Проведение совещаний

Отмечено, что совещания в среднем занимают 15-20% рабочего времени руководителя. Для оптимизации затрат времени рекомендуется руководствоваться следующими правилами.

1. На совещание отводится не более 45 минут, в крайнем случае, 1 час, так как оптимальная длительность совместной умственной деятельности составляет 40-45 мин. Если совещание проводится дольше, значит, оно плохо подготовлено.

2. Проводить их следует регулярно, в одни и те же дни и часы, обычно в первой половине дня.

3. Необходима подготовка к совещанию: определение повестки дня, вопросов, подлежащих обсуждению, круга участников (желательно не более 10 чел.).

4. Совещание открывает руководитель, формулирует основную цель, напоминает регламент и предоставляет слово выступающим. Порядок выступлений может быть предусмотрен заранее, или предоставляться по желанию, или по решению председательствующего. Обычно вначале слово дается молодым сотрудникам или руководителям низовых звеньев.

5. Во время совещания руководитель следит за регламентом, ставит дополнительные вопросы, предлагает высказаться определенным участникам, чтобы направить работу в нужное русло.

6. Секретарь ведет протокол совещания, фиксируя все идеи и предложения.

7. В конце совещания руководитель подводит итоги, при желании участников зачитывает протокол.

8. По результатам совещания составляется директивный документ, в котором записывается принятое решение. Обычно из участников совещания создается комиссия, которая следит за выполнением решения.

Технология проведения совещания изображена на рис. 55.

Рис. 55. Технология организации и проведения совещаний

Ведение деловых бесед и переговоров

Переговоры – это выяснение и согласование всех основных и дополнительных условий заключения контракта с целью достижения окончательного соглашения, удовлетворяющего интересы обеих сторон. По сути, стороны участвуют в процессе управляемого компромисса. Основная задача – постепенное продвижение от провозглашаемых позиций к реальным. Схема проведения переговоров отражена на рис. 56.

Рис. 56. Схема переговоров

Любая деловая беседа строится на основе двух составляющих: когнитивной (фактической) и аффективной (эмоциональной) – см. рис. 57.

Рис. 57. Составляющие делового разговора

В зависимости от того, какая сфера преобладает, разговор носит эмоциональную или деловую окраску. В идеале эти сферы должны уравновешивать друг друга. Учитывать эмоциональную составлящую необходимо, так как любой человек воспринимает тотальную информацию, т.е. не просто набор сведений, а совокупность фактов с интонацией собеседника, мимикой, жестами и т.д.

Отмечено, что направленная информация никогда не совпадает с полученной. Та часть сведений, которую получил собеседник, называется «зоной попадания», оставшаяся – «зоной расхождения».

Для сокращения объема последней рекомендуется:

- использовать терминологию, доступную собеседнику;

- обосновывать свои суждения, использовать аргументы (факты, цифры, цитаты);

- постараться сформулировать мысль иначе, если собеседнику не понятна информация;

- вопросы формулировать так, чтобы они исключали однозначные ответы (таким образом можно получить больше информации);

- уметь пользоваться невербальным языком общения.