3.7.1. Культура и методика проведения совещаний

Методику и технику рационального проведения совещаний, деловых

бесед, организации эффективных коммуникаций рассматривает доста-

точно большое количество авторов, среди которых, на наш взгляд, в пер-

вую очередь заслуживает внимания П. Мицич и его многократно изда-

вавшийся у нас и за рубежом труд ≪Как проводить деловые беседы≫139.

По П. Мицичу, деловая беседа представляет собой сложное дей-

ствие, требующее глубокой и длительной подготовки, включая иссле-

дование проблемы и партнеров по общению и разработку прогнозов

развития событий в процессе беседы. Сама беседа содержит все при-

знаки театрального спектакля: для успеха его нужна специальная под-

готовка участников, упорные репетиции, грамотная режиссура и ат-

мосфера добра и сотрудничества.

Очевидно, что для обеспечения успеха деловой беседы следует при-

нимать во внимание общие факторы успеха делового общения, рас-

смотренные выше, особенно если эта беседа исключительно важна,

имеет решающее значение для вашей фирмы или для вас лично.

Итак, стадия подготовки к деловой беседе имеет целью получение и

обработку информации о предмете общения, о деле и о партнере по об-

щению (как профессионале и личности). На этой же стадии на основа-

нии полученной и систематизированной информации осуществляют-

ся разработка вариантов сценариев развития событий в процессе

беседы, распределение ролей среди участников беседы на ≪нашей≫

стороне и репетиции. Подготавливаются и отрабатываются выступле-

ния, средства усиления аргументации, привлечения и удержания вни-

мания, варианты заключительных документов.

Аналогом мероприятий на этой стадии является алгоритмизация и

программирование задач для ЭВМ.

3.7. Культура коммуникаций 207

Чем более глубока подготовка к деловой беседе, тем прочнее запо-

минается фабула и детали процесса и более свободен ум для импрови-

зации —вам не нужно тратить умственную энергию на вспоминание

≪основного текста роли≫, можно думать об эмоциональной сфере и

оперативно реагировать на развитие событий.

Сама деловая беседа включает несколько фаз: начало, передача ин-

формации, аргументация и контраргументация, принятие решения.

Как и в случае анализа аспектов общения, эти фазы не столь резко раз-

личимы: в конкретной беседе они переплетаются причудливым образом,

но анализ способен установить и их наличие, и их последовательность.

На стадии начала беседы П. Мицич считает необходимым обратить

внимание на следующие моменты:

1. Не следует в начале беседы извиняться, ставить себя в положение

неуверенного человека; следует избегать проявлений неуважения

к партнеру; не следует ставить партнера в оборонительную пози-

цию. Это означает, что поведение должно быть нацелено на рав-

ноправие и сотрудничество.

2. Начало беседы определяет настроение партнера, его желание про-

должать конструктивное общение, поэтому важен выбор правиль-

ного начала беседы: снятие напряженности, ≪зацепки≫ (когда раз-

говор начинается либо прямо с проблемы, либо со случая или

анекдота, связанного с основной темой), стимулирование игры во-

ображения с помощью постановки множества вопросов по теме.

3. Соблюдение этикета, правил вежливого обращения к партнеру,

создание оптимального пространства общения —это также фак-

торы успешного ≪зачина≫.

4. Построение фраз должно быть основано на так называемом ≪Вы-

подходе≫, когда подчеркиваются не собственные интересы, а вы-

года и понимание интересов партнера.

5. Рекомендуемая последовательность информационных блоков в

начале беседы: точная формулировка цели беседы, взаимное

представление сторон с указанием инициатора встречи, названия

темы, того, кто ведет беседу, последовательности рассматривае-

мых вопросов.

На стадии передачи информации обычно произносятся небольшие

речи и происходит обмен мнениями.

Речь целесообразно строить с использованием правил риторики, не-

сколько забытой сейчас или неполно используемой науки об оратор-

ском искусстве.

208 Глава 3. Структурные элементы корпоративной культуры

Бытует такое мнение одного опытного английского полемиста: 10-

минутная речь требует недели для ее подготовки, часовая —двух дней,

а при отсутствии ограничений выступления по времени —можно на-

чинать немедленно.

Известное в психологии ≪Магическое число Миллера≫ показывает

объем разнородной информации, воспринимаемой человеком едино-

временно: от 5 до 9, поэтому новых информационных элементов не

должно быть больше, чем 9, а лучше —5.

Из психологии же известны и приемы привлечения внимания и по-

вышения уровня запоминания, в частности, обращение к более чем

одной анализаторной системе (например, к слуху и зрению одновре-

менно, что достигается при использовании наглядных пособий), экс-

прессивность, снятие барьеров непонимания, концентрация внима-

ния и т. п.

Небесполезно знать приемы и методы, К которым прибегают мани-

пуляторы, чтобы достичь своих целей за счет партнера.