3. Принципи розподілу видів діяльності та відповідності між центром та виробничими одиницями

Управлінські функції, які виконувалися власниками чи директорами магазинів можуть перерозподілятися між декількома ланками. Охарактеризуємо кожен рівень, зважаючи, що кожна торговельна мережа по-своєму може наповнювати той або інший рівень управління конкретними функціями.

Рівень центрального (головного) офісу торговельної мережі відповідає, як правило, за наступні напрями:

- операційна діяльність – управління бізнесом, у тому числі поформатно, призначення керівників об’єктом торгівлі;

- розвиток – пошук нових об’єктів, оцінка їх потужності, організація оснащення і підготовка запуску;

- кадри – організація підбору і навчання керівників торгових об’єктів, забезпечення поточного кадрового обліку;

- матеріально-технічне забезпечення – забезпечення об’єктів устаткуванням і витратними матеріалами, засобами оргтехніки;

- сервісний напрям включає організацію робіт стосовно капітального ремонту, модернізації, технічного обслуговування об’єктів;

- ціноутворення – моніторинг конкурентів, облік реалізації у рамках мережі, формування прайс-листів;

- облік і контроль – ведення бухгалтерського обліку загалом і кожного об’єкта окремо (у частині руху товарів, основних засобів, каси, обробка результатів інвентаризацій), контроль за якістю роботи об’єктів з товаросупровідною документацією;

- фінанси і бюджет – організація планує надходження і витрачання засобів як у рамках бюджету мережі загалом, так і у рамках окремого магазину;

- безпека – забезпечення зовнішньої та внутрішньої безпеки, охорони об’єктів, профілактики розкрадань;

- напрям юридичного супроводу забезпечує правовий захист об’єктів, що входять в мережу, її інтереси при укладенні договорів і вирішенні суперечливих питань;

- управління якістю – контроль споживчих характеристик товарів на стадіях укладення договору і його виконання (виключаючи надходження товарів на склад), у процесі реалізації (перевірка товару, що знаходиться в магазині), а також захист інтересів мережі у випадках суперечливих питань з покупцем, контроль за дотриманням чинного законодавства і нормативних матеріалів, прийнятих у мережі технологій роботи з товаром;

- автоматизація і інформаційні технології – розробка, впровадження, модифікування і функціонування єдиної системи обліку руху товарно-матеріальних цінностей, формування необхідних управлінських звітів;

- логістика забезпечує приймання товарів на централізовані склади, їх зберігання, доставку по магазинах мережі, формує цільові товарні запаси;

- напрям закупівлі відповідає за формування затребуваного асортименту, пошук постачальників під плановані обсяги продажів, укладання договорів, встановлення закупівельних цін, комерційний продаж місць для розміщення товарів у магазинах;

- управління товарним асортиментом – формування оптимального асортименту для будь-якого формату магазину, враховуючи торгову площу об’єкта, організація мерчендайзингу, розробка та впровадження планограм уніфікованої пропозиції;

- напрям маркетингу і промоакцій відповідає за маркетингову складову операційної діяльності магазинів, включаючи рекламу і проведення різноманітних акцій по просуванню товарів і формуванню купівельного попиту, формуванню лояльності споживачів;

- управління рухом товару є винайденим механізмом, створюється для здійснення контролю якісних і кількісних характеристик замовлень на постачання, зроблених керівниками або персоналом магазинів, розподілу централізованних замовлень;

- контроль товарних залишків і основних засобів – проведення повної і вибіркових інвентаризації товарів і основних засобів на об’єктах мережі.

Кожен з перерахованих напрямів у конкретній роздрібній мережі може називатися по-різному (департамент, управління, відділ, підвідділ, група) і мати різну значущість.

На рівні регіону управління полягає в адмініструванні та вирішенні організаційних питань, трансляції політики головного офісу в регіональних умовах, курируванні господарської діяльності. Організаційно структура управління регіональної філії повторює основну структуру головного офісу, відрізняючись проектними структурами, меншою кількістю співробітників.

Рівень мобільного офісу вводиться у разі, коли положення і кількість об’єктів стають такими, що не дозволяють їх контролювати безпосередньо з регіонального офісу. Мобільний офіс забезпечує реалізацію функції постійного контролю і управління об’єктами на місцях. Це проміжний рівень управління. Розвиток сучасних торгових мереж, набуття ними характеру національних і наднаціональних, збільшення кількості об’єктів – усе це сприяло виникненню третього, проміжного рівня контролінгу. Залежно від внутрішньої будови компанії цей рівень забезпечується введенням штатних одиниць управлінців, які можуть називатися «регіональний директор», «супервайзер».

Супервайзер – це керівник «куща» від декількох до 12 об’єктів мережі, в завдання якого входять питання контролю операційної діяльності, акцій, що проводяться мережею, роботи персоналу, забезпечення офісу зворотним зв’язком, а також поточні питання.-

Регіональний директор керує роботою об’єктів на закріпленій території, що може включати від двох до декількох кущів магазинів. На відміну від супервайзера має розширені управлінські повноваження, у тому числі по підбору менеджерського персоналу, плануванню і узгодженню управлінських рішень.

Функції мобільного офісу:

- доведення до рівня директорів об’єктів (магазинів) стратегічних і оперативних рішень офісу (пріоритетів);

- контроль виконання прийнятих офісом рішень і встановлених нормативів;

- організація зворотного зв’язку від рівня магазинів на рівень офісу;

- підбір для об’єктів керівного адміністративного персоналу;

- підготовка кадрового резерву для рівня офісу.

На рівні об’єктів мережі обсяг управлінських функцій скорочується до мінімуму зі значним зниженням їх значущості до наступного:

- організація виробничого процесу (добір операційного персоналу, складання графіків виходу співробітників на роботу, контроль виконання ними трудового розпорядку і внутрішніх інструкцій компанії);

- мотивація персоналу на досягнення визначених компанією цілей і нормативів (у частині товарообігу, прибутку та зниження товарних втрат);

- своєчасне реагування на проблеми, що виникають в процесі операційного дня, негайне залучення до їх рішення фахівців вищезгаданих напрямів управління компанією;

- організація своєчасного і якісного приймання товарно-матеріальних цінностей, їх зберігання;

- проведення заходівзобліку товарно-матеріальних цінностей;

- забезпечення своєчасного і якісного викладення товарів;

- забезпечення покупців необхідною навігацією в торговому залі (включаючи цінникитасупровідну інформацію);

- виконання вимог законодавчих актів і регулюючих правил до якості товарів, що реалізовуються;

- організація робітзізбереженнятоварно-матеріальних цінностей;

- забезпечення техніки безпекитапожежобезпеки в магазині;

- підтримка контактів з контролюючими органами;

- створення іміджу магазину в очах споживачів.

Встановлення взаємозв’язків між рівнями управління здійснюється зі специфічно в кожній торговельній мережі. Можливі наступні форми:

1. Проведення нарад, у тому числі виїзних.

2. Формування робочих груп із співробітників різних рівнів і структур управління.

3. Розсилання вказівок (наказів, розпоряджень, запитів інформації).

4. Здійснення постійного та жорсткого контролінгу (моніторингу) роботи кожного торгового об’єкта силами мобільного офісу. Регіональні директори та супервайзери по графіку контролюють магазини, аналізують стан справ і заповнюють карти контролю (чек-листи).