2. Побудова закупівельної структури в роздрібних торговельних мережах і забезпечення переваг

Відділ (служба) закупівель є функціонально відокремленим підрозділом, тому йому необхідно встановлювати певні взаємовідносини з іншими структурними підрозділами для раціональної організації логістичного процесу.

Відправною точкою в закупівельній діяльності є визначення потреби у товарі. Необхідну інформацію для визначення обсягів закупівлі забезпечують дані, надані службою продажів торгового підприємства.

Вибір постачальника є однією з найбільш важливих завдань закупівельної логістики. 

Можливі два напрями вибору постачальника.

1. Вибір постачальника з числа тих, які вже були вашими постачальниками (або є ними) і з якими вже встановлені ділові відносини. Це полегшує вибір, оскільки відділ закупівель фірми має точні данні про діяльність цих постачальників.

2. Вибір нового постачальника в результаті пошуку й аналіз зацікавленого ринку: ринку, з яким мережа вже працює, або абсолютно нового ринку (наприклад, якщо прийнято рішення диверсифікувати діяльність). Для перевірки потенціального постачальника часто необхідні великі затрати часу та ресурсів, тому її слід здійснювати тільки щодо тих постачальників з невеликого списку, які дійсно мають шанс отримати велике замовлення. Від потенціального постачальника, який конкурує з існуючими, очікується велика ефективність.

Вибір постачальника або групи постачальників визначається системою критеріїв. Для торгової мережі основними крітеріямі вибору є: ціна, якість товару і надійність постачання. Установлення системи критеріїв для початкового відбору постачальників залежить від маркетингової та логістичної стратегії конкретної мережі. У багатьох випадках (залежно від корпоративної стратегії) на перше місце можуть виходити такі параметри, як час доставки, надійність постачальника, надання постачальником кредиту, поставка товарів на підставі взаємозаліку та інші. Необхідно також враховувати, що система критеріїв вибору постачальників є динамічною (особливо в умовах нестабільної економічної ситуації).

Можна сформулювати такі головні критерії, на основі яких рекомендується будувати систему вибору постачальників:

1. Основний критерій вибору – якість продукції, котра відноситься до здатності постачальника забезпечити товари відповідно до специфікацій. Якість може відноситися також і до того, чи задовольняє продукція вимогам споживача, незалежно від того, чи відповідає вона специфікації. Якщо з даними постачальниками вже були встановлені стосунки, то бажано проаналізувати статистику поставки бракованих товарів.

2. Надійність постачальника включає наступні параметри: чесність, обов’язок, зацікавленість у веденні бізнесу з мережею, фінансова стабільність, репутація у своїй сфері, дотримання раніше встановлених обсягів постачання товарів. Оцінка своєчасності доставки спрощується, якщо ведеться чіткий облік запланованих і реально виконаних доставок.

3. У ціні повинні враховуватися всі витрати на закупівлю товару, що включають транспортування, адміністративні витрати, ризик зміни курсів валют, митні збори і т. д. В аналітичному полі логістичного менеджера завжди повинен знаходитися комплекс витрат.

4. Якість обслуговування. Для оцінки якості обслуговування необхідний збір інформації у досить широкого кола осіб з різних підрозділів мережі та сторонніх джерел. Необхідно збирати думки про якість технічної допомоги, про ставлення постачальника до швидкості реакції на мінливі вимоги й умови поставок, до прохань про технічну допомогу, про кваліфікації обслуговуючого персоналу і т. ін. Бажано наявність у постачальника сертифіката ISO9000 на систему управління якістю його товарів.

5. Постачальники, які пропонують вигідні умови платежу (наприклад, з можливістю отримання відстрчення, кредиту) і гарантують можливість отримання позапланових поставок, дозволяють уникати багатьох проблем постачання.