12.4. Контроль

Контроль – это процесс обеспечения того, что организация достигнет поставленных целей. Его основная цель – не исправление, а предотвращение ошибок.

Перед контролем обычно ставят следующие цели:

- своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;

- наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников оказать им реальную практическую помощь;

- обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления.

В управленческой деятельности контроль выполняет ряд задач:

- диагностика состояния дел на предприятии;

- обратная связь с сотрудниками;

- информирование сотрудников;

- ориентирование деятельности;

- побуждение или мотивация;

- организация деятельности подчиненных;

- изучение и распространение передового опыта.

Процесс контроля

1) Установление стандартов, то есть конкретных целей, поддающихся измерению (габаритные размеры изделия, содержание веществ в смеси и т.д.). Если речь идет о стандартах деятельности, то это может быть время, затраченное на проведение беседы с клиентом, доставку почты и т.д. В сфере услуг также устанавливаются стандарты (заправка постели в гостиничном номере, манера обращения с клиентами и т.д.). Кроме того, устанавливаются нормы поведения, правила, ограничения, процедуры, трудовые обязанности и пр.

2) Установление масштаба допустимых отклонений, в пределах которых продукция или услуги будут считаться качественными. Устанавливают нижний и верхний пределы (например, при планируемом времени проведения переговоров 30 мин. вводятся отклонения ±5 мин.).

3) Измерение фактических результатов и сравнение со стандартами.

4) Проведение корректировки (при необходимости). Существует два варианта корректирующих действий: устранение причин, вызывающих отклонения (например, устранение источника помех при проведении переговоров; переналадка оборудования), и изменение стандартов, если они оказались ошибочны, так как часто стандарты устанавливаются на основе прогнозов.

Основные виды контроля

Основные виды контроля представлены на рис. 41.

Предварительный Текущий Заключительный

Проведение работ Время

Рис. 41. Основные виды контроля

Предварительный контроль по содержанию является организационным. Его задача состоит в проверке готовности предприятия, его отдельных звеньев к проведению работ. Основные направления: контроль финансов, контроль производства и человеческих ресурсов.

Контроль финансов проводится в виде:

- финансового планирования – выражение будущей деятельности организации в денежных единицах с составлением бюджетов (капитальных затрат, движения наличных средств, оплаты труда);

- анализа финансовых коэффициентов (коэффициент ликвидности – показывает способность фирмы удовлетворить свои кратковременные обязательства, прибыльности – указывает, насколько эффективно в целом фирма действует, коэффициент источников средств – характеризует основные источники капитала фирмы и др.). Расчетные коэффициенты сравнивают с показателями прошлых периодов или других фирм;

- финансовой проверки (внешний и внутренний аудит).

Контроль производства проводится в виде составления планов поставки сырья, материалов, загрузки оборудования, определения сроков сдачи продукции, выполнения проектов, наличия запасов и т.д.

Контроль человеческих ресурсов заключается в отборе работников, расчете коэффициентов текучести кадров, определении числа прогулов и т.д.

Текущий контроль проводится в процессе осуществления работ (полнота загрузки оборудования, соблюдение графика работы, расход сырья, уровень текущих затрат и т.д.). Особое значение приобретает установление обратной связи, то есть информирование исполнителей о достигнутых результатах. Обратная связь может быть положительной (когда работникам сообщается об увеличении объемов произведенной продукции, объемов продаж и пр.) и отрицательной (сообщения о допущенных ошибках, несоблюдении сроков и т.д.). Установлено, что более эффективной оказывается положительная обратная связь, в связи с чем рекомендуется, например, измерять количество дней без опозданий, количество выполненных операций и т.д.

При заключительном контроле оценивается степень выполнения планов. Данный вид контроля проводится слишком поздно для того, чтобы исправить допущенные ошибки, но необходим для планирования последующих аналогичных работ, а также для установления размера вознаграждения.