Установление приоритетов

Заранее распознавайте важность ситуации и разбирайтесь

в ней, так как главное – определять приоритеты для всего, что Вы

делаете. Если вы не назначите и не будете придерживаться

Ваших приоритетов, то кто-то другой установит их для Вас.

(Петер Друкер)

Принцип Парето. Вильфредо Парето (1848-1923), итальянский экономист, впервые сформулировал принцип 80:20, неоднократно получающий подтверждение на практике в самых различных сферах. Например, японские ученые выяснили, что производственный брак зависит в 80% случаев от менеджеров и только в 20% случаев от рабочих. Что касается времени руководителя, то за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск), а остальные 80% времени приносят лишь 20% общего итога. Применительно к повседневной работе это означает, что сначала рекомендуется решать наиболее важные и срочные дела или требующие минимальных затрат времени.

Анализ АБВ. По имеющемуся опыту, доли в процентах более и менее важных дел в общем количестве остаются неизменными (табл. 17). Таким образом, за самые важные дела (категории А) рекомендуется браться в первую очередь, так как именно они приносят наибольший результат.

Таблица 17

Удельный вес дел в зависимости от степени важности

Категория задачи (по степени важности или сложности)	Доля в количестве всех задач и дел	Значимость задач (вклад в достижение цели)
Важнейшие задачи (А)	15%	65%
Важные задачи (Б)	20%	20%
Несущественные задачи (В)	65%	15%

При установлении приоритетов в решении дел рекомендуется:

1. Составить список всех предстоящих в определенном периоде времени задач.

2. Разбить их на категории (рис. 54).

Важность задач	Важные	Категория Б (установить срок выполнения или поручить)	Категория А (выполнять без промедления)
	Не важные	Задать себе вопрос: нельзя ли их отправить в корзину?	Категория В (делегируйте)
		Не срочные	Срочные
		Срочность задач

Рис. 54. Ускоренное установление приоритета (принцип Эйзенхауэра)

Задачи категории А (которых около 15%) не подлежат перепоручению, категории Б – могут быть поручены для исполнения другим лицам, категории В – в любом случае должны быть перепоручены.

3. Проверить свой временной план на соответствие выделенного бюджета времени значению задач: 65% запланированного времени (около 3 часов) – задачам категории А, 20% (около 1 часа) – категории Б, 15% (около 45 мин) – задачам категории В.

4. Скорректировать план.

5. Определить лиц, которым будет делегировано выполнение задач Б и В.

Организационные принципы распорядка дня

Начало дня

1. Начинайте день с позитивным настроением.

2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

3. Перепроверьте планы дня.

4. Вначале решайте ключевые задачи, сложные и важные дела.

Основная часть дня

1. Влияйте на фиксацию сроков (обговаривайте сроки, которые плохо укладываются в Ваши планы и приспосабливайте их к своим интересам).

2. Старайтесь отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы.

3. Избегайте незапланированных импульсивных действий.

4. Выкраивайте спокойный час (заранее зарезервируйте его). Отгородите себя от внешнего мира и посвятите это время важным, но не срочным делам, носящим долговременный характер.

Завершение дня

1. Завершите несделанное.

2. Сравните намеченный в плане дня объем работы с реально выполненным.

3. Составьте план на следующий день.

4. Для обзора истекшего дня используйте метод пяти пальцев:

• М (мизинец – мыслительный процесс): какие знания, опыт я сегодня получил?

• Б (безымянный – близость цели): что я сегодня сделал и чего достиг?

• С (средний – состояние духа): каким было сегодня преобладающее настроение, состояние духа?

• У (указательный – услуга, помощь): чем я сегодня помог другим?

• Б (большой – бодрость, физическое состояние): каким было мое состояние сегодня, что я сделал для своего здоровья?

5. Оцените результаты дня: 4 – особенно удачный день; 3 – удачный день; 2 – удовлетворительный день; 1 – неудачный день (плохое настроение, неуспех, раздражение).