11.4 Этапы внешнего отбора кадров

Реализация технологии системы найма включает ряд этапов.

Этап 1.Открытие вакансии. Оно может быть плановым (если внесено в кадровый план и имеется вакансия в штатном расписании) или внеплановым и должно происходить в соответствии с Положением о найме персонала. В каждой кампании могут быть свои особенности. Если поиском занимается рекрутинговое агентство, подписание договора об оказании услуг.

• Этап 2. Описание вакансии. Для его проведения необходимо разработать формат заявки на вакансию. Специалисту по найму (рекрутеру) необходимо ознакомиться с должностной инструкцией или с описанием должности или работы. Ошибка – передача для заполнения руководителю соответствующего структурного подразделения подробнейшей заявки. Руководитель, не понимая важности заполнения каждой ячейки, относится к этому процессу формально и устанавливает требования без тщательного обдумывания, завышая требования или сочетая разные функции, занижая заработную плату относительно рыночной стоимости. В итоге просматривается большое количество кандидатов и никто не выбирается. В большинстве отечественных компаний компетенция руководителей структурных подразделений в области найма недостаточна. Поэтому для повышения эффективности данной работы, надо встретиться лично с руководителем подразделения, обсудить требования к кандидатам, включая личностные особенности как кандидата, так и заказчика, включая его стиль управления. При этом уточняются действительно необходимые компетенции по должности, ищутся возможности внутреннего рынка труда (обучение, кадровый резерв, ротация), проводится анализ уровня заработной платы на рынке и в организации и анализ системы льгот, определяются параметры контроля при адаптации и только после подробного анализа совместно с руководителем заполняется заявка.

Этап 3.Определение плана рекрутинга по вакансии. Отсутствие этого этапа – ошибка технологии отбора, которая приводит к тому, что не определены параметры отбора, не выбран адекватный метод, уходит время.

Для снятия этих проблем необходимо:

- определить параметры оценки кандидатов, (профессиограмма, профиль должности, набор компетенций, личностный портрет и т.д.). Оцениваются его специальные профессиональные знания и навыки, его деловые качества, отражающие его возможность и готовность выполнять определенную работу (способности, деловые умения, мотивация, индивидуальные свойства. Затем оценивается наличие опыта решения задач определенного типа, его анализ;

- определить первичные фильтры по анализу резюме, работе с документами и базами данных (оценка кандидата до личного контакта, что помогает уменьшить количество лишних встреч);

- определить эффективные методы оценки и отбора (предварительное анкетирование – до интервью, интервью или оценка в группе, работа с документами в процессе собеседования, тестирование - профессиональное и личностное, кейсы и элементы деловых игр);

- утвердить этапы и участников проведения оценки кандидата внутри компании (линейный руководитель, эксперты, служба безопасности и т.д.) согласно Положению о найме;

- определить виды и каналы поиска – где и как искать кандидата. Виды внешнего поиска: реклама в СМИ, Интернет, кадровые агентства, центры занятости, работа с банком данных кандидатов, личные контакты (поиск по цепочке), ВУЗы и колледжи, тренинг-центры, курсы повышения квалификации, запросы в профессиональные клубы и организации, посещение бизнес-выставок, PR-мероприятий и других бизнес-акций, хедхантинг, расклейка объявлений, прямая рассылка, спамовая рассылка. Виды внутреннего поиска: размещение информации о вакансиях в компании, проведение конкурса на вакантную должность, с последующим обучением, использование кадрового резерва, поиск по цепочке;

- определить бюджет поиска.

Этап 4.Формирование имиджа работодателя. Рассматривается в вопросе маркетинг персонала.

Этап 5. Реализация плана рекрутинга.

1. Запрос на рынок труда и регулирование потока резюме. Формирование базы данных о кандидатах на вакантные должности: база данных обновляется постоянно и всегда есть определенное количество людей, желающих поступить на работу в организацию

2. Отбор по первичным фильтрам.

А) Внимательно изучается резюме (текст, логика, приоритеты, результаты, ошибки, уровень оформления текста). Первичный отбор соискателей, соответствующих профилю должности.

Б) Сбор предварительной информации от кандидатов: предварительное собеседование по телефону, сбор анкетных данных, опыт, образование, представление о коммуникативных навыках. Далее приглашаются отобранный кандидаты на предварительное собеседование.

В) Предварительная отборочная беседа, заполнение формы сведений о кандидате (первичный отбор). Интервью направлено на оценку ключевых компетенций, указанных в профиле должности.

Цель этапа – отсеивание кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик для замещения должности.

3. Проверка данных. Иногда проводится еще до встречи с кандидатом, но только с его согласия, чтобы не поставить его в неловкое положение, возможно, он не сообщал коллегам о поиске работы.

4. Тестирование (психологическое или профессиональное).

5. Определение плана собеседования на основании полученной информации и выбранных методов отбора.

6. Организация интервью и/или оценки кандидате службой персонала. По типу контакта интервью может быть личное и телефонное. Последнее может быть основным инструментом при отборе на массовые должности или при региональном поиске. По количеству участников может индивидуальное и групповое интервью. Групповое применяется также при массовом наборе. Может быть такой алгоритм: телефонное интервью – для подтверждения необходимых данных по образованию, квалификации и опыту, групповое собеседование (человек 10) в форме «вопрос-ответ» по кругу, индивидуальное тестирование в группе, элементы деловой игры в группе. Результаты оцениваются двумя экспертами.

7. По материалу обсуждения можно выделить: биографическое интервью, ситуационное интервью, когда обсуждаются модели поведения кандидата в предлагаемой ситуации, проективное интервью – рассуждения кандидата на заданную тему. Пример – «Продолжите фразу – хороший руководитель – это….». Стрессовое интервью – использование провокационных вопросов, позволяющее определить стрессоустойчивость кандидата, его поведение в конфликтной или затруднительной ситуации. Проводится, если должность связана со стрессовым характером или с жестким стилем управления. Заключение делается по совокупности информации, полученной в данных видах интервью.

8. Информация о компании для кандидата. В случае предварительного решения о его годности, рекрутер обязан заинтересовать кандидата данной вакансией. Он должен дать информацию о компании, о требованиях к персоналу, особенностях работы в данной должности. Кандидата нельзя обманывать, иначе он может уйти в ближайшие 2-3 месяца и компания получает негативный имидж на рынке труда.

9. Проверка информации. Проверяется информация, полученная во время собеседования и кандидат должен знать, что такая проверка возможно. Проверка рекомендаций. Проверка может осуществляется как службой персонала, так и службой безопасности.

10. Организация этапов оценки. Проводится по разработанному ранее плану. На данном этапе служба персонала должна получить письменное заключение о результатах оценки (проверки) от каждого участника. Письменная оценка – это ответственность за выданные рекомендации или высказанные сомнения. В дальнейшем она поможет определить эффективность работы на каждом этапе и скорректировать технологии оценки.

Итог пятого этапа – полная информация о кандидате, необходимая для принятия решения по его кандидатуре.

Этап 6.Анализ полученной информации и принятие решения относительно кандидата.

Оценка формулируется по следующим параметрам:

- соответствие профессиональной компетенции и опыта требуемым;

- соответствие личностных характеристик требованиям должности;

- соответствие личностных характеристик требованиям корпоративной культуре;

- приемлемость мотивации кандидата;

- приемлемость кандидата для компании с точки зрения безопасности.

Решение принимается на основании письменных заключений.

Этап 7.Информирование кандидата о решении и подготовка его выхода на работу. Согласование даты выхода на работу, заключение трудового договора.

Данный этап определяется корпоративной культурой компании. Проходит: информирование кандидата, подготовка его рабочего места, подготовка совместно с руководителем подразделения адаптационного плана для новичка.

Этап 8.Адаптационные мероприятия и оценка прохождения испытательного срока. В случае необходимости профессионально работающие рекрутинговые агентства осуществляют гарантированную замену кандидата.

При работе с рекрутинговым агентством срок предоставления первого пакета резюме – 5-7 дней, срок закрытия вакансии, в зависимости от сложности подбора – от 30 до 60 дней. Срок гарантийной замены – от 2 до 6 месяцев. Стоимость подбора составляет от 5 до 27% от годового дохода подбираемого специалиста. Все это должно быть прописано в договоре.

При найме предприятие, как правило, руководствуется профилем требований к будущему работнику. Профиль требований включает профессиональные критерии, физические критерии, социально-психологические критерии. «Эталонные» уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик уже работающих в организации работников, хорошо справляющихся со своими обязанностями. Практический опыт, как правило, изменяется трудовым стажем.