Организация работы с документами

Установлено, что директора крупных промышленных предприятий на работу с документами затрачивают до 20% рабочего времени. В целом документы должны удовлетворять следующим требованиям: достоверность, полнота информации, краткость, отсутствие повторений, отсутствие рассуждений, нейтральность или доброжелательность тона, логическая оценка ситуации и фактов.

Организация работы с входящими документами

Единая государственная система делопроизводства предусматривает расчленение входящих документов на 3 потока.

1. Документы, требующие узкоспециальных знаний и компетенции подчиненных (направляются сразу к исполнителям и минуют директора предприятия). Например, очередная заявка на поставку продукции предприятия, письмо об изменении графика отгрузки и т.д.

2. Документы, требующие подготовки решения (к директору на утверждение поступают только после подготовки решения в отделе). Например, просьба об увеличении объемов поставок, об изменении номенклатуры и т.д.

3. Документы, идущие сразу к директору. Например, решения вышестоящих органов, важнейшие предложения руководителей других предприятий, предложения, заявления и жалобы граждан. По последним документам руководитель должен принять решение не позже следующего дня.

Предварительное рассмотрение документов и деление их на потоки производится грамотным сотрудником (референтом, помощником директора, зав. канцелярией, инспектором по делопроизводству, а в небольших учреждениях – секретарем). Руководителю следует распорядиться, чтобы к письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы. Для почты руководителя следует устроить ящик с тремя отделениями: к немедленному исполнению, к повторному рассмотрению, в архив.

Организация работы с исходящими документами

Исходящие документы обычно поступают к руководителю предприятия на подпись или на утверждение. С одной стороны, он, подписывая исходящие документы, находится в курсе всех дел; кроме того, директор обычно требует наличия визы нижестоящих руководителей, что снижает вероятность непрофессионального или субъективного подхода. Но на это требуется дополнительное время, снижается ответственность руководителей служб и подразделений.

В Единой государственной системе делопроизводства записано: «Доклады, докладные записки, справки и др. документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции».

Рационализация работы с исходящими документами:

- развитие бездокументных средств общения: телефон, диктофон, компьютерная сеть, диспетчерская связь и т.д. Установлено, что использование диктофонов позволяет избежать написания черновиков и сократить время подготовки документов в 2-3 раза;

- объединение приказов по предприятию в один за день;

- сокращение числа подписей в командировочных документах;

- предварительная подготовка бланков на стандартные письма, ответы, заявки;

- ответ на большинство писем сразу после их прочтения;

- направление документов только тем работникам, которые занимаются соответствующими вопросами;

- уничтожение лишних архивов.