10.3 Должностные инструкции, содержание и подготовка

Первые дошедшие до нас должностные инструкции были составлены в Древнем Китае более 2000 лет назад. Это были детальные описания функций государственных чиновников различного ранга. В современных компаниях должностные инструкции подготавливаются, как правило, специалистом СУП совместно с руководителем подразделения. Специалист СУП знает процесс создания должностных инструкций, а линейный руководитель – требования к конкретному рабочему месту.

Именно с должностной инструкции начинается процесс знакомства нового сотрудника с работой.

Должностная инструкция включает требования к сотруднику, перечень его основных обязанностей, требующихся знаний и умений. Должностная инструкция регламентирует общие требования со стороны организации к конкретной должности; конкретизируют индивидуальный контракт работника в отношении его функций, прав, ответственности.

В современной должностной инструкции добавляется раздел «Взаимодействия по должности». В ней работник может прочитать о том, кто будет его внутренний и внешний клиент и для кого клиентом будет он.

Должностные инструкции может включать:

1) квалификационную карту – набор квалификационных характеристик: общее и специальное образование, специальные навыки, стаж работы, пол, возраст. Даёт возможность сравнивать кандидатов между собой;

2) карту компетенций – личные характеристики человека, его способность к выполнению определённых функций, социальных ролей, поведению (темперамент, качества лидера, коммуникабельность, национальная и религиозная принадлежность. Позволяет сравнивать кандидата на должность с «портретом» идеального сотрудника.

В каждой организации ДИ должны быть сведены вместе как справочник работ, охватывающий все должности и специальности. На основе ДИ устанавливается, какие качества нужны работнику для выполнения работы на необходимом уровне: знания, умения, навыки, опыт, физические данные. После спецификации работы создаётся рекламное объявление, оцениваются штатные сотрудники и кандидаты.

Наиболее распространенной структурой «Должностной инструкции» можно считать следующую:

1 Общие положения. В этом разделе указывается должность, устанавливаются сфера деятельности данного специалиста, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, лицо, замещающее его во время отсутствия.

2 Определяются квалификационные требования. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

3 Функции (или задачи). В данном разделе определяются направления деятельности работника. (Порой этот раздел не обязателен, поскольку функции работника прямо вытекают из функций подразделения, которые уже отмечены в соответствующем Положении. Если же руководитель по каким-либо причинам не хочет знакомить сотрудника с «Положением о подразделении» или описания структурного деления в организации просто нет, то этот раздел обязательно должен присутствовать).

4 Должностные обязанности. Перечисляются конкретные обязанности, возложенные на работника. Здесь нужно помнить, что возложить на работника можно только те обязанности, которые предусмотрены должностной квалификационной характеристикой. Оплата сотруднику производится за выполнение этих обязанностей. В этом разделе указывается также форма участия работника в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, контролирует, исполняет, согласовывает, представляет и т.д. Это самый трудный для написания раздел должностной инструкции. Все остальные разделы так или иначе вытекают из обязанности работника.

4. Права. Определяются права, предоставляемые работнику для выполнения своих функций и обязанностей. Поскольку права - это инструмент выполнения обязанностей, необходимо точно определить, что нужно для того, чтобы выполнить ту или иную обязанность.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

6. Взаимоотношения и связи по должности. В этом разделе перечисляется круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются формы и сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов. Этот раздел может быть представлен в виде блок-схемы: кто кому какие функции передает.

Связи по должности имеют смысл только тогда, когда должностные инструкции разработаны на всех сотрудников так, чтобы любое право кор­респондировало с обязанностью. Если у одного сотрудника есть право что-то потребовать, то у другого должна быть обязанность это требование вы­полнить.

На сегодняшний день основанием для внесения изменений в должно­стную инструкцию является, как правило, приказ руководителя организа­ции, издаваемый при необходимости перераспределения функций и долж­ностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.п. Кро­ме того, должностные инструкции должны быть заменены в следующих случаях: при изменении названия предприятия или подразделения; при из­менении названия должности; при изменении фамилии работника, зани­мающего данную должность (увольнение прежнего сотрудника и наем дру­гого), если инструкция была именной и содержала конкретную фамилию.