Выступления

1. Специалисты утверждают, что для хорошего выступления на 1 минуту требуется 20 минут подготовки. При этом определяется, для кого предназначено выступление, его характер (передача информации, отчет, руководство к действию), цель и т.д. Вначале разрабатывают основную часть, затем вступление и заключение. Во вступлении следует объяснить аудитории, что она может извлечь из выступления, а также привлечь внимание слушателей. В заключении следует резюмировать основную мысль. Излагаемую информацию лучше записывать на карточках в виде тезисов, цифрового материала, ссылок, цитат и т.д.

2. Перед выступлением рекомендуется подготовить голос. Для этого используют упражнения «свеча» (с силой дуют на упругую полоску бумаги), «пульверизатор» (отрывисто выдыхают воздух с надутыми щеками подобно груше пульверизатора), скороговорки.

3. Во время выступления не следует прогуливаться возле трибуны, иначе слушатели будут Вас разглядывать, а не слушать. Смотрите на аудиторию, но не сосредоточивайте взгляда на отдельных лицах, это может вызвать неприятное чувство у слушателя. Следите за своей позой; жестами пользуйтесь только в том случае, когда нужно подчеркнуть какое-то положение.

4. Не позволяйте слушателям скучать. Для этого постарайтесь сделать свою речь выразительной, используйте разнообразную интонацию, юмор, меняйте темп речи, вводите цитаты известных людей, делайте интересные отступления от текста, пользуйтесь вспомогательными средствами (слайды, плакаты и т.д.), задавайте слушателям вопросы.

5. Не злоупотребляйте цифровым материалом, так как цифры плохо усваиваются на слух. Обратите внимание на словарь. Иногда бывает достаточно 2-3 речевых ошибок, чтобы испортить мнение о себе.

6. Важным элементом являются ответы на вопросы. Никогда не уклоняйтесь от ответов, а если не знаете, то попросите спрашивающего зайти к вам и подготовьте ответ.

7. Заканчивая выступление, можно вернуться к его началу, или акцентировать внимание на проблеме, или призвать людей к выполнению какой-либо задачи.

Даже очень интересный материал слушатель воспринимает в течение 15 минут (период активного слушания), поэтому, если выступление длится дольше, аудитории необходимо дать отдых (рис. 58).

1 стадия – нормальная активность.

2 стадия – ослабление внимания.

2/3 стадии – физиологическая граница усталости при совместной работе.

3 стадия – утомление, ослабление внимания, возникновение шума, разговоров, движения.

4 стадия – улучшение самочувствия участников, восстановление нормального состояния.

5 стадия – отрицательная реакция, участники становятся неуправляемыми, ко всему относятся недоверчиво, нервозно. Решения, принятые в это время, обычно отличаются экстремизмом.

6 стадия – безразличие к решениям, более 90% участников согласны на любое решение, лишь бы побыстрее закончить заседание.

Рис. 58. График состояния участников собрания

Управление потоком посетителей

В среднем на прием посетителей затрачивается 3,5 часа в день, причем большая часть времени уходит на неожиданных посетителей. Поэтому в первую очередь нужно отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого следует:

- поручить секретарю заблаговременно согласовывать сроки и даты посещений;

- договориться с секретарем, чтобы он для ускорения окончания визита посетителя напоминал Вам о другом визите или вмешивался в разговор с помощью фразы типа: «Через 10 минут Вы должны ехать…»;

- установить часы для приема отдельных сотрудников и общие приемные часы;

- периодически посещать кабинеты, где сидят Ваши сотрудники, и предоставлять себя в их распоряжение для вопросов;

- принимать посетителей стоя, и во время приветствия определять необходимость посещения и отведенное на них время;

- для ускорения беседы частные вопросы следует прояснять в конце.

Если посетитель не желает завершать собеседование, целесообразно посмотреть на часы, встать, проводить посетителя до двери или сообщить, что Ваше время ограничено и что Вас ждут другие.