Тема 3. Правовое и нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

3.1 Информация о персонале. Три уровня кадровой информации. Кадровые программы.

3.2 Правовая информация. Акты централизованного регулирования.

3.3 Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом. Документы, создаваемые в организации.

3.1 Информация о персонале. Три уровня кадровой информации. Кадровые программы.

Деятельность служб управления персоналом основана, прежде всего, на информации. Выделяют три уровня кадровой информации:

• стратегический (директор по кадрам);

• тактический (руководители службы персонала);

• оперативный (сотрудники службы персонала).

Таблица

Информационное обеспечение по направлениям кадровой деятельности

Направления кадровой деятельности	Уровень информационного обеспечения
	Оперативный	Тактический	Стратегический
Прием на работу	Кто подал заявление на вакансию? Кто из работающих может занять это место?	Какой тип людей, с какими умениями и способностями требуется?	Следует ли расширять штат? Как обеспечить фирму хорошими специалистами на длительный период?
Оценка кадров	Кто будет оцениваться? Чей рейтинг в работе понизился с прошлого раза?	Насколько эффективно распределение работ между отделами? Насколько эффективно работают подразделения и их управляющие?	Насколько хорошо управление кадрами по сравнению с другими компаниями?
Учеба и развитие персонала	Какие курсы прошел работник? Кто должен пройти курсы?	Сколько и какие курсы необходимо провести в следующем году? Насколько эффективны различные виды учебы?	Каким должен быть уровень инвестиций в учебу и развитие? Будет ли программа развития снабжать персоналом достаточно высокого уровня в будущем?
Мотивация персонала	Какова динамика зарплаты работников? Кто должен получить надбавку?	Какими должны быть надбавки в соответствие с рейтингом и бюджетом фирмы?	Насколько эффективна политика мотивации работников с точки зрения стратегии фирмы? В чем отличия от других компаний?

Аналитическая часть информации содержит: аналитическую часть (денежные выплаты, время работы, др. статистика и т.д.); документальную (приказы, трудовые контракты, личные карточки, справки, личные дела, др. статистика, отчеты и т.д.); информацию для сотрудников (конференции, собрания, беседы, распоряжения дня, указания, описания рабочих мест, газеты, отчеты, объявления и т.д.);

При качественной разработке кадровых программ исключаются до 40% кадровых документов.

Существует три уровня компьютеризации кадровой службы:

1. Низший – оплата труда и учет персонала.

2. Изучение фактического состояния кадровых ресурсов и их развития (имеют 99% компаний с количеством работников свыше 10 тыс .человек).

3. Планирование и прогнозирование развития кадров.

Кадровые службы собирают различные данные о состоянии персонала организации и проводят их детальный анализ. Такие данные получили название «статистика человеческих ресурсов», в которой содержится следующая информация: издержки на рабочую силу, производительность, профессиональное обучение, динамика рабочей силы, аттестация сотрудников, резерв на продвижение кадров и т.д.

Каждая организация использует собственные показатели, отображающие специфику ее деятельности и традиции. Вместе с тем в СУП внедрены некоторые унифицированные виды документации:

1. плановые (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности);

2. первичная, учетная (учет труда и заработной платы);

3. отчетно-статистическая (численность сотрудников, баланс рабочего времени, средняя заработная плата, производительность труда);

4. социальное обеспечение (пенсии , пособия, льготы, социальное страхование);

5. организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, правила, лишение).

К кадровой информации предъявляются следующие требования:

• единство информационной базы для всех задач управления кадрами;

• однократный ввод информации в компьютер и возможность ее многократного использования;

• рационализация системы документации и документа оборота;

• унификация наименований информационных блоков;

• обеспечение возможности непрерывной обработки информации в системе;

• оперативная коррекция первичной информации с учетом реальных изменений;

• полнота данных, необходимых для задач управления кадрами;

• скорость и удобство доступа;

• возможность изменения и совершенствования информационной базы при изменении задач;

• наглядность (чтобы можно было быстро определить главное, для чего используются таблицы, графики и цветное оформление материала);

• однозначность (сведения не должны допускать двоякого толкования);

• сопоставимость (сведения приводятся в сопоставимых единицах);

• преемственность (сведения о кадрах за разные временные периоды должны иметь одну методику подсчета и одинаковую форму представления);

• актуальность (сведения должны предоставляться оперативно и своевременно).

Кадровые службы в обязательном порядке заводят на сотрудников личные дела. В соответствии с классификацией составляются проекты приказов(о приеме на работу и увольнении, о переводе и перемещениях, о награждениях, план (отчет) подготовки повышения квалификации персонала, справка о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров, графиков отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, планка численности работников с указанием подразделений и категорий, штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовые договора и контракты, графики аттестации сотрудников, направления для трудоустройства).

Существует информационная система «Кадры», которая охватывает набор основных функций в управлении персоналом. «Кадры» предусматривают автоматизацию в следующей деятельности:

• ведение штатного расписания организации;

• личные карточки сотрудников;

• подготовка и исполнение приказов;

• учет состава и распределения кадров (статистическая отчетность);

• выдача справочной информации и отчетов на различные уровни управления персоналом;

• анализ социального развития и системный сервиз.