Внешний и внутренний контроль

Внешний контроль заключается в установлении руководством жестких стандартов деятельности, четких материальных стимулов и постоянном слежении за соблюдением стандартов. Причем приходится устанавливать труднодостижимые цели, чтобы не позволять персоналу лениться. Кроме того, сотрудники могут пойти на обман, подавая для отчета данные, необходимые для получения назначенного вознаграждения.

Внутренний контроль базируется на том, что сотрудники сами стремятся улучшать результаты своей деятельности и видят в работе не только источник пропитания, но и возможность к признанию, самоутверждению. Цели устанавливаются не руководством, а самими сотрудниками. Такая позиция исключает необходимость установления жестких стандартов, стимулов, надзора за действиями сотрудников, но по причине их различных потребностей установленный уровень целей может быть занижен по сравнению с уровнем, необходимым для эффективной деятельности предприятия.

Таким образом, в процессе деятельности руководителю необходимо сочетать внешний контроль с постоянным развитием самоконтроля сотрудников.

Значение контроля

1) Позволяет заранее обнаружить во внутренней и внешней среде факторы, оказывающие влияние на деятельность предприятия и своевременно к ним подготовиться (например, контролируя поведение конкурентов на рынке, можно своевременно перестроить стратегию поведения фирмы).

2) Помогает своевременно обнаружить нарушения и ошибки в деятельности работников и принять необходимые меры для их устранения (например, не допустить, чтобы разовые опоздания работников стали привычным явлением).

3) Результаты контроля служат основой для оценки труда персонала предприятия и фирмы за определенный период.

Требования, предъявляемые к контролю

1. Всеохватываемость, то есть контролю должны подвергаться все основные сферы деятельности предприятия: производство, финансы, кадры, сбыт, маркетинг и пр.

2. Гибкость, то есть контроль не должен отставать от изменений, происходящих во внешней и внутренней среде предприятия (изменение вкуса потребителей, появление новых государственных стандартов и пр.).

3. Экономичность, то есть выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение.

4. Индивидуальность, то есть контроль должен быть сосредоточен на отдельных личностях, результатах, процессах и т.д.

5. Объективность и доброжелательность.

Психологические аспекты контроля

1. Не следует контролировать все виды деятельности работников (например, манеру одеваться, личные привычки), хотя в некоторых фирмах в силу их специфики именно к внешнему виду служащих предъявляются особые требования.

2. Контроль должен сосредоточиваться на результатах, а не на действиях.

3. Контроль должен восприниматься как корректирующий процесс или средство наблюдения за процессом, а не давление и ограничение свободы. В противном случае работники будут сопротивляться контролю.

4. Следует избегать чрезмерного контроля, так как он может отвлекать работников от деятельности или вызывать раздражение.

5. Необходимо поощрять самоконтроль работников, чтобы пробуждать инициативу, чувство ответственности.

6. Следует помнить, что некоторые отклонения от стандартов – нормальное явление.

7. Рекомендуется остерегаться подчиненных, которые выступают против контроля, так как возможно, что они просто хотят избежать четкой ответственности за результаты своей деятельности.

8. Следует устанавливать такие стандарты, которые подчиненные понимают и воспринимают.

9. Необходимо устанавливать двустороннее общение, чтобы подчиненные при возникновении каких-либо проблем могли обратиться к руководству без излишнего страха и ложной скромности.