1. Роль закупівельного підрозділу в структурі мережевого підприємства

Діяльність з організації та управління закупівлями спрямована на те, щоб торговельна мережа отримала необхідні за якістю та кількістю товари, своєчасно виконувала свої зобов’язання (як до здійснення продажу, так і після нього).

Значення діяльності з організації закупівлями можна розглядати у двох аспектах:

- тактичному (оперативному) – коли щоденні операції, традиційно пов’язані із закупівлями та спрямовані на уникнення дефіциту, відсутності товару необхідної кількості та якості, його несвоєчасна доставка можуть створити проблему в кінцевого споживача;

- стратегічному – це процес управління закупівлями, зв’язку та взаємодії з іншими відділами мережі, зовнішніми постачальниками, потребами тазапитами кінцевого споживача, планування, розробка нових закупівельних схем і методів.

У зарубіжній літературі сфера діяльності щодо забезпечення торгової мережі необхідними видами товарів має назву Purchasing / Procurement – закупівлі/управління закупівлями (постачанням). Цей вид виробничої діяльності у вітчизняній практиці має назву «матеріально-технічне постачання» («забезпечення»). На підприємствах торгівлі у вітчизняній плановій економіці застосовувався термін «товаропостачання». Однак в останні роки зростаюча кількість вчених і фахівців з логістики (вийшли в основному з сфери «постачання») стали визначати цей вид діяльності як «закупівельну логістику».

Такі терміни, як «закупівля», «поставка», «постачання», «забезпечення» є взаємозамінними. Єдиного визначення кожного терміна не існує. У деяких джерелах «закупівля» означає разову операцію, націлену на придбання необхідного в даний момент товару. У такому випадку цей термін характеризує тактичну діяльність відділу закупівель торговельної мережі. Термін «постачання» можна розглядати як цілісний процес закупівельної діяльності: виявлення необхідності в товарах, пошук, аналіз і вибір постачальників, розвиток відносин з ними, переговори за ціною, якістю та іншим умовам. Цю діяльність, можна віднести до стратегічної діяльності відділу закупівель.

У літературних джерелах також використовують поняття «постачальницький менеджмент», під яким розуміється планування і контроль над всім вхідним товарним потоком, що надходить до торговельної мережі. Сюди відносять наступні види діяльності: планування надходжень товарів і контроль на цьому етапі; власне закупівлі; доставка; приймання контролю якості; зберігання; розпорядження незатребуваними або неякісними залишками; повернення та списання втрат.

Далі будемо використовувати термін «управління закупівлями» – це вид діяльності, у результаті якої торговельна мережа отримує необхідні товари для перепродажу.

Тому діяльність логістичного менеджера (менеджера з закупівель) включає наступні завдання:

- визначення потреби в товарах;

- пошук потенційного постачальника;

- оцінка можливості закупівлі в декількох альтернативних джерелах;

- вибір методу закупівлі;

- встановлення прийнятної ціни та умов поставки;

- моніторинг товару до моменту його доставки;

- оцінка товарів постачальником.

Якщо ж функції закупівлі розширити, то до них будуть відноситися і транспортування, приймання закуповуваних товарів і контроль на всіх цих етапах.

Метою закупівель (частково співпадаючих з логістичним міксом) є придбання товарів потрібної якості в потрібній кількості за встановленою заздалегідь ціною в конкретному джерелі і в потрібний час. Такий спрощений підхід виправданий при прийнятті важливих рішень: що купити, якої якості і ціни, де найкраще придбати необхідний товар, а також – у який саме момент це слід робити.

Цілі відділу (служби) закупівель будь-якої торговельної мережі:

- купувати товар за найбільш вигідною ціною;

- підтримувати високу оборотність товарних запасів;

- гарантувати доставку товарів у мережу;

- купувати товар найкращої якості;

- взаємодіяти тільки з надійними постачальниками;

- отримувати максимальну вигоду для торговельної мережі (за рахунок знижок);

- співпрацювати з іншими підрозділами торговельної мережі;

- мати свій вклад у досягнення корпоративних цілей і підтримання логістичної стратегії;

- знижувати частку витрат на закупівлі в загальних логістичних витратах;

- вести ефективний автоматизований облік придбаних товарів та підтримувати інші інформаційні системи компанії;

- розвивати та стимулювати діяльність і підвищувати кваліфікацію менеджерів, зайнятих у постачанні та закупівлі.