13.7. Функції управління

Функціональний підхід у теорії менеджменту вперше було обгрунтовано Анрі Файолем, який описав функції управління.

Суть управління можна визначити і з позицій функціонального підходу. Управління - це сукупність функцій організованих систем (біологічних, соціальних, технічних і ін.), що забезпечують моделювання і зберігання визначеної структури, підтримують оптимальний режим діяльності, реалізацію поставлених задач.

Функція це:

а) особливий вид управлінської діяльності, результат процесу розпо-ділу праці і спеціалізації в сфері управління;

б) конкретні форми управлінського впливу на діяльність системи, щообумовлюють і визначають змістовну частину ділових взаємовідносин.

Спільність понять функцій управління визначається і тим, що їх можна характеризувати і розглядати стосовно: а) суб'єкта і об'єкта управління; б) змісту і призначення; в) виду і етапу управлінської діяльності.

Управлінська праця, як і управлінська діяльність, супроводжуються 14 функціями: визначення цілей, організація, координація, прийняття управлінського рішення, планування, доорганізація, регулювання, конт­роль, робота з кадрами, мотивація, лідерство, адміністрування (керів­ництва), представництва, укладання угод або підписання договорів.

Кожна з функцій управління містить перелік необхідних знань і навичок, що забезпечують їхню успішну реалізацію в практичній діяльності. Отже, функція і навичка, як операція і процедура, - це єдина ланка конкрет­ного виду управлінської діяльності і складові частини (елементи) посадо­вого документа.

Реалізуючи на практиці ті або інші управлінські механізми, керівник і апарат управління використовують технологічний і функціональний аспекти управління системою, тому що між ними існує тісний взаємозв'язок. А це значить, що конкретній технологічній фазі процесу управління притаманний конкретно-специфічний набір функцій, що виконують головні- або допоміжні ролі. Наприклад, для І технологічної фази головною буде функція розробки й ухвалення рішення, а в якості допоміжних будуть виступати формування цілей, організація процесу і діяльності, координація, планування, робота з кадрами і т.д. Одночасно, функція "розробка і прийняття рішень" може бути успішно реалізованою тільки при дотриманні визначеної технології.

Зупинимося на характеристиці окремих функцій управління.

Організація - це функція, націлена на формування структури об'єкта управління, а також його забезпечення всім необхідним для нормальної роботи - персоналом, матеріалами, устаткуванням, житлом, коштами й ін. У будь-якому плані завжди є стадія організації, тобто створення реальних умов для досягнення запланованих цілей.

Координація - це одна з головних функцій управління системою, що забезпечує безперебійність і безперервність його діяльності. Головна задача координації - досягнення узгодженості в роботі всіх ланок системи за допомогою встановлення раціональних зв'язків (комунікацій) між ними і з навколишнім середовищем.

Найбільш часто для координації використовують співбесіди, звіти, збори, комп'ютерний зв'язок, радіо- і телемовлення, роботу з документами та ін.

Регулювання - це узгодження за нормативами відповідності, які за­побігають порушенню нормального режиму роботи системи. Регулювати -це домагатися необхідної відповідності й узгодженості характеристик щодо управління системою.

Мотивація - це функція управління, що має метою активізувати працюючих і спонукати їх ефективно трудитися для виконання поставле­них цілей і задач. Для цього здійснюється матеріальне і моральне сти­мулювання працюючих, створюються умови для прояву творчого потенціалу робітників і їхнього розвитка.

На практиці функції управління реалізуються в сукупності і взаємодії, що забезпечує системі стійке становище в соціально-економічному середовищі.

Як зазначалося, функції управління реалізуються набором навичок, операцій і процедур управлінської діяльності, для виконання яких необхідно:

• одержати або сформулювати завдання:

• провести інформаційну роботу;

• підготувати варіанти рішень;

• узгодити, прийняти і затвердити рішення;

• організувати і контролювати його виконання.

Наведена сукупність операцій взаємопов'язана. Кожна з них повинна вклю­чати набір процедур. Наприклад, підготування рішення включає процедури зі створення й експлуатації баз даних і знань, проведення нарад і т.д.

Відсутність будь-яких операцій або процедур може призвести до низької ефективності виконання або невиконання функцій. Так, без проведення відповід­ного інформаційного забезпечення (оцінки ситуації, одержання й опрацювання достовірної інформації) подальша робота буде складною.

Знання функцій управління дозволяє не тільки конкретизувати зміст управлінської праці, процесу управління, але й розробити сучасні службово-посадові документи. На даний час в системі охорони здоров'я задіяні посадові інструкції і характеристика (функціональні обов'язки). Посадова інструкція складається на зареєстровану посаду. Посадова характеристика визначає функціональні обов'язки конкретної фізичної особи, тобто робітника.

Та навіть добре складені вони не можуть знайти широкого практичного застосування в організації управлінської діяльності, особистій праці. Однією з причин цього є неорієнтованість документів на конкретні зміст і тех­нологію виконуваних робіт. Дійсно, у посадовій інструкції і посадовій характеристиці закладено тільки вимоги (до того ж загального характеру) з відповіддю на питання ^ищо робити' і без визначення "як робити" у зв'язку з невизначеністю складових частин праці (управлінських операцій) і порядку та послідовності їх виконання (управлінських процедур).

Не відповідають цим вимогам також професіограми, матриці, моделі фахів­ців та інші посадові документи. Винятком є професійно-посадові вимоги (ППВ). Принципова схема професійно-посадових вимог керівника подана на мал. 4.

Функції	Знання	Навички	Управлінські	Управлінські
			операції	процедури
1.	і.;		1.1.1;	1.1.1.1;
	2.;	1.2.;	1.1.2;	1.1.1.2;
	і т.д.	і т.д.	і т.д.	і т.д.
2.	1.	2.1.;	2.1.1;	2.1.1.1;
	2.	2.2.;	2.1.2;	2.1.1.2;
	і т.д.	і т.д.	і т.д.	і т.д.

Мал. 4. Принципова схема професійно-посадових вимог.

За даними схеми, службово-посадовий документ на конкретну посаду пови­нен включати функції (обов'язки співробітника), знання (загальні і спеціальні, якими повинен володіти співробітник, для реалізації функцій), навички (вміння співробітника для реалізації функцій), управлінські операції (конкретизація навичок управлінськими елементами праці) і управлінські процедури (порядок або алгоритм реалізації управлінських операцій). Процедура може бути описана методично. Наприклад, з приводу операції "розрахунку середньої арифметич­ної¹ в ППВ слід зазначити необхідність ознайомлення співробітника з матеріа­лами відповідних методичних вказівок чи навчального посібника.

За схемою ППВ організовується, крім управлінської, праця вчителя, робіт­ника, лікаря й ін. Так, навчальна програма підготовки студентів у медичному ВУЗІ припускає освоєння функції лікування пацієнтів. Тому він вивчає анатомію, фізіологію, гістологію, фармакологію, гігієнічні дисципліни, пропедев­тику, інші предмети, що формують знання майбутнього лікаря. На підставі функції, як цілі та знань, викладачі навчального закладу методично і послідовно вчать студента навичкам лікарської діяльності - збору анамнезу, обстеженню, діагностиці і лікуванню, веденню медичної документації, аналізу лікувально-діагностичного процесу, організації консультацій, роботі з середнім медичним персоналом, дотриманню етичних і деонтологічних правил діяльності та ін.

В свою чергу, кожна медико-технологічна операція освоюється студентом у практичному, технологічному відношенні, тобто його навчають дотриманню медико-технологічної процедури. Наприклад, пальпація печінки потребує відповідно до стандартів медичного обстеження пацієнта:

/. перевірки підготовленості кімнати до прийому пацієнтів;

2. перевірки відповідності всіх атрибутів одягу встановленому медич-ному етикету;

725. запрошення медичною сестрою пацієнта до лікарського кабінету;

726. миття рук з милом і теплою водою (при пацієнті);

727. запрошення пацієнта роздягнутися до пояса та лягти на спину;

728. підкладання валика під правий бік в ділянці проекції печінки;

729. пальпації печінки за методикою, наприклад, Образцова;

8. уточнення у пацієнта або колег окремих даних відомостей з історіїхвороби;

9. пропозиції піднятися з кушетки й одягтися;

10. миття рук після пальпації (в присутності пацієнта);

730. при необхідності, доведення до відома пацієнта результатів обстеження;

731. запису результатів обстеження і призначеної схеми лікування в історію хвороби (амбулаторну картку);

732. чемного і тактовного прощання з пацієнтом з побажанням йому якнайшвидшого одужання (у випадку хвороби), надання рекомендацій з подальшого лікувально-оздоровчого режиму, повторного обстеження і т.д.;

14. подяки колегам за допомогу у роботі та ін.

Таким чином, ППВ, на відміну від інших посадових документів, припускають конкретизацію чітких посадових обов'язків, визначення змісту і порядку їх виконання.