальным праздником≫;

≪Благодарит за внимание≫ (например, в качестве ответа на прислан-

ный сувенир);

≪Благодарит за поздравление≫;

≪С наилучшими пожеланиями≫ (например, при посылке сувенира).