Способы совершенствования межличностных коммуникаций

1. Следует использовать термины и понятия, известные слушателю.

2. Учитывать культурные особенности собеседника.

3. Постараться определить социальное положение, эмоциональное состояние и другие характеристики собеседника, чтобы строить общение с ним соответствующим образом.

4. Переспрашивать собеседника, советоваться с ним.

5. Учиться слушать. Для этого:

• проявить интерес к собеседнику;

• удерживать внимание на проблеме собеседника;

• задавать вопросы;

• выделять ключевую информацию;

• не прерывать собеседника;

• делать заметки, так как по прошествии времени трудно припомнить все детали разговора.

Умение слушать является одним из главных показателей культуры человека. «Никто так ярко не признает свое невежество, - говорил Саади, - как тот, кто, слушая рассказ другого, прерывает его и сам начинает говорить». Не случайно одним из направлений повышения квалификации менеджеров США, Японии, ФРГ являются курсы «Эффективного слушания».

Методы слушания

Нерефлексивное слушание – представляет минимум вмешательства в речь собеседника при максимальной сосредоточенности, что помогает говорящему выразить свои мысли, а слушателю – понять смысл высказываний. Можно использовать нейтральные высказывания: «Это интересно», «Да, я понимаю», «Продолжайте» и т.д.

Рефлексивное слушание– установление активной обратной связи с говорящим, что позволяет устранить искажения в процессе обмена, точнее понять смысл высказываний.

Выяснение– прямое обращение к говорящему за уточнением: «Не повторите ли вы еще раз?», «Поясните, пожалуйста» и т.д.

Перефразирование– формулирование слушателем мысли говорящего иначе для проверки точности понимания: «Если я вас понял правильно, то …», «Другими словами, вы считаете, что …» и т.д.

Отражение чувств– выражение слушателем тех же чувств, что и говорящим для того, чтобы показать, что он понимает его состояние (восторг, удивление и др.).

Резюмирование – использование слушателем обобщающих фраз для того, чтобы быть уверенным в точном восприятии сообщения и помочь говорящему понять, насколько хорошо ему удалось передать мысль: «Вашими основными идеями, как я понял, являются …», «Итак, вы считаете, что …» и т.д.

Преграды в организационных коммуникациях

1. Искажение сообщения за счет фильтрации в процессе передачи.

2. Сознательное искажение или задержка невыгодной информации каким-либо должностным лицом.

3. Объединение разнородной информации для экономии времени, вследствие информационных перегрузок, или отсеивание части ее.

4. Неудовлетворительная структура организации, в результате чего информация не сразу попадает получателю.

Способы совершенствования организационных коммуникаций

1. Знание руководителями потребностей различных подразделений в информации.

2. Проведение периодических встреч с работниками для получения информации «из первых рук».

3. Организация системы обратной связи (ящики предложений, периодические опросы работников, анонимная телефонная сеть).

4. Выпуск информационных бюллетеней, газет со статьями о новых направлениях работы, сведениями об изменениях и передвижениях в организации, о выпуске новой продукции, публикациями с ответами на вопросы.

5. Использование современных технологий (электронная почта, факс, видеогазеты, видеоконференции и т.д.).