Совершенствование имиджа и обеспечение устойчивости

1. Действуйте рационально. Все ваши дела и решения должны выглядеть абсолютно целесообразными, даже если они не являются такими на самом деле. Для этого необходимо найти им оправдание в виде рациональных объяснений. Наиболее распространенные объяснения действий руководителя следующие (табл. 18).

2. Будьте компетентным. Если окружающие будут видеть внешнее проявление осведомленности и уверенности, то скорее всего они сочтут Вас знающим и уверенным в действительности. При общении с другими всегда улыбайтесь и слегка кивайте головой. Вставляйте время от времени в разговор замечания, ссылаясь на события или какую-либо информацию, что позволит Вам выглядеть осведомленным. Например:

- Я согласен с Вами. Фактически то же самое я недавно говорил господину Иванову.

- Я рад услышать Ваше мнение об этой проблеме, так как оно подтверждает мое, высказанное месяц назад.

Таблица 18

Наиболее распространенные объяснения действий руководителя

Я этого не сделал, потому, что…	Я это сделал потому, что …
необходима была более полная информация	не было времени для получения более полной информации
данные выглядели ошибочными	данные выглядели верными.
Э это не предусмотрено в бюджете	думал, что вы одобрите специальные расходы, учитывая сложившуюся ситуацию
это не входит в мою компетенцию	об этом попросил клиент
не могу делать исключения	должен был сделать исключение

3. Избегайте проявления эмоций. В некоторых организациях открытое проявление чувств может быть расценено как слабость характера. Если Вы почувствуете, что теряете контроль над собой, отправьтесь в помещение, где можно побыть одному, глубоко вдохните 10 раз, затем проделайте упражнение по снятию стресса.

4. Будьте дружелюбны по отношению ко всем. Начните искать дружелюбно настроенных людей в Вашей рабочей группе, затем расширяйте связи за ее пределами. Для этого будьте на виду, участвуйте в спортивных состязаниях и конкурсах, вступайте в комитеты, не уединяйтесь на общественных мероприятиях.

5. Обеспечьте себе защиту. Для этого используйте различные виды документов (докладные записки, отчеты о деятельности, папки с проектами); не давайте обещаний, которых не сможете выполнить; подстрахуйте себя дополнительными условиями по запасу времени, средств.

Телефонные переговоры

Телефон обладает преимуществами перед многими средствами коммуникации: немедленная связь с абонентом, скорость передачи, непосредственный обмен информацией и т.д. Вместе с тем телефон является самым частым источником помех, «поглотителем времени», чем-то вроде непрошеного посетителя. Поэтому следует:

- проинформировать своих потенциальных абонентов о рекомендуемом времени;

- установить время для исходящих от Вас звонков. Наиболее благоприятными являются «холостые» промежутки времени: с 8.00.до 9.30; с 13.30 до 14.00; после 16.30;

- все входящие звонки рекомендуется пропускать через секретаря или использовать автоответчик.

Правила ведения телефонных переговоров

1. Вы набрали номер. Поздоровайтесь, убедитесь, что связались с нужным абонентом, представьтесь, сообщите, о чем идет речь. Если трубку взял другой человек, то назовите себя и попросите нужного абонента.

2. Если Ваш разговор потребует много времени, то поинтересуйтесь, имеет ли собеседник время, чтобы Вас выслушать. (В японских фирмах существует правило – решать деловые вопросы по телефону не более чем за 3 минуты).

3. Если Вы сняли трубку, то назовите организацию или свою фамилию. Если заняты, вежливо попросите перезвонить в удобное для обеих сторон время.

4. Если телефонная связь прервалась, перезванивает тот, кто набирал номер. Заканчивает разговор также инициатор.

5. Не следует звонить по делам в выходные дни.